Што потврдува апостилот?
Апостилот е стандардизирана потврда според Хашката конвенција од 5 октомври 1961 година. Тој ја потврдува автентичноста на потписот на јавниот документ, својството во кое дејствувало потпишаното лице и, кога е потребно, идентитетот на печатот или штембилот. Не ја потврдува содржината на документот ниту точноста на фактите наведени во него.
Потврдата обично се става на самиот документ или на лист трајно прикачен кон него. Францускиот наслов „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ е задолжителен без оглед на јазикот на останатите полиња. Во зависност од надлежниот орган, потврдата и нејзиниот регистар може да бидат хартиени или електронски.
Кога се применува Конвенцијата?
Системот се применува кога јавен документ е издаден во една договорна страна и ќе се користи во друга договорна страна за која Конвенцијата е во сила. Ако државата на потекло или државата на одредиште не учествува, може да важи друга постапка за легализација преку национални органи и дипломатски или конзуларни претставништва.
Апостил не е потребен во секој меѓународен случај. Европски правила, билатерални договори, национално законодавство или практиката на институцијата примател може да ослободуваат одредени документи. Конечното барање зависи од државите, видот и целта на документот и институцијата што ќе го прими.
Приватните документи не влегуваат автоматски во Конвенцијата само затоа што се наменети за странство. Кога потписот на приватна исправа е нотарски заверен, нотарската заверка може да биде јавниот акт на кој се става апостил.
Како се препознава и проверува?
Единствениот образец содржи десет нумерирани полиња за држава, потписник, негово својство, печат или штембил, место и датум на издавање, надлежен орган, број на потврдата, печат и потпис. Заедничката структура го прави апостилот препознатлив и кога полињата се пополнети на друг јазик.
Надлежните бугарски органи водат регистри на издадените потврди. Пребарувањето по број, датум и орган покажува дали апостилот е запишан во соодветниот регистар, но не ја заменува оценката на основниот документ од институцијата примател. Електронската проверка се врши во регистарот на органот што ја издал потврдата.
Кој издава апостил во Бугарија?
Надлежноста е поделена меѓу четири групи органи според потеклото на документот. Разграничувањето е суштинско, бидејќи еден орган не може да апостилира акт што законот му го доверил на друг.
Министерство за правда. Министерството ги потврдува актите на судовите и нотарите. Тука спаѓаат судски одлуки, потврди и други судски акти, како и нотарски заверки кога се исполнети условите за апостил. Издадените потврди се проверуваат во официјалниот регистар на Министерството.
Национален центар за информации и документација (НАЦИД). НАЦИД издава апостил за образовни и потврдни документи од високообразовни установи, институции во предучилишното, училишното и стручното образование, Министерството за образование и наука и неговите единици. Дипломи, додатоци, академски потврди и други документи од надлежна образовна институција може да спаѓаат во овој опфат. Актуелни информации дава НАЦИД, а проверка овозможува регистарот на апостили.
Обласни администрации. Тие издаваат апостил за документи од градоначалници и општински администрации. Матични исправи и други општински административни акти се вообичаени примери, но точната надлежност зависи од издавачот и правната природа на документот.
Министерство за надворешни работи. Министерството ги потврдува останатите административни акти што не се во надлежност на Министерството за правда, НАЦИД или обласните администрации, откако ќе бидат присутни потребните претходни заверки. Може да бидат опфатени документи од централни администрации и други јавни органи. Официјални информации и електронска проверка се достапни кај Министерството за надворешни работи и во неговиот регистар.
Апостил, превод и заверка на преводот
Апостилот и преводот имаат различни функции. Апостилот го потврдува потеклото на јавниот документ, а преводот ја пренесува неговата содржина на јазикот што го бара институцијата примател. Ставањето апостил не создава автоматски превод или заверен превод.
Редоследот на дејствијата зависи од документот и државата на одредиште. Во еден случај прво се апостилира оригиналот, а потоа се преведуваат документот и потврдата; во друг може да биде потребна и заверка на потписот на преведувачот или определена форма на превод. Органот примател решава дали прифаќа оригинал, заверена копија, хартиен или електронски документ.
La Fit Trans организира професионален превод и поврзаните заверки за документи наменети за странство. Услугата се усогласува со видот на документот, државата на издавање, државата на поднесување и формалните барања на примателот.
Важност и актуелност на документот
Хашката конвенција не утврдува општ рок на важност на апостилот. Тоа не значи дека основниот документ се прифаќа неограничено. Тој може да има сопствен рок, а институцијата примател може да бара неодамна издаден или апостилиран примерок.
Промени во надлежниот орган, примерокот на потпис или електронскиот регистар исто така може да влијаат на проверката. Актуелните услови ги определуваат официјалниот издавач и институцијата пред која документот ќе биде приложен.
Практичен опфат на услугата
Подготовката за меѓународна употреба може да вклучува утврдување на издавачот, проверка на претходните заверки, определување на надлежниот орган, превод на документот и апостилот и оформување според правилата на примателот. Овие елементи се поврзана услуга, но секој ја задржува својата посебна правна функција.
Точната постапка не се определува само од насловот на документот. Две потврди со слична содржина може да следат различен пат ако се издадени од различни органи или се наменети за различни држави. Сигурната подготовка се темели на потеклото и предвидената употреба на конкретниот документ.