Τι είναι το πρόγραμμα e-APP;
Το Electronic Apostille Programme, ή e-APP, είναι το πλαίσιο της Διάσκεψης της Χάγης για το Ιδιωτικό Διεθνές Δίκαιο σχετικά με την ηλεκτρονική εφαρμογή της Σύμβασης Apostille. Η HCCH παρουσιάζει το πρόγραμμα ως υποστήριξη για ασφαλή έκδοση και επαλήθευση Apostille με ψηφιακές τεχνολογίες, χωρίς να αλλάζει ο σκοπός ή το νομικό πεδίο του πιστοποιητικού.
Το e-APP δεν είναι ιδιωτική υπηρεσία, εμπορική πλατφόρμα ή ένας ενιαίος παγκόσμιος ιστότοπος υποβολής εγγράφων. Είναι λειτουργικό πρότυπο που οι αρμόδιες αρχές μπορούν να εφαρμόσουν στα δικά τους συστήματα και στις διοικητικές διαδικασίες τους. Η αίτηση, η ταυτοποίηση, η πληρωμή, η παράδοση και ο έλεγχος ακολουθούν τους κανόνες της αρχής που εκδίδει τη συγκεκριμένη Apostille.
Πώς συνδέεται το e-APP με τη Σύμβαση της Χάγης;
Το πρόγραμμα λειτουργεί εντός της Σύμβασης της 5ης Οκτωβρίου 1961 και δεν επεκτείνει το ουσιαστικό ή εδαφικό πεδίο της. Η ηλεκτρονική μορφή δεν μετατρέπει ιδιωτικό έγγραφο σε δημόσια πράξη και δεν εξουσιοδοτεί αρχή που δεν έχει οριστεί ως αρμόδια. Πρώτα εξακριβώνεται αν η Σύμβαση εφαρμόζεται μεταξύ του κράτους προέλευσης και του κράτους χρήσης.
Όπως η έντυπη Apostille, το ηλεκτρονικό πιστοποιητικό επαληθεύει την προέλευση της υπογραφής, την ιδιότητα του υπογράφοντος και τη σφραγίδα του δημόσιου εγγράφου. Δεν πιστοποιεί κάθε πραγματικό στοιχείο του κειμένου, δεν αντικαθιστά τη μετάφραση και δεν αποκλείει ιδιαίτερες απαιτήσεις του αποδέκτη για ημερομηνία, πρωτότυπο ή παραρτήματα.
Ποια είναι τα δύο στοιχεία του e-APP;
Το e-APP συνδυάζει δύο διαφορετικά στοιχεία: την ηλεκτρονική Apostille, γνωστή ως e-Apostille, και το ηλεκτρονικό μητρώο, γνωστό ως e-Register. Το πρώτο είναι το πιστοποιητικό Apostille που εκδίδεται ψηφιακά και υπογράφεται ή σφραγίζεται με αξιόπιστο ηλεκτρονικό μέσο. Το δεύτερο είναι διαδικτυακό περιβάλλον όπου η έκδοση ελέγχεται με δεδομένα της αρμόδιας αρχής.
Ένα κράτος ή μία συγκεκριμένη αρχή μπορεί να εφαρμόσει το ένα στοιχείο ή και τα δύο. Το e-Register μπορεί να περιέχει εγγραφές έντυπων και ηλεκτρονικών Apostille, ενώ η ύπαρξή του δεν σημαίνει ότι η ίδια αρχή εκδίδει e-Apostille. Ο τρέχων πίνακας εφαρμογής της HCCH διακρίνει τις αρμόδιες αρχές, την ηλεκτρονική έκδοση και την επαλήθευση.
Τι είναι η ηλεκτρονική Apostille;
Η e-Apostille είναι επίσημο πιστοποιητικό Apostille σε ψηφιακή μορφή. Συνήθως συνδέεται με ηλεκτρονική δημόσια πράξη ή ηλεκτρονική αναπαράσταση του εγγράφου και φέρει ψηφιακή υπογραφή ή σφραγίδα της αρμόδιας αρχής. Το αρχείο, η τεχνική σύνδεσή του με το έγγραφο και η δυνατότητα ελέγχου ακεραιότητας αποτελούν βασικά μέρη της ηλεκτρονικής μορφής.
Μια εκτύπωση μπορεί να εμφανίζει το κείμενο και τα οπτικά χαρακτηριστικά, αλλά δεν διατηρεί πάντοτε τον έλεγχο της ψηφιακής υπογραφής και της ακεραιότητας του αρχείου. Όταν ο αποδέκτης εργάζεται ηλεκτρονικά, αποστέλλονται τα πρωτότυπα αρχεία και τα στοιχεία επαλήθευσης αντί για φωτογραφία ή σάρωση. Για έντυπη υποβολή διευκρινίζεται εκ των προτέρων πώς δέχεται η υπηρεσία μια e-Apostille.
Τι επαληθεύει το ηλεκτρονικό μητρώο;
Το e-Register είναι δημόσια προσβάσιμο μητρώο εκδοθεισών Apostille. Ανάλογα με το σύστημα, η αναζήτηση χρησιμοποιεί αριθμό, ημερομηνία, κωδικό πρόσβασης, σύνδεσμο QR ή άλλο συνδυασμό αναγνωριστικών. Το αποτέλεσμα πρέπει να οδηγεί στο επίσημο περιβάλλον της εκδούσας αρχής και όχι απλώς σε αντίγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή σε ξένο ιστότοπο.
Το μητρώο επιβεβαιώνει ότι εκδόθηκε η συγκεκριμένη Apostille και ότι τα στοιχεία συμφωνούν με την επίσημη εγγραφή. Δεν αποτελεί γενικό μητρώο όλων των υποκείμενων εγγράφων και δεν πιστοποιεί μόνο του το περιεχόμενο διπλώματος, ληξιαρχικής πράξης ή άλλου εγγράφου. Διαφορά μεταξύ αρχείου, αριθμού και εγγραφής πρέπει να επιλυθεί πριν από μετάφραση και υποβολή.
Πώς ζητείται και παραδίδεται μια e-Apostille;
Δεν υπάρχει ενιαίο διεθνές έντυπο ή υποχρεωτική κοινή πύλη. Ορισμένες αρχές δέχονται ηλεκτρονικές αιτήσεις και ηλεκτρονικά πρωτότυπα, ενώ άλλες απαιτούν φυσικό έγγραφο ή έλεγχο με παρουσία πριν εκδώσουν ψηφιακό πιστοποιητικό. Ταυτοποίηση, εκπροσώπηση, πληρωμή, χρόνος και παράδοση είναι στοιχεία της τοπικής υπηρεσίας και όχι καθολικές λειτουργίες του e-APP.
Πριν από την αίτηση προσδιορίζονται ο εκδότης, το είδος του εγγράφου, ο σκοπός, η χώρα προορισμού και η αρμόδια αρχή. Έτσι καθορίζεται αν διατίθεται e-Apostille, αν απαιτείται έντυπο πρωτότυπο και αν τα παραρτήματα εξετάζονται μαζί ή χωριστά. Η έγκαιρη επιβεβαίωση αποτρέπει την υποβολή του σωστού εγγράφου μέσω λανθασμένου τεχνικού καναλιού.
Πώς εφαρμόζεται το e-APP στη Βουλγαρία;
Στη Βουλγαρία η ηλεκτρονική έκδοση και επαλήθευση οργανώνονται ανά αρμόδια αρχή και κατηγορία εγγράφου. Το NACID εκδίδει e-Apostille για ορισμένα εκπαιδευτικά και πιστοποιητικά έγγραφα και λειτουργεί ειδική πύλη. Άλλες αρχές διαθέτουν δικές τους υπηρεσίες και μητρώα· η ηλεκτρονική επαλήθευση δεν σημαίνει αναγκαστικά πλήρως ηλεκτρονική αίτηση και έκδοση.
Για παράδειγμα, το βουλγαρικό Υπουργείο Δικαιοσύνης περιγράφει τη δική του υπηρεσία για δικαστικά και συμβολαιογραφικά έγγραφα και παρέχει ηλεκτρονικό έλεγχο, διατηρώντας ξεχωριστή διαδικασία παρουσίασης των πρωτοτύπων. Επομένως δεν αρκεί η χώρα: ο εκδότης και η αρμόδια αρχή της κατηγορίας καθορίζουν τη διαδρομή.
Ποια εκπαιδευτικά έγγραφα χειρίζεται το NACID;
Ο τρέχων κατάλογος υπηρεσιών του NACID διακρίνει έγγραφα προσχολικής, σχολικής και επαγγελματικής εκπαίδευσης, έγγραφα ανώτατων ιδρυμάτων και επιστημονικών οργανισμών, ορισμένα πιστοποιητικά μη ρυθμιζόμενων επαγγελματικών προσόντων και βεβαιώσεις δικαιωμάτων από ολοκληρωμένους τίτλους σπουδών. Κάθε υπηρεσία έχει δική της περιγραφή και αίτηση.
Η επιλεξιμότητα δεν πρέπει να προκύπτει από παλιό ιδιωτικό κατάλογο ημερομηνιών έκδοσης. Για τη συγκεκριμένη υπόθεση ελέγχονται έγγραφο, εκδότης, ημερομηνία, δείγμα υπογραφής και ισχύοντες κανόνες του NACID. Η επίσημη πύλη Apostille χρησιμοποιείται για την αντίστοιχη ηλεκτρονική υπηρεσία και την πρόσβαση ή επαλήθευση του εκδοθέντος ψηφιακού φακέλου.
Πώς χρησιμοποιείται μια e-Apostille σε ξένο φορέα;
Το ηλεκτρονικό πιστοποιητικό εκπληρώνει τη λειτουργία της Apostille βάσει της Σύμβασης, αλλά ο τρόπος παράδοσης πρέπει να ταιριάζει στη διαδικασία του αποδέκτη. Διευκρινίζεται αν ο φορέας δέχεται πρωτότυπα ηλεκτρονικά αρχεία, ζητά σύνδεσμο στο επίσημο μητρώο, τηρεί έντυπο φάκελο ή απαιτεί επικυρωμένο αντίγραφο μαζί με στοιχεία διαδικτυακού ελέγχου.
Η Apostille και η μετάφραση παραμένουν χωριστά στοιχεία. Μεταφράζονται το έγγραφο και τα σχετικά στοιχεία επικύρωσης, ενώ το ηλεκτρονικό πρωτότυπο μένει διαθέσιμο για έλεγχο. Αν το ίδιο έγγραφο υποβληθεί σε περισσότερους φορείς, ένας συνεπής ηλεκτρονικός και έντυπος φάκελος περιορίζει επαναλαμβανόμενη μορφοποίηση και άσκοπη διακίνηση του πρωτοτύπου.
Πώς συντονίζει την υπηρεσία η La Fit Trans;
Η La Fit Trans ξεκινά με έλεγχο του εγγράφου, του εκδότη, της χώρας προορισμού και των απαιτήσεων του αποδέκτη. Η ομάδα εντοπίζει την αρμόδια αρχή, επιβεβαιώνει αν χρειάζεται ηλεκτρονική ή έντυπη Apostille, προετοιμάζει την αίτηση και δίνει ενιαία προσφορά για διοικητική υπηρεσία, μετάφραση και παράδοση.
Όπου επιτρέπεται εκπροσώπηση, η υποβολή, πληρωμή, παρακολούθηση και παραλαβή συντονίζονται από ένα σημείο επαφής. Ο πελάτης λαμβάνει οργανωμένα πρωτότυπα αρχεία ή έντυπο φάκελο, την επίσημη διαδρομή ελέγχου και μετάφραση κατάλληλη για τη χρήση. Η νομιμοποίηση εγγράφων συνδυάζεται με ταχυμεταφορά και ηλεκτρονική παραγγελία. Πριν από την παράδοση ελέγχεται η αντιστοιχία αρχείων, παραρτημάτων, στοιχείων μητρώου και μετάφρασης, ώστε ο αποδέκτης να μπορεί να επαληθεύσει άμεσα ολόκληρο τον φάκελο. Σημειώνεται επίσης η προβλεπόμενη μορφή υποβολής του φακέλου.