Какво променя Хагската конвенция?
Официалното наименование на договора е „Конвенция от 5 октомври 1961 г. за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове“. Той заменя по-дългата дипломатическа или консулска легализация с едно стандартизирано удостоверение — апостил — когато публичен документ от една договаряща държава трябва да бъде представен в друга договаряща държава.
Понятието „легализация“ в самата Конвенция има тесен смисъл. То обозначава формалната проверка от дипломатически или консулски служители на автентичността на подписа, качеството на подписалото лице и при необходимост идентичността на печата или щемпела. Конвенцията не уеднаквява материалното право на държавите и не задължава всяка институция да приеме всеки документ само защото върху него има апостил.
Апостилът опростява удостоверяването на произхода, но не променя съдържанието, срока или правното действие на основния документ. Приемащият орган продължава да преценява дали документът е подходящ за конкретната процедура, дали е достатъчно актуален и дали е необходим превод, заверено копие или допълнителна форма, която не е част от режима на Конвенцията.
Кога Конвенцията се прилага между две държави?
Основният случай включва публичен акт, издаден на територията на една договаряща държава и предназначен за представяне на територията на друга. Не е достатъчно и двете държави просто да фигурират в общ списък. Важни са датата на влизане в сила, евентуално възражение срещу присъединяване и териториалният обхват, който може да се различава за отделни зависими територии.
България депозира документа си за присъединяване на 1 август 2000 г., а Конвенцията влиза в сила за страната на 29 април 2001 г. Текущият статус на всяка договаряща страна и отношенията между държавите се поддържат в официалната таблица на HCCH. Тази динамична справка е по-надеждна от статичен списък на държави, който може да остарее след ново присъединяване, възражение или промяна на териториалното действие.
Дори когато Конвенцията е приложима, национален закон, европейски режим, двустранен договор или установена практика могат да премахнат или допълнително да опростят формалността. Следователно апостилът е максималното удостоверяване, което Конвенцията допуска в обичайния си обхват, но не е задължителен във всеки случай на обмен между две договарящи държави.
Кои актове се считат за публични документи?
Член 1 обхваща документи, произхождащи от орган или длъжностно лице, свързано със съд или правораздавателна система; административни документи; нотариални актове; както и официални удостоверявания, поставени върху частни документи. Последната група включва например официално удостоверяване на подпис, дата или вписване, без самият частен текст да се превръща автоматично в публичен акт.
Практическият обхват може да включва актове за гражданско състояние, съдебни удостоверения и решения, административни удостоверения, дипломи и други образователни документи, нотариални актове и нотариални удостоверявания. Точната квалификация произтича от правото на държавата, от която идва документът, и от качеството на издателя, а не само от заглавието, отпечатано върху него.
Два документа с подобно съдържание могат да попаднат при различни компетентни органи. Оригинал, официален препис, нотариално заверено копие и частен документ с нотариално удостоверен подпис са различни актове. Именно този произход определя кой орган може да издаде апостила и какви предварителни удостоверявания са допустими.
Кои документи и случаи остават извън режима?
Конвенцията изключва документите, съставени от дипломатически или консулски служители, както и административните документи, които са пряко свързани с търговска или митническа операция. Изключението не обхваща автоматично всеки фирмен документ; определящи са правната природа, издателят и непосредствената връзка с търговската или митническата операция.
Частен договор, декларация или пълномощно не получава апостил само защото ще се използва в чужбина. Възможно е публичният елемент да бъде нотариалното удостоверяване на подписа или съдържанието, а апостилът да се отнася до това удостоверяване. Ако няма публичен акт, режимът на Конвенцията не създава такъв.
Извън обхвата остават и отношения, в които Конвенцията не е в сила между държавата по произход и държавата по местоназначение. Тогава може да се прилага дипломатическа или консулска легализация, друг договорен режим или освобождаване от формалности. Преводът, признаването на образование, вписването в регистър и доказването на материалното право са отделни процедури и не се уреждат изцяло от апостила.
Какво удостоверява апостилът по Конвенцията?
Членове 3–5 определят апостила като единствената формалност, която по правило може да се изисква в приложимия режим. Той удостоверява автентичността на подписа, качеството, в което е действало подписалото лице, и при необходимост идентичността на печата или щемпела. Не удостоверява верността на фактите, изложени в документа, правомощията извън обозначеното качество или законосъобразността на самото съдържание.
Удостоверението се поставя върху документа или върху трайно прикрепен лист и следва стандартизирания образец с десет номерирани полета. Текстът може да бъде на официалния език на издаващия орган, но заглавието „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ остава на френски. Общият формат позволява апостилът да бъде разпознаван и проверяван независимо от езика на останалия текст.
Подписът, печатът или щемпелът върху самия апостил не подлежат на нова легализация. Това прекъсва веригата от последователни дипломатически заверки, но не отменя техническа проверка в регистъра на издаващия орган, нито преценката на получателя дали документът отговаря на неговата процедура.
Как се определят компетентните органи в България?
Всяка договаряща държава посочва органите по член 6. За България компетентността е разделена според произхода на акта: Министерството на правосъдието удостоверява актове на съдилищата и нотариусите; Националният център за информация и документация — определени образователни и удостоверителни документи; областните администрации — документи на кметове и общински администрации; Министерството на външните работи — останалите актове в неговата компетентност.
Разпределението е публикувано в актуалния профил на българските компетентни органи в HCCH. Там се поддържат и връзките към националните регистри. Видът на документа и конкретният издател са по-важни от общата тема: съдебно удостоверение, университетска диплома, общински акт и документ на централна администрация следват различни институционални пътища.
Регистърът на Министерството на правосъдието, системата на НАЦИД, регистърът на областните администрации и услугите на МВнР удостоверяват издадени апостили в съответния им обхват. Проверка в чужд регистър се извършва при органа, посочен от държавата по произход.
Как се проверяват приложимостта и автентичността?
Проверката на приложимостта съчетава няколко различни факта: държавата и територията на издаване, държавата и институцията на представяне, естеството на акта, датата на действие на Конвенцията между двете държави и наличието на по-облекчен режим. Само един от тези елементи не дава надежден отговор за цялата процедура.
Автентичността на вече издаден апостил е отделен въпрос. Номерът, датата, издаващият орган и данните за подписа или печата се съпоставят с регистъра на компетентния орган. Електронният апостил съдържа електронен подпис и може да позволява проверка на целостта на свързания електронен документ; сканирано изображение на хартиен апостил не придобива автоматично същите свойства.
Приемащата институция преценява основния документ независимо от успешната проверка на апостила. Възможни са изисквания за скорошна дата, определен вид оригинал или заверен препис, превод на конкретен език и удостоверяване на превода. Тези изисквания не превръщат апостила в удостоверение за съдържание и не разширяват действието на Конвенцията.
Какво е мястото на превода и услугата по легализация?
Конвенцията урежда удостоверяването на произхода, а не превода на документа. Апостилът и основният акт обичайно се превеждат заедно, когато получателят работи на друг език. Редът на апостилиране, превод и заверка на превода зависи от произхода на документа и от изискванията на държавата и институцията, пред която ще бъде представен.
Ла Фит Транс организира превода и свързаните удостоверявания като отделни, проследими етапи. Предметът на услугата се определя от конкретния издател, държавата по произход, държавата по местоназначение, носителя на документа и заявената от получателя форма. Така апостилът не се представя като универсално решение, когато е приложимо освобождаване или друг ред.
Официалният текст на Конвенцията, таблицата на договарящите страни и профилите на компетентните органи остават водещите източници за правния режим. Съдържанието тук обяснява практическата връзка между тези източници, публичния документ, апостила и превода, без да замества решение на компетентния орган или изискване на получателя.