Што менува Хашката конвенција?
Официјалното име е „Конвенција од 5 октомври 1961 година за укинување на барањето за легализација на странски јавни исправи“. Кога јавна исправа од една договорна држава треба да се приложи во друга, таа го заменува подолгиот синџир на дипломатска или конзуларна легализација со единствен стандардизиран сертификат — апостил.
„Легализација“ има тесно значење во Конвенцијата. Тоа е формалност со која дипломатски или конзуларни службеници ја потврдуваат автентичноста на потписот, својството на потписникот и, кога е потребно, идентитетот на печатот или штембилот. Конвенцијата не го изедначува материјалното право и не го обврзува органот да ја прифати содржината само затоа што има апостил.
Апостилот го поедноставува потврдувањето на потеклото, но не ја менува содржината, староста или правното дејство на основната исправа. Органот што ја прима и понатаму оценува дали е соодветна и доволно актуелна и дали се потребни превод, заверена копија или друга формалност надвор од Конвенцијата.
Кога Конвенцијата важи меѓу две држави?
Основниот случај е јавна исправа составена на територијата на една договорна држава и наменета за приложување во друга. Не е доволно двете држави да се наоѓаат на општ список. Важни се датумите на влегување во сила, можен приговор на пристапувањето и територијалниот опфат, особено кај зависни територии.
Бугарија го депонираше инструментот за пристапување на 1 август 2000 година, а Конвенцијата стапи во сила за неа на 29 април 2001 година. Тековниот статус на секоја страна и односите меѓу државите се објавуваат во официјалната табела на HCCH. Овој динамичен извор е посигурен од статичен список што застарува по ново пристапување, приговор или територијална изјава.
И кога Конвенцијата се применува, национален закон, европски режим, билатерален договор или утврдена практика може да ја укине или дополнително да ја поедностави формалноста. Апостилот затоа е највисокото потврдување што вообичаено може да се бара во опфатот, но не е задолжителен за секоја размена меѓу две договорни држави.
Кои исправи се сметаат за јавни?
Член 1 опфаќа исправи од орган или службено лице поврзано со судовите, административни документи, нотарски акти и службени потврди ставени на приватни документи. Последната група вклучува потврда на потпис, датум или регистрација, без приватниот текст автоматски да стане јавна исправа.
Во практика може да се вклучат матични акти, судски потврди и одлуки, административни уверенија, дипломи и други образовни документи, нотарски акти и нотарски заверки. Точната квалификација произлегува од правото на државата на потекло и својството на издавачот, а не само од насловот на документот.
Две исправи со слична содржина може да припаѓаат на различни надлежни органи. Оригинал, службен препис, нотарски заверена копија и приватен документ со заверен потпис се различни акти. Потеклото одредува кој орган може да издаде апостил и кои претходни заверки се прифатливи.
Кои документи и случаи се исклучени?
Конвенцијата ги исклучува документите составени од дипломатски или конзуларни службеници и административните документи директно поврзани со трговски или царински операции. Вториот исклучок не го опфаќа секој фирмен документ; одлучувачки се правната природа, издавачот и непосредната врска со операцијата.
Приватен договор, изјава или полномошно не добива апостил само затоа што ќе се користи во странство. Јавниот елемент може да биде нотарската заверка на потписот или содржината, а апостилот да се однесува на таа заверка. Ако нема јавна исправа, Конвенцијата не создава таква.
Надвор од системот се и односите каде Конвенцијата не важи меѓу државата на потекло и државата на дестинација. Тогаш може да се применува дипломатска или конзуларна легализација, друг договор или ослободување. Преводот, признавањето образование, регистрацијата и докажувањето материјално право се посебни постапки.
Што потврдува апостилот?
Членовите 3–5 го определуваат апостилот како единствената формалност што по правило може да се бара. Тој ја потврдува автентичноста на потписот, својството во кое дејствувал потписникот и, кога е потребно, идентитетот на печатот или штембилот. Не ја потврдува вистинитоста на фактите, пошироки овластувања или законитоста на содржината.
Сертификатот се става на исправата или на прицврстен лист и го следи стандардниот образец со десет нумерирани полиња. Може да биде пополнет на службениот јазик на органот, но насловот „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ останува на француски. Заедничката форма овозможува препознавање и проверка независно од јазикот.
Потписот, печатот или штембилот на самиот апостил не подлежат на нова заверка. Така завршува синџирот на последователни дипломатски потврди, но остануваат проверката во регистарот на издавачот и оценката на основната исправа од органот што ја прима.
Како се поделени надлежните органи во Бугарија?
Секоја договорна држава ги назначува органите според член 6. Во Бугарија надлежноста зависи од потеклото: Министерството за правда за акти на судови и нотари; Националниот центар за информации и документација за определени образовни документи; областните администрации за документи на градоначалници и општини; Министерството за надворешни работи за останатите акти во негова надлежност.
Поделбата е објавена во актуелниот профил на бугарските органи во HCCH со врски до националните регистри. Видот и точниот издавач се поважни од општата тема: судска потврда, универзитетска диплома, општински акт и документ на централна администрација следат различни институционални патишта.
Регистарот на Министерството за правда, системот на NACID, регистарот на областните администрации и услугите на Министерството за надворешни работи ги покриваат апостилите во своите области. Странски апостил се проверува преку органот на државата на потекло.
Како се проверуваат применливоста и автентичноста?
Применливоста обединува повеќе факти: држава и територија на издавање, држава и орган на дестинација, природа на исправата, датум на дејство меѓу државите и постоење поедноставен режим. Ниту еден поединечен елемент не дава сигурен одговор за целиот пат на документот. Исправи со слични наслови може да следат различни постапки ако ги издале различни органи, ако се наменети за друга територија или ако примателот бара поинаква доказна форма. Проценката се однесува на конкретниот оригинал или службена копија, а не само на општата категорија.
Автентичноста на веќе издаден апостил е посебно прашање. Бројот, датумот, издавачот и податоците за потпис или печат се споредуваат со надлежниот регистар. Електронскиот апостил има електронски потпис и може да овозможи проверка на интегритетот на поврзаниот документ; скениран хартиен апостил не ги добива автоматски тие својства. Проверка во електронски регистар ја потврдува врската со записот на издавачот, но не ја оценува вистинитоста на фактите наведени во основната исправа.
Органот што ја прима ја оценува основната исправа независно од успешната проверка на апостилот. Може да бара понов датум, определена форма на оригинал или заверена копија, превод на конкретен јазик и заверка на преводот. Овие барања не го претвораат апостилот во потврда на содржината. Тие не ја прошируваат Конвенцијата на исклучени исправи или на односи меѓу држави за кои таа не дејствува. Прифаќањето останува дел од конкретната управна, судска или приватна постапка.
Кое е местото на преводот и услугата за легализација?
Конвенцијата го уредува потврдувањето на потеклото, не преводот. Апостилот и основната исправа најчесто се преведуваат заедно кога примателот користи друг јазик. Редоследот на апостил, превод и заверка на преводот зависи од потеклото и барањата на државата и институцијата на дестинација. Примателот одредува дали преводот ги опфаќа прилозите, печатите, забелешките на маргините и сите нумерирани полиња на апостилот. Кај електронски документ е важен и начинот на кој преводот се поврзува со потпишаната датотека.
La Fit Trans ги организира преводот и поврзаните заверки како одделни и следливи фази. Услугата се определува според вистинскиот издавач, државите на потекло и дестинација, носителот и формата што ја бара примателот. Апостилот не се прикажува како универзално решение кога важи ослободување или друг ред.
Официјалниот текст на Конвенцијата, статусната табела и профилите на надлежните органи остануваат главни извори. Страницата ја објаснува практичната врска меѓу нив, јавната исправа, апостилот и преводот без да замени одлука на надлежен орган или барање на примател. Официјалните регистри избегнуваат статични списоци што може да застарат по ново пристапување, приговор или промена на надлежност.