Νομιμοποίηση εγγράφων

Η νομιμοποίηση δεν ακολουθεί την ίδια σειρά ενεργειών για όλα τα έγγραφα. Περιλαμβάνει τα βήματα που απαιτούνται ώστε ένα έγγραφο να χρησιμοποιηθεί σε άλλη χώρα ή ενώπιον συγκεκριμένου φορέα. Ανάλογα με την περίπτωση, μπορεί να αρκεί η Apostille, να ισχύει απαλλαγή βάσει διεθνούς συμφωνίας ή να απαιτείται πληρέστερη διαδικασία νομιμοποίησης.

Πότε μπορεί να χρειάζεται η υπηρεσία

Διαδικασία μπορεί να απαιτείται τόσο για βουλγαρικό έγγραφο που θα χρησιμοποιηθεί στο εξωτερικό όσο και για αλλοδαπό έγγραφο που προορίζεται για τη Βουλγαρία. Δεν αρκεί μόνο το είδος του εγγράφου: λαμβάνονται υπόψη η εκδούσα αρχή, οι εμπλεκόμενες χώρες, οι ισχύοντες διεθνείς κανόνες και οι ρητές απαιτήσεις του φορέα παραλαβής.

Τι περιλαμβάνει η υπηρεσία

Η ομάδα καθορίζει τα αναγκαία βήματα και συντονίζει τη μετάφραση και τις επικυρώσεις που περιλαμβάνονται στην παραγγελία. Οι ενέργειες που εξαρτώνται από αρμόδια αρχή ή από τον φορέα παραλαβής αναφέρονται χωριστά. Έτσι, πριν αρχίσει η εργασία είναι σαφή το αντικείμενο της υπηρεσίας, τα απαραίτητα έγγραφα και οι εξαρτήσεις από εξωτερικούς φορείς. Ευρύτερη ενημέρωση παρέχει η αναλυτική εξήγηση για τη νομιμοποίηση εγγράφων.

Οι ενέργειες αυτές έχουν διαφορετική λειτουργία και δεν υποκαθιστούν αυτομάτως η μία την άλλη. Ο κατάλληλος συνδυασμός καθορίζεται για το συγκεκριμένο έγγραφο και τη χρήση του.

Επισημείωση της Χάγης (Apostille)

Η επισημείωση της Χάγης (Apostille) είναι πιστοποίηση δημόσιων εγγράφων βάσει της Σύμβασης της Χάγης. Πιστοποιεί την προέλευση του εγγράφου, την υπογραφή, την ιδιότητα του υπογράφοντος και τη σφραγίδα, όχι όμως το περιεχόμενο. Όταν εφαρμόζεται η Σύμβαση, η Apostille αντικαθιστά την παραδοσιακή προξενική νομιμοποίηση.

Νομιμοποίηση

Όταν η σχετική χώρα δεν καλύπτεται από το εφαρμοστέο καθεστώς της Σύμβασης της Χάγης και δεν υπάρχει διεθνής συμφωνία που καταργεί την απαίτηση, μπορεί να χρειάζεται πληρέστερη διαδικασία. Ανάλογα με την περίπτωση, συμμετέχουν αρμόδιες εθνικές αρχές και διπλωματική ή προξενική αρχή. Η εφαρμοστέα διαδικασία ελέγχεται με βάση τις συγκεκριμένες χώρες και το συγκεκριμένο έγγραφο.

Επικυρωμένη μετάφραση

Η επικυρωμένη μετάφραση είναι χωριστή υπηρεσία που αφορά τη γλωσσική απόδοση του εγγράφου. Δεν ισοδυναμεί με Apostille και δεν αντικαθιστά τη νομιμοποίηση. Το στάδιο στο οποίο εκπονείται και ο τρόπος επικύρωσής της εξαρτώνται από τη διαδικασία και τις απαιτήσεις του φορέα παραλαβής.

Συμβολαιογραφική επικύρωση

Μια συμβολαιογραφική πράξη μπορεί, ανάλογα με το είδος της, να βεβαιώνει υπογραφή ή τη συμφωνία αντιγράφου με το πρωτότυπο. Δεν αντικαθιστά αυτομάτως την Apostille ή τη νομιμοποίηση. Αν απαιτείται πρωτότυπο, επικυρωμένο αντίγραφο ή συγκεκριμένη συμβολαιογραφική πράξη, αυτό εντάσσεται στο αντικείμενο που ορίζεται εκ των προτέρων.

Δεν υπάρχει μία ενιαία διαδικασία για όλα τα έγγραφα. Η απαιτούμενη διαδικασία καθορίζεται από τέσσερις βασικούς παράγοντες.

1. Είδος εγγράφου και εκδούσα αρχή

Δημόσιες πράξεις, δικαστικά ή συμβολαιογραφικά έγγραφα, πτυχία, πιστοποιητικά αστικής κατάστασης και εταιρικά έγγραφα μπορεί να υπάγονται σε διαφορετικές αρχές. Η εκδούσα αρχή καθορίζει ποιος φορέας μπορεί να πιστοποιήσει το έγγραφο και αν προηγείται υπογραφή, σφραγίδα ή επικυρωμένο αντίγραφο.

2. Χώρα έκδοσης και χώρα χρήσης

Η χώρα έκδοσης και η χώρα χρήσης καθορίζουν αν εφαρμόζεται η Σύμβαση της Χάγης, διμερής συμφωνία, κανόνας της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή η παραδοσιακή νομιμοποίηση. Έτσι, για το ίδιο είδος εγγράφου μπορεί να απαιτείται διαφορετική διαδικασία ανάλογα με τη χώρα χρήσης.

3. Απαιτήσεις του φορέα παραλαβής

Ο φορέας παραλαβής μπορεί να ζητά πρωτότυπο, επικυρωμένο αντίγραφο, συγκεκριμένη ημερομηνία έκδοσης, μετάφραση σε ορισμένη γλώσσα ή πλήρες σύνολο παραρτημάτων. Οι απαιτήσεις αυτές καθορίζουν την τελική μορφή και δεν μπορούν να αντικατασταθούν από μια γενική υπόθεση.

4. Σειρά μετάφρασης και επικυρώσεων

Αφού διευκρινιστεί η διαδικασία, καθορίζεται πότε εκπονείται η μετάφραση και πώς συνδέεται με το έγγραφο. Έτσι αποφεύγεται περιττό βήμα ή μετάφραση σε μορφή που δεν ανταποκρίνεται στις απαιτήσεις του φορέα παραλαβής.

Στα έγγραφα για τα οποία συχνά ελέγχεται αν απαιτείται Apostille ή νομιμοποίηση περιλαμβάνονται ληξιαρχικές πράξεις και πιστοποιητικά, πτυχία και αναλυτικές βαθμολογίες, πιστοποιητικά ποινικού μητρώου, δικαστικές και συμβολαιογραφικές πράξεις, πληρεξούσια, δηλώσεις και εταιρικά έγγραφα. Αυτό δεν σημαίνει ότι όλα τα έγγραφα της ίδιας κατηγορίας ακολουθούν την ίδια διαδικασία.

Αρμόδιες αρχές στη Βουλγαρία

Η αρχή που χορηγεί Apostille εξαρτάται από το είδος του εγγράφου και την εκδούσα αρχή. Στη Βουλγαρία, η αρμοδιότητα κατανέμεται ως εξής:

• το Υπουργείο Δικαιοσύνης — για δικαστικές και συμβολαιογραφικές πράξεις·
• το NACID — για ορισμένα έγγραφα εκπαίδευσης και επαγγελματικών προσόντων·
• οι περιφερειακές διοικήσεις — για πράξεις δημάρχων και δημοτικών διοικήσεων·
• το Υπουργείο Εξωτερικών — για τις λοιπές πράξεις που εμπίπτουν στην αρμοδιότητά του.

Πρωτότυπο, επικυρωμένο αντίγραφο και παραρτήματα

Η αρχική αξιολόγηση μπορεί συχνά να ξεκινήσει από ευανάγνωστη σάρωση ή φωτογραφία ολόκληρου του εγγράφου. Η ίδια η διαδικασία μπορεί όμως να απαιτεί το πρωτότυπο, επίσημο αντίγραφο ή επικυρωμένο αντίγραφο. Παραρτήματα, σφραγίδες, υπογραφές και συναφείς σελίδες εξετάζονται ως μέρος του συνόλου όταν είναι σημαντικά για την πιστοποίηση.

Σελίδες ανά είδος εγγράφου

Πρακτικές πληροφορίες ανά κατηγορία υπάρχουν στις σελίδες για ληξιαρχικές πράξεις γέννησης, πτυχία, πιστοποιητικά ποινικού μητρώου, πληρεξούσια και εταιρικά έγγραφα. Ο πλήρης κατάλογος βρίσκεται στην ενότητα Έγγραφα.

Η τιμή και ο χρόνος καθορίζονται μετά την εξέταση του εγγράφου και της εφαρμοστέας διαδικασίας. Λαμβάνονται υπόψη ο αριθμός και το είδος των εγγράφων, οι χώρες, οι αρμόδιες αρχές, η απαιτούμενη μετάφραση, οι επικυρώσεις και ο τρόπος παράδοσης και παραλαβής.

Πώς διαμορφώνεται το συνολικό κόστος

Το κόστος της μετάφρασης και των υπηρεσιών της La Fit Trans διαχωρίζεται από κρατικές, προξενικές, συμβολαιογραφικές και ταχυμεταφορικές χρεώσεις, όταν αυτές εφαρμόζονται. Κάθε στοιχείο αναφέρεται για τη συγκεκριμένη περίπτωση, χωρίς μία γενική τιμή να παρουσιάζεται ως κατάλληλη για όλα τα έγγραφα.

Πώς καθορίζεται ο χρόνος

Ο χρόνος εξαρτάται τόσο από τη μετάφραση και την προετοιμασία όσο και από τους χρόνους διεκπεραίωσης των εμπλεκόμενων αρχών. Γι' αυτό επιβεβαιώνεται για τη συγκεκριμένη διαδικασία. Δημοσιευμένες ενδεικτικές πληροφορίες υπάρχουν στη σελίδα Τιμές νομιμοποίησης.

Ο αρχικός έλεγχος μπορεί να ξεκινήσει ηλεκτρονικά από ευανάγνωστο αντίγραφο που δείχνει ολόκληρο το έγγραφο και τα παραρτήματά του. Με αυτή τη βάση προσδιορίζονται οι εφαρμοστέες ενέργειες, η ανάγκη φυσικού αντιτύπου, οι ενδεικτικές χρεώσεις και ο χρόνος.

Όταν απαιτείται πρωτότυπο ή επικυρωμένο αντίγραφο, η παράδοση μπορεί να οργανωθεί σε γραφείο ή με ταχυμεταφορά μετά από προηγούμενη συνεννόηση. Τα ολοκληρωμένα έγγραφα παραδίδονται ανάλογα με την υπηρεσία και την ανάγκη φυσικού πρωτοτύπου. Η εξ αποστάσεως εξυπηρέτηση παρουσιάζεται στη σελίδα Ηλεκτρονικές μεταφράσεις.

Η La Fit Trans οργανώνει τη μετάφραση και τις συνοδευτικές επικυρώσεις ως ενιαία συντονισμένη υπηρεσία. Πριν από την ανάθεση διευκρινίζονται οι υπηρεσίες που περιλαμβάνονται, τα απαιτούμενα αντίτυπα, οι εξαρτήσεις από φορείς, το εκτιμώμενο κόστος και ο τρόπος παραλαβής.

Το έγγραφο και τα παραρτήματά του εξετάζονται ως ενιαίο σύνολο. Ελλιπείς σελίδες, δυσανάγνωστες σφραγίδες ή αντικρουόμενα στοιχεία διευκρινίζονται εκ των προτέρων, ώστε να επιλεγεί η σωστή διαδικασία και να αποφευχθούν άσκοπες καθυστερήσεις.