Lahey Sözleşmesi neyi değiştirir?
Antlaşmanın resmî adı “Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi”dir ve 5 Ekim 1961’de sonuçlandırılmıştır. Bir Âkit Devlette düzenlenen resmî belge başka bir Âkit Devlette sunulacaksa, uzun diplomatik veya konsolosluk tasdik zincirinin yerine standart tek bir belge olan apostili getirir.
Sözleşmedeki “tasdik” kavramı dar anlamlıdır. Diplomatik veya konsolosluk görevlilerinin imzanın gerçekliğini, imzalayan kişinin hangi sıfatla hareket ettiğini ve gerektiğinde mühür ya da damganın kimliğini doğruladığı şekli işlemi ifade eder. Sözleşme devletlerin maddi hukukunu birleştirmez ve bir makamı, sırf apostil taşıdığı için her belgenin içeriğini kabul etmeye zorlamaz.
Apostil belgenin kaynağının doğrulanmasını kolaylaştırır; temel belgenin içeriğini, güncelliğini veya hukuki etkisini değiştirmez. Belgenin somut işlem için uygunluğu, yeterince yeni olup olmadığı ve tercüme, onaylı suret ya da Sözleşme dışındaki başka bir şeklin gerekip gerekmediği alıcı makam tarafından ayrıca değerlendirilir.
Sözleşme iki devlet arasında ne zaman uygulanır?
Temel durum, bir Âkit Devletin ülkesinde düzenlenmiş resmî belgenin başka bir Âkit Devletin ülkesinde sunulmasıdır. Her iki devletin genel bir listede yer alması tek başına yeterli değildir. Yürürlüğe giriş tarihleri, katılıma karşı bir itiraz ve özellikle bağlı bölgeler bakımından toprak kapsamı da önem taşır.
Bulgaristan katılma belgesini 1 Ağustos 2000’de tevdi etmiş, Sözleşme Bulgaristan için 29 Nisan 2001’de yürürlüğe girmiştir. Her Âkit Tarafın güncel durumu ve devletler arasındaki ilişkiler resmî HCCH durum tablosunda tutulur. Bu dinamik kaynak, yeni katılım, itiraz veya toprak beyanı nedeniyle eskiyebilecek sabit bir ülke listesinden daha güvenilirdir.
Sözleşme uygulanırken bile ulusal hukuk, Avrupa düzenlemesi, ikili anlaşma veya yerleşik uygulama şekli şartı kaldırabilir ya da daha da basitleştirebilir. Bu nedenle apostil, Sözleşmenin olağan kapsamı içinde istenebilecek en yüksek doğrulama olmakla birlikte iki Âkit Devlet arasındaki her belge dolaşımında zorunlu değildir.
Hangi işlemler resmî belge sayılır?
Madde 1; mahkemelerle veya yargı sistemiyle bağlantılı bir makam ya da görevlinin belgelerini, idari belgeleri, noter senetlerini ve özel kişilerce imzalanan belgeler üzerindeki resmî onayları kapsar. Son gruba imza, tarih veya kayıt için yapılan resmî doğrulamalar girer; özel metnin kendisi bu nedenle otomatik olarak resmî belgeye dönüşmez.
Uygulamada nüfus kayıtları, mahkeme kararları ve yazıları, idari belgeler, diploma ve diğer eğitim belgeleri, noter senetleri ve noter onayları kapsamda olabilir. Kesin nitelendirme yalnızca belgenin başlığına değil, menşe devletin hukukuna ve belgeyi düzenleyenin sıfatına dayanır.
Benzer içerikte iki belge farklı yetkili makamlara tabi olabilir. Asıl, resmî suret, noter onaylı kopya ve imzası noter tarafından onaylanmış özel belge birbirinden farklı işlemlerdir. Belgenin kaynağı, apostili hangi makamın vereceğini ve hangi ön onayların kabul edileceğini belirler.
Hangi belgeler ve durumlar kapsam dışında kalır?
Diplomatik veya konsolosluk görevlilerince düzenlenen belgeler ile doğrudan ticari ya da gümrük işlemleriyle ilgili idari belgeler kapsam dışındadır. İkinci istisna her şirket belgesini otomatik olarak kapsamaz; belgenin hukuki niteliği, düzenleyeni ve işlemle doğrudan bağlantısı belirleyicidir.
Özel sözleşme, beyan veya vekâletname yalnızca yurt dışında kullanılacağı için apostil almaz. Resmî unsur, imzanın veya içeriğin noter tarafından onaylanması olabilir ve apostil bu onaya ilişkin düzenlenebilir. Ortada resmî bir işlem yoksa Sözleşme böyle bir işlem yaratmaz.
Menşe devleti ile varış devleti arasında Sözleşmenin yürürlükte olmadığı ilişkiler de sistemin dışındadır. Bu durumda diplomatik veya konsolosluk tasdiki, başka bir antlaşma rejimi ya da muafiyet uygulanabilir. Tercüme, diploma tanıma, sicile kayıt ve maddi hukukun ispatı apostilin bütünüyle düzenlemediği ayrı işlemlerdir.
Sözleşmeye göre apostil neyi doğrular?
Madde 3–5, apostili uygulanabilir sistemde kural olarak istenebilecek tek şekli işlem olarak tanımlar. Apostil imzanın gerçekliğini, imzalayanın hangi sıfatla hareket ettiğini ve gerektiğinde mühür veya damganın kimliğini doğrular. Belgede yazılı olguların doğruluğunu, belirtilen sıfatın ötesindeki yetkileri veya içeriğin hukuka uygunluğunu doğrulamaz.
Belge, asıl evrakın üzerine veya ona bağlı bir ek kâğıda konur ve numaralı on alandan oluşan standart örneği izler. Düzenleyen makamın resmî dilinde doldurulabilir; ancak “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” başlığı Fransızca kalır. Ortak biçim, diğer alanların dilinden bağımsız olarak tanınmasını ve kontrolünü sağlar.
Apostil üzerindeki imza, mühür veya damga yeniden tasdike tabi değildir. Böylece birbirini izleyen diplomatik onay zinciri sona erer; yine de düzenleyen makamın sicilinde teknik kontrol ve alıcı makamın temel belgeyi değerlendirmesi devam eder.
Bulgaristan’daki yetkili makamlar nasıl ayrılır?
Her Âkit Devlet Madde 6 uyarınca yetkili makamlarını belirler. Bulgaristan’da görev belgenin kaynağına göre ayrılır: Adalet Bakanlığı mahkeme ve noter işlemlerine; Ulusal Bilgi ve Dokümantasyon Merkezi belirli eğitim ve tasdik belgelerine; bölge idareleri belediye başkanları ve belediye idarelerinin belgelerine; Dışişleri Bakanlığı ise yetki alanındaki diğer işlemlere apostil verir.
Güncel dağılım HCCH’nin Bulgar yetkili makamları profilinde yayımlanır ve ulusal sicil bağlantılarını içerir. Belgenin türü ve gerçek düzenleyeni genel konu başlığından daha önemlidir: mahkeme belgesi, üniversite diploması, belediye kaydı ve merkezî idare belgesi farklı kurumsal yollar izler.
Adalet Bakanlığı sicili, NACID sistemi, bölge idarelerinin sicili ve Dışişleri Bakanlığı hizmetleri kendi alanlarında düzenlenen apostilleri kapsar. Başka bir devlete ait apostil, menşe devletin belirlediği makam üzerinden doğrulanır.
Uygulanabilirlik ve gerçeklik nasıl kontrol edilir?
Uygulanabilirlik birkaç ayrı olguyu birleştirir: düzenleme devleti ve bölgesi, sunulacak devlet ve makam, belgenin niteliği, iki devlet arasında yürürlük tarihi ve daha basit bir rejimin varlığı. Bu unsurlardan yalnızca biri tüm belge süreci için güvenilir sonuç vermez. Benzer başlıklı belgeler, farklı makamlarca düzenlenmiş veya başka bir ispat biçiminde istenmişse farklı yollardan geçebilir.
Düzenlenmiş apostilin gerçekliği ayrı bir konudur. Numara, tarih, düzenleyen makam ve imza ya da mühür bilgileri yetkili makamın siciliyle karşılaştırılır. Elektronik apostil elektronik imza içerir ve bağlı elektronik belgenin bütünlüğünün kontrolüne imkân verebilir; kâğıt apostilin taranmış görüntüsü aynı özellikleri kendiliğinden kazanmaz.
Alıcı kurum, başarılı apostil kontrolünden bağımsız olarak temel belgeyi değerlendirir. Yakın tarihli düzenleme, belirli bir asıl veya onaylı suret biçimi, belirli dilde tercüme ve tercümenin tasdiki istenebilir. Bu şartlar apostili içerik sertifikasına dönüştürmez ve Sözleşmenin kapsamını genişletmez.
Tercüme ve tasdik hizmetinin yeri nedir?
Sözleşme belgenin kaynağının doğrulanmasını düzenler, tercümeyi değil. Alıcı başka bir dil kullanıyorsa apostil ile temel belge çoğunlukla birlikte tercüme edilir. Apostil, tercüme ve tercüme onayının sırası; belgenin kaynağına ve sunulacağı devlet ile kurumun şartlarına göre değişir.
La Fit Trans, tercüme ve bağlantılı tasdikleri ayrı ve izlenebilir aşamalar olarak düzenler. Hizmetin kapsamı gerçek düzenleyen makam, menşe ve varış devleti, belgenin ortamı ve alıcının istediği biçimle tanımlanır. Böylece muafiyet veya başka bir tasdik yolu uygulanırken apostil evrensel bir çözüm gibi sunulmaz.
Sözleşmenin resmî metni, durum tablosu ve yetkili makam profilleri hukuki rejimin ana kaynaklarıdır. Bu sayfa, bu kaynaklar ile resmî belge, apostil ve tercüme arasındaki pratik ilişkiyi açıklar; yetkili makamın kararının veya alıcının şartının yerine geçmez.