Ηλεκτρονικές μεταφράσεις

Στην ηλεκτρονική μετάφραση, η υποβολή του εγγράφου, η ανταλλαγή πληροφοριών για τη χρήση του, η αποστολή της προσφοράς και η οργάνωση της παραγγελίας πραγματοποιούνται εξ αποστάσεως. Το ίδιο το υλικό αντιμετωπίζεται ως επαγγελματική εργασία: διευκρινίζονται η γλώσσα, το θεματικό πεδίο, η μορφοποίηση, οι απαραίτητοι έλεγχοι και η μορφή του τελικού αποτελέσματος.

Πότε ενδείκνυται η ηλεκτρονική παραγγελία

Η ηλεκτρονική παραγγελία είναι κατάλληλη όταν υπάρχει ψηφιακό αντίγραφο και απαιτείται προκαταρκτική διευκρίνιση για τη μετάφραση, την επικύρωση, τη νομιμοποίηση ή τη σφραγίδα Apostille. Για την αξιολόγηση είναι χρήσιμα τα εξής στοιχεία: η γλώσσα πηγής και η γλώσσα στόχου, η χώρα ή ο οργανισμός στον οποίο θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο, η επιθυμητή προθεσμία και ο προτιμώμενος τρόπος παραλαβής.

Πότε απαιτείται φυσική παράδοση

Ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο είναι συχνά αρκετό για τον προκαταρκτικό έλεγχο. Αν η συγκεκριμένη διαδικασία απαιτεί πρωτότυπο, επικυρωμένο αντίγραφο ή έντυπο επικυρωμένο αντίτυπο, η παράδοση μέσω γραφείου ή υπηρεσίας ταχυμεταφοράς οργανώνεται χωριστά, αφού διευκρινιστεί η υπόθεση.

Η ηλεκτρονική υπηρεσία καλύπτει τη μετάφραση εγγράφων, την επικυρωμένη μετάφραση, τη νομιμοποίηση εγγράφων, τη σφραγίδα Apostille και την επεξεργασία εξειδικευμένου υλικού, ανάλογα με τη συγκεκριμένη περίπτωση. Η υποβολή αποτελεί την αρχή της αξιολόγησης και δεν σημαίνει ότι όλα τα έγγραφα ακολουθούν την ίδια διαδικασία.

Απλή ή επικυρωμένη μετάφραση

Όταν το έγγραφο προορίζεται για ενημέρωση, εσωτερική χρήση ή αλληλογραφία, μπορεί να αρκεί μια απλή γραπτή μετάφραση. Για υποβολή σε δημόσια αρχή, πανεπιστήμιο, εργοδότη, τράπεζα ή άλλον οργανισμό ενδέχεται να απαιτείται επικυρωμένη μετάφραση σε συγκεκριμένη μορφή.

Σφραγίδα Apostille και νομιμοποίηση

Η σφραγίδα Apostille και η νομιμοποίηση είναι διαδικασίες διαφορετικές από τη μετάφραση. Το αν απαιτούνται εξαρτάται από το έγγραφο, τη χώρα έκδοσης, τη χώρα χρήσης και τους όρους του φορέα στον οποίο θα υποβληθεί. Μετά τον προκαταρκτικό έλεγχο διευκρινίζονται η πιθανή σειρά των ενεργειών και το αν πρέπει να προσκομιστεί το πρωτότυπο.

Γλώσσες και εξειδικευμένα πεδία

Ο γλωσσικός συνδυασμός και το αντικείμενο καθορίζουν την επιλογή μεταφραστή και επιμελητή. Οι γλώσσες μετάφρασης καλύπτουν τους διαθέσιμους συνδυασμούς, ενώ νομικά, ιατρικά, τεχνικά και οικονομικά έγγραφα ανατίθενται ανά ειδικότητα.

1. Υποβολή του εγγράφου και των σχετικών πληροφοριώνΟλόκληρο το αρχείο υποβάλλεται μαζί με τον γλωσσικό συνδυασμό, τον σκοπό χρήσης, την επιθυμητή προθεσμία και τον τρόπο παραλαβής.
2. Ελέγχουμε το υλικό που υποβλήθηκεΕξετάζονται η αναγνωσιμότητα και η πληρότητα, όλες οι σελίδες και τα παραρτήματα, τα ονόματα, οι ημερομηνίες, οι σφραγίδες και οι διαθέσιμες οδηγίες.
3. Διευκρινίζουμε την απαραίτητη υπηρεσίαΚαθορίζεται αν χρειάζεται μετάφραση, επικυρωμένη μετάφραση, Apostille, νομιμοποίηση ή άλλο χωριστό βήμα, καθώς και αν απαιτείται πρωτότυπο ή επικυρωμένο αντίγραφο.
4. Επιβεβαιώνουμε την τιμή, την προθεσμία και την παραλαβήΗ προσφορά διαμορφώνεται ανάλογα με το έγγραφο, τη γλώσσα, την έκταση, την ορολογία, τη μορφοποίηση και τις απαιτούμενες πρόσθετες διαδικασίες.
5. Καταχωρίζουμε την παραγγελίαΕκδίδεται προτιμολόγιο και η εργασία αρχίζει μετά την επιβεβαίωση και την πληρωμή, σύμφωνα με τη συγκεκριμένη παραγγελία.
6. Ολοκληρώνουμε τη μετάφραση και τον τελικό έλεγχοΗ έτοιμη μετάφραση παραδίδεται ηλεκτρονικά, παραλαμβάνεται από γραφείο ή αποστέλλεται με υπηρεσία ταχυμεταφοράς, ανάλογα με την υπηρεσία.

Μπορούν να υποβληθούν ηλεκτρονικά προσωπικά, εκπαιδευτικά, ιατρικά, νομικά, εταιρικά, χρηματοοικονομικά και άλλα εξειδικευμένα έγγραφα. Για αξιόπιστη αξιολόγηση πρέπει να φαίνονται όχι μόνο το βασικό κείμενο, αλλά και όλες οι σελίδες, τα παραρτήματα, οι σφραγίδες, οι υπογραφές και οι σημειώσεις που αποτελούν μέρος του εγγράφου.

Προσωπικά και εκπαιδευτικά έγγραφα

Συχνά αποστέλλονται ληξιαρχικές πράξεις και πιστοποιητικά οικογενειακής κατάστασης, πιστοποιητικά ποινικού μητρώου, δηλώσεις, διπλώματα, παραρτήματα, αναλυτικές βαθμολογίες, βεβαιώσεις και πιστοποιητικά. Στα συναφή έγγραφα είναι σημαντικό να υπάρχει συνέπεια στα ονόματα, στις περιόδους, στις ειδικότητες και στα παραρτήματα.

Νομικά, εταιρικά και χρηματοοικονομικά έγγραφα

Συμβάσεις, πληρεξούσια, δηλώσεις, συμβολαιογραφικές πράξεις, έγγραφα καταχώρισης, οικονομικές καταστάσεις και τραπεζικές βεβαιώσεις απαιτούν να φαίνονται καθαρά τα μέρη, οι ημερομηνίες, οι αριθμοί, τα ποσά, οι πίνακες και τα παραρτήματα. Αν υπάρχει εγκεκριμένο γλωσσάρι ή προηγούμενη μετάφραση, μπορεί να επισυναφθεί ως υλικό αναφοράς.

Ιατρικό και άλλο εξειδικευμένο υλικό

Εξιτήρια, αποτελέσματα εξετάσεων, ιατρικά πιστοποιητικά, τεχνική τεκμηρίωση και άλλα ειδικά κείμενα αξιολογούνται και ανά θεματικό πεδίο. Δυσανάγνωστες τιμές, χειρόγραφες σημειώσεις και συντομογραφίες επισημαίνονται για διευκρίνιση, ώστε τα μεταφρασμένα δεδομένα να παραμένουν ακριβή και ανιχνεύσιμα.

Ο κατάλογος ανά τύπο εγγράφου παρουσιάζει υπηρεσίες για προσωπικά, εκπαιδευτικά, ιατρικά, νομικά και εταιρικά έγγραφα.

Η ακριβής τιμή και μια ρεαλιστική προθεσμία επιβεβαιώνονται μετά τον έλεγχο ολόκληρου του υλικού. Ο ίδιος αριθμός φύλλων χαρτιού μπορεί να απαιτεί διαφορετικό όγκο εργασίας ανάλογα με το περιεχόμενο, τη γλώσσα, τη μορφοποίηση και τις απαραίτητες πρόσθετες διαδικασίες.

Παράγοντες που λαμβάνονται υπόψη

• Γλώσσα και κατεύθυνση: η γλώσσα πηγής, η γλώσσα στόχου και η διαθεσιμότητα κατάλληλου επαγγελματία.
• Έκταση και αναγνωσιμότητα: όλο το κείμενο, οι πίνακες, τα παραρτήματα, οι σφραγίδες και τα δυσανάγνωστα σημεία.
• Αντικείμενο και ορολογία: γενικό, νομικό, ιατρικό, τεχνικό, χρηματοοικονομικό ή άλλο εξειδικευμένο υλικό.
• Διάταξη και μορφή: η ανάγκη διατήρησης της δομής, των πινάκων και της αντιστοιχίας με το πρωτότυπο έγγραφο.
• Προθεσμία και πρόσθετες ενέργειες: επικύρωση, σφραγίδα Apostille, νομιμοποίηση, τέλη τρίτων φορέων, πρωτότυπα και παράδοση, ανάλογα με την περίπτωση.

Τι πρέπει να διευκρινίζεται στην προσφορά

Μετά τον έλεγχο διευκρινίζονται το αντικείμενο της υπηρεσίας, τα αντίτυπα που περιλαμβάνονται, η τιμή, η ενδεικτική προθεσμία, οι απαραίτητες εξωτερικές ενέργειες και ο τρόπος παραλαβής. Οι επικυρώσεις, η σφραγίδα Apostille, η νομιμοποίηση, τα κρατικά τέλη και τα έξοδα ταχυμεταφοράς διαχωρίζονται από την ίδια τη μετάφραση, όταν εφαρμόζονται.

Οι τρέχουσες βασικές τιμές δημοσιεύονται στις Τιμές· η τελική προσφορά υπολογίζεται για το συγκεκριμένο έγγραφο και την επιλεγμένη προθεσμία.

• Ολόκληρο το έγγραφο: όλες οι σελίδες, τα παραρτήματα και οι πίσω όψεις που περιέχουν κείμενο ή σφραγίδα.
• Ευανάγνωστο αρχείο: καθαρό σαρωμένο αντίγραφο ή φωτογραφία χωρίς κομμένες άκρες, αντανακλάσεις ή θολά σημεία.
• Γλωσσικός συνδυασμός: από ποια και προς ποια γλώσσα απαιτείται η μετάφραση.
• Σκοπός χρήσης: η χώρα, η αρχή ή ο οργανισμός στον οποίο θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο και τυχόν διαθέσιμες γραπτές οδηγίες.
• Ονόματα και ορολογία: η επίσημη γραφή των ονομάτων και, όπου υπάρχουν, προηγούμενη μετάφραση, υπόδειγμα ή γλωσσάρι ορολογίας.
• Προθεσμία και παραλαβή: η επιθυμητή προθεσμία και ο προτιμώμενος τρόπος παραλαβής: ηλεκτρονικά, από γραφείο ή με ταχυμεταφορά.

Ηλεκτρονικό αντίγραφο, πρωτότυπο ή επικυρωμένο αντίγραφο

Για την προκαταρκτική αξιολόγηση αρκεί συχνά ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο. Ενδέχεται να απαιτείται πρωτότυπο ή επικυρωμένο αντίγραφο, ανάλογα με το έγγραφο, την επίσημη διαδικασία και τους όρους του φορέα στον οποίο θα υποβληθεί. Αυτό διευκρινίζεται πριν από τη φυσική παράδοση.

Παραλαβή της ολοκληρωμένης μετάφρασης

Ανάλογα με την υπηρεσία, η έτοιμη μετάφραση μπορεί να παραδοθεί ηλεκτρονικά, να παραληφθεί από γραφείο ή να αποσταλεί με υπηρεσία ταχυμεταφοράς. Όταν γίνεται επεξεργασία πρωτοτύπου ή απαιτείται έντυπο επικυρωμένο αντίτυπο, ο τρόπος παράδοσης και επιστροφής καθορίζεται εκ των προτέρων.

Έλεγχος πριν από την ανάθεση

Πριν από την ανάθεση εξετάζονται η αναγνωσιμότητα και η πληρότητα του εγγράφου, ο αριθμός των σελίδων και των παραρτημάτων, ο γλωσσικός συνδυασμός, το θεματικό πεδίο και ο σκοπός χρήσης. Έτσι η μετάφραση διαχωρίζεται από τυχόν επικυρώσεις και μπορούν να καθοριστούν ρεαλιστική τιμή και προθεσμία.

Επιμέλεια και τελικός ποιοτικός έλεγχος

Η διαδικασία των γραπτών μεταφράσεων περιλαμβάνει μετάφραση, επιμέλεια από δεύτερο πρόσωπο και, όπου απαιτείται, έλεγχο από εξειδικευμένο επιμελητή, μορφοποίηση και τελικό τεχνικό έλεγχο. Ελέγχονται η ορολογία, τα ονόματα, οι ημερομηνίες, οι αριθμοί, οι πίνακες και η συνέπεια μεταξύ των σελίδων. Τα επίπεδα ελέγχου παρουσιάζονται αναλυτικά σε ξεχωριστή σελίδα.

Συντονισμός σύμφωνα με την προβλεπόμενη χρήση

Όταν η απαίτηση του παραλήπτη δεν είναι σαφής, η ομάδα συγκεντρώνει το απαραίτητο πλαίσιο και προσαρμόζει την προσφορά στις διαθέσιμες οδηγίες. Ο πελάτης λαμβάνει μία συντονισμένη παραγγελία για μετάφραση, επικύρωση, νομιμοποίηση, Apostille και παράδοση, ανάλογα με την περίπτωση.

Για ευαίσθητες πληροφορίες συμφωνούνται εκ των προτέρων ο ασφαλής τρόπος διαβίβασης και τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα επικοινωνίας.