e-APP programı nedir?
Elektronik Apostil Programı, yani e-APP, Apostil Sözleşmesi’nin elektronik teknolojilerle uygulanmasına yönelik Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı çerçevesidir. HCCH programı, apostillerin güvenli biçimde düzenlenmesini ve doğrulanmasını destekleyen bir model olarak açıklar; sertifikanın amacı ve hukukî kapsamı ise Sözleşme’deki gibi kalır.
e-APP özel bir hizmet, ticari platform veya bütün belgelerin sunulduğu tek bir dünya sitesi değildir. Yetkili makamların kendi bilgi sistemleri ve idarî süreçleri içinde uygulayabildiği operasyonel bir modeldir. Başvuru, kimlik tespiti, ödeme, teslim ve doğrulama şekli bu nedenle ilgili apostili düzenleme yetkisine sahip makamın kurallarına bağlıdır.
e-APP ile Lahey Sözleşmesi arasındaki ilişki nedir?
Program 5 Ekim 1961 tarihli Sözleşme içinde çalışır ve Sözleşme’nin konu veya ülke bakımından kapsamını genişletmez. Elektronik biçim özel bir belgeyi resmî belgeye dönüştürmez ve yetkili olarak belirlenmemiş bir kuruma apostil düzenleme hakkı vermez. Önce Sözleşme’nin belgenin kaynak ülkesi ile kullanılacağı ülke arasında uygulanıp uygulanmadığı belirlenir.
Kâğıt apostilde olduğu gibi elektronik sertifika da imzanın kaynağını, imza sahibinin sıfatını ve resmî belgedeki mühür veya damgayı doğrular. Belgedeki bütün olguların doğruluğunu tasdik etmez, tercümenin yerini almaz ve kabul eden kurumun belge tarihi, asıl nüsha veya ekler için ayrı şartlar koymayacağını garanti etmez.
e-APP’nin iki bileşeni hangileridir?
e-APP iki ayrı bileşeni bir araya getirir: e-Apostille olarak adlandırılan elektronik apostil ve e-Register olarak adlandırılan elektronik sicil. Birincisi güvenilir elektronik imza veya mühürle dijital olarak düzenlenmiş Apostil sertifikasıdır. İkincisi ise apostilin düzenlenmesinin yetkili makamca sağlanan veriler üzerinden kontrol edilebildiği çevrim içi ortamdır.
Bir ülke veya tek bir yetkili makam bileşenlerden yalnızca birini ya da her ikisini uygulayabilir. e-Register hem kâğıt hem elektronik apostillere ilişkin kayıtlar içerebilir; bir sicilin bulunması aynı makamın e-Apostille düzenlediği anlamına gelmez. HCCH’nin güncel uygulama tablosu yetkili makamları, elektronik düzenlemeyi ve elektronik doğrulamayı ayrı ayrı gösterir.
Elektronik apostil nedir?
e-Apostille dijital biçimdeki resmî Apostil sertifikasıdır. Genellikle elektronik resmî belgeye veya belgenin elektronik sunumuna bağlıdır ve yetkili makamın dijital imzasını ya da mührünü taşır. Dosyanın kendisi, belgeyle teknik bağlantısı ve bütünlüğünün doğrulanabilmesi elektronik biçimin önemli unsurlarıdır.
Bir çıktı metni ve görsel unsurları gösterebilir, ancak dijital imzanın ve dosya bütünlüğünün kontrol edilebilirliğini her zaman korumaz. Kabul eden taraf elektronik çalışıyorsa fotoğraf veya tarama yerine asıl dosyalar ve doğrulama bilgileri iletilir. Başvuru kâğıt üzerinde yapılacaksa kurumun e-Apostille’i nasıl işlediği önceden açıklığa kavuşturulur.
Elektronik sicil neyi doğrular?
e-Register düzenlenmiş apostillerin halka açık elektronik sicilidir. Sisteme göre arama sertifika numarası, tarih, erişim kodu, QR bağlantısı veya başka bir tanımlayıcı birleşimiyle yapılabilir. Sonuç, e-posta ile gönderilmiş bir kopyaya ya da ilgisiz bir siteye değil, düzenleyen makamın resmî ortamına yönlendirmelidir.
Sicil belirli apostilin düzenlendiğini ve girilen bilgilerin resmî kayıtla eşleştiğini doğrular. Dayanak olan bütün belgelerin genel sicili değildir ve diploma, nüfus kaydı veya başka bir belgenin içeriğini tek başına tasdik etmez. Dosya, numara ve resmî kayıt arasında fark varsa tercüme ve sunumdan önce düzenleyen makamla açıklığa kavuşturulur.
e-Apostille başvurusu ve teslimi nasıl yapılır?
Tek bir uluslararası form veya zorunlu ortak portal yoktur. Bazı makamlar elektronik başvuru ile elektronik aslı kabul eder; bazıları dijital sertifika vermeden önce fizikî belge veya yerinde inceleme ister. Kimlik tespiti, temsil, ödeme, işlem süresi ve teslim yöntemleri e-APP’nin evrensel işlevleri değil, yerel idarî hizmetin özellikleridir.
Başvurudan önce belgeyi düzenleyen kurum, belge türü, kullanım amacı, hedef ülke ve yetkili makam belirlenir. Bu inceleme elektronik apostilin mümkün olup olmadığını, kâğıt aslın sunulup sunulmayacağını ve eklerin birlikte mi ayrı mı işlem göreceğini gösterir. Başta doğrulanan rota, doğru belgenin yanlış teknik kanala gönderilmesini önler.
e-APP Bulgaristan’da nasıl uygulanır?
Bulgaristan’da elektronik düzenleme ve doğrulama, yetkili makam ve belge kategorisine göre organize edilir. NACID belirli eğitim ve destekleyici belgeler için e-Apostille düzenler ve özel bir portal işletir. Diğer makamların kendi hizmetleri ve sicilleri vardır; çevrim içi kontrol bulunması başvurunun ve düzenlemenin tamamen elektronik olduğu anlamına gelmez.
Örneğin Bulgaristan Adalet Bakanlığı adlî ve noter belgelerine ilişkin kendi Apostil hizmetini tanımlar ve çevrim içi kontrol sunar, fakat kaynak belgelerin verilmesi için ayrı bir prosedür uygular. Bu nedenle yalnız ülke adı yeterli değildir; belgeyi düzenleyen kurum ile ilgili kategori için belirlenen makam güzergâhı tayin eder.
NACID hangi eğitim belgelerini işler?
NACID’in güncel hizmet listesi, okul öncesi, okul ve meslekî eğitim belgelerini; yükseköğretim ve bilim kuruluşlarınca düzenlenen belgeleri; düzenlenmemiş meslekler için belirli meslekî yeterlilik sertifikalarını ve tamamlanmış eğitim derecelerinden doğan haklara ilişkin bazı belgeleri ayrı hizmetler olarak gösterir. Her hizmetin kendi açıklaması ve formu vardır.
Uygunluk, özel bir sitedeki eski düzenlenme tarihi listesine göre belirlenmemelidir. Belge türü, düzenleyen kurum, tarih, imza örneği ve NACID’in güncel kuralları somut başvuru için kontrol edilir. İlgili elektronik hizmete resmî Apostil portalından erişilir; düzenlenen elektronik paket de aynı resmî kanal üzerinden alınır veya doğrulanır.
e-Apostille yabancı bir kurum önünde nasıl kullanılır?
Elektronik sertifika Sözleşme’deki Apostil işlevini yerine getirir, ancak sunum yöntemi alıcının çalışma düzenine uymalıdır. Kurumun asıl elektronik dosyaları kabul edip etmediği, resmî sicil bağlantısı isteyip istemediği, kâğıt dosya tutup tutmadığı veya çevrim içi doğrulama bilgileriyle birlikte onaylı kopya talep edip etmediği önceden belirlenir.
Apostil ve tercüme ayrı unsurlar olarak kalır. Elektronik asıl doğrulamaya açık tutulurken belge ile ilgili tasdik bilgileri tercüme edilir. Aynı belge birkaç kuruma sunulacaksa uyumlu elektronik ve kâğıt takımın hazırlanması, tekrar biçimlendirmeyi ve aslın gereksiz yere taşınmasını azaltabilir.
La Fit Trans hizmeti nasıl koordine eder?
La Fit Trans önce belgeyi, düzenleyeni, hedef ülkeyi ve alıcı kurumun şartlarını inceler. Ekip yetkili makamı belirler, elektronik veya kâğıt apostil seçeneğini teyit eder, başvuruyu hazırlar ve idarî hizmet, tercüme ile teslimatı içeren toplu teklif sunar.
Temsil mümkün olduğunda başvuru, ödeme, takip ve teslim alma tek temas noktası üzerinden koordine edilir. Müşteriye düzenli asıl dosyalar veya kâğıt takım, resmî doğrulama yolu ve kullanım amacına uygun tercüme verilir. Belgelerin tasdiki, kurye hareketi ve çevrim içi siparişle birleştirilebilir.