Πώς συνδέονται το e-APP, η e-Apostille και το e-Μητρώο;
Το Πρόγραμμα ηλεκτρονικής Apostille e-APP της HCCH είναι μοντέλο ψηφιακής εφαρμογής της Σύμβασης της Χάγης. Περιλαμβάνει δύο στοιχεία που μπορούν να εφαρμοστούν μαζί ή χωριστά: έκδοση και χρήση ηλεκτρονικών επισημειώσεων και λειτουργία δημόσια προσβάσιμων ηλεκτρονικών μητρώων.
Η e-Apostille είναι το ίδιο το πιστοποιητικό της Σύμβασης σε ψηφιακή μορφή, ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο από την αρμόδια αρχή. Το e-Μητρώο δεν είναι δεύτερη επισημείωση· είναι το σύστημα καταγραφής και επαλήθευσης ήδη εκδοθέντων πιστοποιητικών. Οι έννοιες συνδέονται, αλλά δεν ταυτίζονται.
Είναι το e-APP μία κοινή πλατφόρμα για όλους;
Το e-APP δεν είναι ένας παγκόσμιος ιστότοπος όπου όλοι οι αιτούντες υποβάλλουν έγγραφα. Είναι διεθνές πλαίσιο και σύνολο καλών πρακτικών· κάθε κράτος και αρμόδια αρχή δημιουργεί τη δική του τεχνική υπηρεσία σύμφωνα με το εθνικό δίκαιο και την αρμοδιότητά της.
Μία τοπική πύλη μπορεί να συνδυάζει αίτηση, πληρωμή, έκδοση, παράδοση και επαλήθευση. Οι λειτουργίες αυτές ανήκουν στην εθνική εφαρμογή και δεν αποτελούν αυτόματο κανόνα του e-APP. Η ηλεκτρονική αναζήτηση δεν σημαίνει από μόνη της ότι η ίδια αρχή δέχεται ηλεκτρονικές αιτήσεις ή εκδίδει e-Apostille.
Τι κάνει το e-Μητρώο;
Το e-Μητρώο διατηρεί στοιχεία για επισημειώσεις που εκδόθηκαν από συγκεκριμένη αρμόδια αρχή και επιτρέπει αναζήτηση με αριθμό, ημερομηνία, κωδικό QR ή άλλο αναγνωριστικό. Μπορεί να περιλαμβάνει έντυπες και ηλεκτρονικές επισημειώσεις· η μορφή του πιστοποιητικού και η καταχώρισή του είναι διαφορετικά χαρακτηριστικά.
Οι οδηγίες της HCCH για τα e-Μητρώα παρουσιάζουν την ηλεκτρονική αναζήτηση ως τρόπο επιβεβαίωσης της προέλευσης μιας επισημείωσης. Προηγμένα μητρώα μπορούν να εμφανίζουν πιστοποιητικό, ψηφιακή υπογραφή και ακεραιότητα αρχείου, αλλά δεν εκδίδουν ξεχωριστό πιστοποιητικό και δεν αντικαθιστούν το πρωτότυπο.
Πώς λειτουργούν η έκδοση και η μεταγενέστερη επαλήθευση;
Η διαδικασία αρχίζει στην αρμόδια για το είδος δημόσιου εγγράφου αρχή. Μετά τον έλεγχο της υπογραφής, της ιδιότητας του υπογράφοντος και της σφραγίδας, η αρχή εκδίδει έντυπη ή ηλεκτρονική επισημείωση και καταχωρίζει τα στοιχεία της. Η αίτηση και η έκδοση είναι διοικητικές πράξεις· το μητρώο παρέχει τον μεταγενέστερο αποδεικτικό έλεγχο.
Σε ηλεκτρονικό πιστοποιητικό ο αιτών λαμβάνει το πρωτότυπο υπογεγραμμένο αρχείο και ο παραλήπτης μπορεί χωριστά να ελέγξει την υπογραφή και την εγγραφή. Σε έντυπη επισημείωση η ηλεκτρονική αναζήτηση επιβεβαιώνει τα στοιχεία του φυσικού πιστοποιητικού. Και στις δύο περιπτώσεις το αποτέλεσμα πρέπει να συμφωνεί με την επισημείωση.
Πώς εφαρμόζονται τα στοιχεία στη Βουλγαρία;
Το ισχύον προφίλ των βουλγαρικών αρχών στην HCCH αναφέρει ότι το NACID εφαρμόζει και τα δύο στοιχεία για εκπαιδευτικά και πιστοποιητικά έγγραφα της αρμοδιότητάς του. Από τις 15 Ιουνίου 2020 εκδίδει έντυπες και ηλεκτρονικές επισημειώσεις και τις καταγράφει σε προηγμένο e-Μητρώο.
Το Υπουργείο Δικαιοσύνης, το Υπουργείο Εξωτερικών και οι περιφερειακές διοικήσεις τηρούν μητρώα, αλλά ο ισχύων πίνακας εφαρμογής e-APP δεν τα καταγράφει ως εκδότες e-Apostille. Η ηλεκτρονική έκδοση εξαρτάται συνεπώς από το έγγραφο και την αρμόδια αρχή.
Τι αποδεικνύει η ηλεκτρονική αναζήτηση και τι όχι;
Επιτυχής αναζήτηση στο μητρώο του NACID ή άλλης αρχής επιβεβαιώνει ότι η συγκεκριμένη αρχή εξέδωσε επισημείωση με τα αναφερόμενα στοιχεία. Σε ψηφιακό αρχείο μπορούν επίσης να ελεγχθούν η ισχύς της υπογραφής κατά την υπογραφή και η απουσία μεταγενέστερης αλλοίωσης.
Η αναζήτηση δεν πιστοποιεί την αλήθεια του περιεχομένου του βασικού εγγράφου, δεν μετατρέπει ένα σαρωμένο αντίγραφο σε ψηφιακό πρωτότυπο και δεν αποφασίζει αν συγκεκριμένος παραλήπτης θα το δεχθεί επί της ουσίας. Δεν αντικαθιστά απαιτούμενη μετάφραση, απόδειξη επικαιρότητας ή άλλη διαδικασία.
Ποιο σύστημα εφαρμόζεται και πώς βοηθά η La Fit Trans;
Η πρακτική οδός εξαρτάται από τον εκδότη, το είδος εγγράφου, τη χώρα χρήσης και τις απαιτήσεις του παραλήπτη. Για παράδειγμα, η υπηρεσία Apostille του βουλγαρικού Υπουργείου Δικαιοσύνης για δικαστικές και συμβολαιογραφικές πράξεις δεν παρέχεται ηλεκτρονικά, παρότι οι έντυπες επισημειώσεις ελέγχονται online.
Η La Fit Trans προσδιορίζει την αρμόδια αρχή, τη διαθέσιμη μορφή, τον έλεγχο μητρώου και την απαιτούμενη μετάφραση ή πρόσθετη επικύρωση. Στην υπηρεσία Apostille η αίτηση, το εκδοθέν πρωτότυπο και η ηλεκτρονική αναζήτηση αντιμετωπίζονται χωριστά, χωρίς υπόσχεση απόφασης ξένου φορέα.