Apostil neyi doğrular?
Apostil, 5 Ekim 1961 tarihli Lahey Sözleşmesi uyarınca düzenlenen standart bir belgedir. Resmî belge üzerindeki imzanın gerçekliğini, imzalayan kişinin hangi sıfatla hareket ettiğini ve gerektiğinde mühür veya damganın kimliğini doğrular. Belgenin içeriğini ya da belgede belirtilen olayların doğruluğunu tasdik etmez.
Belge genellikle asıl evrakın üzerine veya ona kalıcı biçimde eklenen bir sayfaya konur. Diğer alanların dilinden bağımsız olarak Fransızca “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” başlığı zorunludur. Yetkili makamın sistemine göre apostil ve kayıt belgesi kâğıt ortamında veya elektronik biçimde olabilir.
Apostil Sözleşmesi ne zaman uygulanır?
Sistem, bir Taraf Devlette düzenlenen resmî belgenin Sözleşmenin yürürlükte olduğu başka bir Taraf Devlette kullanılacağı durumlarda uygulanır. Kaynak veya hedef ülke Sözleşmeye taraf değilse ulusal makamlar ile diplomatik ya da konsolosluk temsilcilikleri üzerinden farklı bir tasdik yolu gerekebilir.
Her uluslararası kullanımda apostil aranmaz. Avrupa Birliği kuralları, ikili anlaşmalar, ulusal mevzuat veya belgeyi kabul edecek kurumun uygulaması bazı belgeleri tasdikten muaf tutabilir. Nihai gereklilik ülkeler, belgenin türü ve amacı ile belgeyi alacak kurum birlikte değerlendirilerek belirlenir.
Özel belgeler yalnızca yurt dışında kullanılacak olmaları nedeniyle kendiliğinden Sözleşme kapsamına girmez. Özel bir belgedeki imza noter tarafından tasdik edildiğinde, apostilin konulabileceği resmî işlem noter tasdiki olabilir.
Apostil nasıl tanınır ve doğrulanır?
Standart örnekte ülke, imzalayan kişi, kişinin sıfatı, mühür veya damga, düzenleme yeri ve tarihi, yetkili makam, belge numarası, mühür ve imza için on numaralı alan bulunur. Bu ortak yapı, alanlar başka bir dilde doldurulmuş olsa bile belgenin tanınmasını sağlar.
Bulgaristan’daki yetkili makamlar düzenledikleri apostiller için kayıt sistemleri tutar. Numara, tarih ve makamla yapılan arama apostilin ilgili kayıtta bulunup bulunmadığını gösterir; ancak asıl belgenin kabul edilmesine ilişkin alıcı kurum değerlendirmesinin yerini almaz. Elektronik kontrol, apostili düzenleyen makamın sicilinde yapılır.
Bulgaristan’da apostili kim düzenler?
Yetki, belgenin kaynağına göre dört makam grubu arasında paylaştırılmıştır. Bu ayrım önemlidir; bir makam kanunla başka bir makama verilen belgeyi apostilleyemez.
Adalet Bakanlığı. Bakanlık, mahkemeler ve noterler tarafından düzenlenen işlemleri doğrular. Kararlar, mahkeme belgeleri ve diğer adli işlemler ile şartları karşılayan noter tasdikleri bu gruba girer. Düzenlenen apostiller Adalet Bakanlığının resmî sicilinden kontrol edilebilir.
Ulusal Bilgi ve Dokümantasyon Merkezi (NACID). NACID; yükseköğretim kurumları, okul öncesi, okul ve mesleki eğitim sistemindeki kurumlar, Eğitim ve Bilim Bakanlığı ve bağlı birimlerce düzenlenen eğitim ve tasdik belgelerine apostil verir. Diploma, diploma eki, akademik transkript ve yetkili eğitim kurumlarının diğer belgeleri bu kapsama girebilir. Güncel hizmet bilgileri NACID sitesinde, doğrulama ise apostil sicilinde bulunur.
İl idareleri. Belediye başkanları ve belediye idareleri tarafından düzenlenen belgelere apostil verirler. Medeni hâl belgeleri ve diğer belediye idari işlemleri sık rastlanan örneklerdir; kesin yetki belgenin düzenleyicisine ve hukuki niteliğine göre belirlenir.
Dışişleri Bakanlığı. Adalet Bakanlığı, NACID veya il idarelerinin yetkisine girmeyen diğer idari işlemleri, gerekli ön tasdikler tamamlandıktan sonra doğrular. Merkezî idareler ve diğer kamu kurumlarının belgeleri bu grupta yer alabilir. Resmî bilgiler Dışişleri Bakanlığında, elektronik kontrol ise bakanlığın apostil sicilinde sunulur.
Apostil, tercüme ve tercüme tasdiki
Apostil ile tercümenin görevleri farklıdır. Apostil resmî belgenin menşeini doğrular; tercüme ise içeriği alıcı kurumun istediği dilde aktarır. Apostil konulması belgenin otomatik olarak tercüme edildiği veya tercümesinin tasdik edildiği anlamına gelmez.
İşlemlerin sırası belgeye ve hedef ülkeye bağlıdır. Bazı durumlarda önce asıl belgeye apostil konur ve ardından hem belge hem apostil tercüme edilir; başka durumlarda tercüman imzasının tasdiki veya belirli bir tercüme biçimi de gerekebilir. Asıl, tasdikli suret, kâğıt veya elektronik belgeden hangisinin kabul edileceğine alıcı makam karar verir.
La Fit Trans, yurt dışında kullanılacak belgelerin profesyonel tercümesini ve ilgili tasdik işlemlerini koordine eder. Hizmet; belgenin türü, düzenlendiği ülke, sunulacağı ülke ve alıcının bildirdiği biçimsel şartlarla uyumlu olarak ele alınır.
Geçerlilik ve belgenin güncelliği
Lahey Sözleşmesi apostil için genel bir sona erme süresi belirlemez. Bu durum, asıl belgenin süresiz olarak kabul edileceği anlamına gelmez. Belgenin kendi geçerlilik süresi bulunabilir ve alıcı kurum yakın tarihli bir belge veya apostil isteyebilir.
Yetkili makamın, imza örneğinin ya da elektronik sicilin değişmesi doğrulamayı etkileyebilir. Güncel şartlar belgenin resmî düzenleyicisi ve sunulacağı kurum tarafından belirlenir.
Hizmetin pratik kapsamı
Bir belgenin uluslararası kullanıma hazırlanması; düzenleyenin belirlenmesini, gerekli ön tasdiklerin kontrolünü, yetkili apostil makamının tespitini, belgenin ve apostilin tercümesini ve alıcının biçim şartlarına uygun düzenlemeyi içerebilir. Bu unsurlar bağlantılı bir hizmet oluşturur, ancak her biri ayrı hukuki işlevini korur.
Doğru işlem yalnızca belgenin adına bakılarak belirlenemez. Benzer içerikte iki belge, farklı kurumlarca düzenlenmiş veya farklı ülkelere sunulacaksa farklı yollar izleyebilir. Güvenilir hazırlık, somut belgenin kaynağı ve kullanım amacının belirlenmesine dayanır.