Τι πιστοποιεί η επισημείωση Apostille;
Η Apostille είναι τυποποιημένο πιστοποιητικό της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961. Πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής σε δημόσιο έγγραφο, την ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων και, όπου απαιτείται, την ταυτότητα της σφραγίδας. Δεν πιστοποιεί το περιεχόμενο του εγγράφου ούτε την ακρίβεια των γεγονότων που αναφέρονται σε αυτό.
Το πιστοποιητικό τοποθετείται συνήθως πάνω στο ίδιο το έγγραφο ή σε φύλλο που είναι μόνιμα συνδεδεμένο με αυτό. Ο γαλλικός τίτλος «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)» είναι υποχρεωτικός ανεξάρτητα από τη γλώσσα των υπόλοιπων πεδίων. Ανάλογα με την αρμόδια αρχή, το πιστοποιητικό και το μητρώο του μπορεί να είναι έντυπα ή ηλεκτρονικά.
Πότε εφαρμόζεται η Σύμβαση;
Το σύστημα εφαρμόζεται όταν ένα δημόσιο έγγραφο έχει εκδοθεί σε ένα συμβαλλόμενο μέρος και πρόκειται να χρησιμοποιηθεί σε άλλο συμβαλλόμενο μέρος όπου ισχύει η Σύμβαση. Αν το κράτος προέλευσης ή προορισμού δεν συμμετέχει, μπορεί να απαιτείται διαφορετική διαδικασία νομιμοποίησης μέσω εθνικών αρχών και διπλωματικών ή προξενικών αποστολών.
Η Apostille δεν απαιτείται σε κάθε διεθνή περίπτωση. Ευρωπαϊκοί κανόνες, διμερείς συμφωνίες, εθνική νομοθεσία ή η πρακτική του φορέα παραλαβής μπορεί να απαλλάσσουν ορισμένα έγγραφα. Η τελική απαίτηση εξαρτάται από τις χώρες, το είδος και τον σκοπό του εγγράφου και τον οργανισμό που θα το παραλάβει.
Τα ιδιωτικά έγγραφα δεν υπάγονται αυτόματα στη Σύμβαση επειδή προορίζονται για το εξωτερικό. Όταν η υπογραφή σε ιδιωτικό έγγραφο επικυρωθεί από συμβολαιογράφο, η συμβολαιογραφική πράξη μπορεί να αποτελέσει το δημόσιο έγγραφο πάνω στο οποίο τίθεται Apostille.
Πώς αναγνωρίζεται και ελέγχεται;
Το ενιαίο υπόδειγμα περιλαμβάνει δέκα αριθμημένα πεδία για τη χώρα, τον υπογράφοντα, την ιδιότητά του, τη σφραγίδα, τον τόπο και την ημερομηνία έκδοσης, την αρμόδια αρχή, τον αριθμό πιστοποιητικού, τη σφραγίδα και την υπογραφή. Η κοινή δομή το καθιστά αναγνωρίσιμο ακόμη και όταν τα πεδία συμπληρώνονται σε άλλη γλώσσα.
Οι αρμόδιες βουλγαρικές αρχές τηρούν μητρώα των πιστοποιητικών που εκδίδουν. Η αναζήτηση με αριθμό, ημερομηνία και αρχή δείχνει αν η Apostille υπάρχει στο σχετικό μητρώο, χωρίς να αντικαθιστά την αξιολόγηση του κύριου εγγράφου από τον φορέα παραλαβής. Ο ηλεκτρονικός έλεγχος γίνεται στο μητρώο της εκδούσας αρχής.
Ποιος εκδίδει Apostille στη Βουλγαρία;
Η αρμοδιότητα κατανέμεται σε τέσσερις ομάδες αρχών ανάλογα με την προέλευση του εγγράφου. Η διάκριση είναι ουσιώδης, καθώς μία αρχή δεν μπορεί να επισημειώσει πράξη που ο νόμος αναθέτει σε άλλη.
Υπουργείο Δικαιοσύνης. Πιστοποιεί πράξεις δικαστηρίων και συμβολαιογράφων. Περιλαμβάνονται δικαστικές αποφάσεις, πιστοποιητικά και άλλες δικαστικές πράξεις, καθώς και συμβολαιογραφικές επικυρώσεις όταν πληρούνται οι προϋποθέσεις. Τα πιστοποιητικά ελέγχονται στο επίσημο μητρώο του Υπουργείου.
Εθνικό Κέντρο Πληροφοριών και Τεκμηρίωσης (NACID). Το NACID εκδίδει Apostille για εκπαιδευτικά και πιστοποιητικά έγγραφα πανεπιστημίων, φορέων προσχολικής, σχολικής και επαγγελματικής εκπαίδευσης, του Υπουργείου Παιδείας και Επιστημών και των μονάδων του. Διπλώματα, παραρτήματα, αναλυτικές βαθμολογίες και άλλα έγγραφα αρμόδιου εκπαιδευτικού ιδρύματος μπορεί να εμπίπτουν εδώ. Τρέχουσες πληροφορίες παρέχει το NACID και ο έλεγχος γίνεται στο μητρώο Apostille.
Περιφερειακές διοικήσεις. Εκδίδουν Apostille για έγγραφα δημάρχων και δημοτικών διοικήσεων. Πιστοποιητικά αστικής κατάστασης και άλλες δημοτικές διοικητικές πράξεις είναι συνήθη παραδείγματα, αλλά η ακριβής αρμοδιότητα εξαρτάται από τον εκδότη και τη νομική φύση της πράξης.
Υπουργείο Εξωτερικών. Πιστοποιεί τις λοιπές διοικητικές πράξεις που δεν ανήκουν στο Υπουργείο Δικαιοσύνης, στο NACID ή στις περιφερειακές διοικήσεις, αφού ολοκληρωθούν οι απαιτούμενες προηγούμενες επικυρώσεις. Μπορεί να περιλαμβάνονται έγγραφα κεντρικών διοικήσεων και άλλων δημόσιων φορέων. Επίσημες πληροφορίες και ηλεκτρονικός έλεγχος υπάρχουν στο Υπουργείο Εξωτερικών και στο μητρώο του.
Apostille, μετάφραση και επικύρωση μετάφρασης
Η Apostille και η μετάφραση έχουν διαφορετικές λειτουργίες. Η πρώτη πιστοποιεί την προέλευση του δημόσιου εγγράφου, ενώ η δεύτερη αποδίδει το περιεχόμενό του στη γλώσσα που απαιτεί ο φορέας παραλαβής. Η επισημείωση δεν δημιουργεί αυτόματα μεταφρασμένο ή επικυρωμένο κείμενο.
Η σειρά των ενεργειών εξαρτάται από το έγγραφο και τη χώρα προορισμού. Σε μία περίπτωση επισημειώνεται πρώτα το πρωτότυπο και στη συνέχεια μεταφράζονται έγγραφο και πιστοποιητικό· σε άλλη μπορεί να απαιτείται επικύρωση της υπογραφής του μεταφραστή ή συγκεκριμένη μορφή μετάφρασης. Η αρχή παραλαβής αποφασίζει αν δέχεται πρωτότυπο, επικυρωμένο αντίγραφο, έντυπο ή ηλεκτρονικό έγγραφο.
Η La Fit Trans οργανώνει επαγγελματική μετάφραση και τις συναφείς επικυρώσεις για έγγραφα που προορίζονται για το εξωτερικό. Η υπηρεσία λαμβάνει υπόψη το είδος, τη χώρα έκδοσης, τη χώρα παρουσίασης και τις τυπικές απαιτήσεις του παραλήπτη.
Ισχύς και επικαιρότητα
Η Σύμβαση της Χάγης δεν ορίζει γενική ημερομηνία λήξης της Apostille. Αυτό δεν σημαίνει ότι το βασικό έγγραφο γίνεται αποδεκτό επ’ αόριστον. Μπορεί να έχει δική του διάρκεια ισχύος και ο φορέας παραλαβής να απαιτεί πρόσφατη έκδοση ή επισημείωση.
Αλλαγές στην αρμόδια αρχή, στο δείγμα υπογραφής ή στο ηλεκτρονικό μητρώο μπορεί επίσης να επηρεάζουν τον έλεγχο. Οι τρέχουσες προϋποθέσεις καθορίζονται από τον επίσημο εκδότη και από την αρχή ενώπιον της οποίας θα παρουσιαστεί το έγγραφο.
Πρακτικό εύρος της υπηρεσίας
Η προετοιμασία για διεθνή χρήση μπορεί να περιλαμβάνει αναγνώριση του εκδότη, έλεγχο προηγούμενων επικυρώσεων, εντοπισμό της αρμόδιας αρχής, μετάφραση εγγράφου και Apostille και μορφοποίηση σύμφωνα με τους κανόνες του παραλήπτη. Τα στοιχεία αυτά σχηματίζουν συνδεδεμένη υπηρεσία, αλλά διατηρούν χωριστή νομική λειτουργία.
Η σωστή διαδικασία δεν προκύπτει μόνο από τον τίτλο. Δύο πιστοποιητικά με παρόμοιο περιεχόμενο μπορεί να ακολουθούν διαφορετική διαδρομή όταν εκδίδονται από διαφορετικούς φορείς ή προορίζονται για διαφορετικές χώρες. Η αξιόπιστη προετοιμασία βασίζεται στην προέλευση και την προβλεπόμενη χρήση του συγκεκριμένου εγγράφου.
Τα επίσημα μητρώα επιβεβαιώνουν την έκδοση της Apostille, αλλά δεν καλύπτουν μόνα τους όλες τις προϋποθέσεις αποδοχής. Για τη σχεδιαζόμενη χρήση παραμένουν κρίσιμα τόσο τα ισχύοντα στοιχεία της βουλγαρικής εκδούσας αρχής όσο και οι κανόνες του φορέα παραλαβής.