Was bestätigt eine Apostille?
Die Apostille ist eine standardisierte Bescheinigung nach dem Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift auf einer öffentlichen Urkunde, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels. Sie bestätigt weder den Inhalt der Urkunde noch die Richtigkeit der darin enthaltenen Tatsachen.
Die Bescheinigung wird gewöhnlich auf der Urkunde selbst oder auf einem dauerhaft mit ihr verbundenen Blatt angebracht. Die französische Überschrift „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ ist unabhängig von der Sprache der übrigen Angaben vorgeschrieben. Je nach zuständiger Behörde können Bescheinigung und Register in Papierform oder elektronisch geführt werden.
Wann gilt das Apostille-Übereinkommen?
Das Verfahren gilt, wenn eine öffentliche Urkunde in einem Vertragsstaat ausgestellt wurde und in einem anderen Vertragsstaat verwendet werden soll, für den das Übereinkommen in Kraft ist. Gehört der Herkunfts- oder der Bestimmungsstaat nicht dazu, kann stattdessen ein anderes Legalisationsverfahren über nationale Behörden und diplomatische oder konsularische Vertretungen erforderlich sein.
Eine Apostille ist nicht in jedem grenzüberschreitenden Fall nötig. Europäische Vorschriften, bilaterale Verträge, nationales Recht oder die Praxis der empfangenden Stelle können bestimmte Urkunden von der Legalisation befreien. Entscheidend sind daher die beteiligten Staaten, Art und Zweck der Urkunde sowie die Institution, der sie vorgelegt wird.
Privaturkunden fallen nicht automatisch unter das Übereinkommen, nur weil sie im Ausland verwendet werden. Wird die Unterschrift unter einer Privaturkunde notariell beglaubigt, kann diese notarielle Beglaubigung die öffentliche Urkunde sein, auf der eine Apostille angebracht wird.
Wie wird eine Apostille erkannt und geprüft?
Das einheitliche Muster enthält zehn nummerierte Felder: Staat, Unterzeichner, Eigenschaft des Unterzeichners, Siegel oder Stempel, Ort und Datum der Ausstellung, zuständige Behörde, Nummer der Bescheinigung, Siegel und Unterschrift. Dadurch bleibt die Bescheinigung auch dann erkennbar, wenn die Einträge in einer anderen Sprache ausgefüllt sind.
Die bulgarischen zuständigen Behörden führen Register der ausgestellten Bescheinigungen. Die Suche nach Nummer, Datum und Behörde zeigt, ob eine Apostille im einschlägigen Register verzeichnet ist, ersetzt aber nicht die Prüfung der zugrunde liegenden Urkunde durch die empfangende Institution. Die elektronische Prüfung erfolgt im Register der ausstellenden Behörde.
Wer stellt Apostillen in Bulgarien aus?
Die Zuständigkeit ist nach der Herkunft der Urkunde auf vier Gruppen von Behörden verteilt. Diese Abgrenzung ist wesentlich, da eine Behörde keine Urkunde apostillieren kann, die gesetzlich einer anderen zugewiesen ist.
Justizministerium. Das Ministerium beglaubigt Akte von Gerichten und Notaren. Dazu zählen gerichtliche Entscheidungen, Bescheinigungen und andere gerichtliche Akte sowie notarielle Beglaubigungen, sofern die Voraussetzungen für eine Apostille vorliegen. Ausgestellte Bescheinigungen lassen sich im offiziellen Register des Justizministeriums prüfen.
Nationales Zentrum für Information und Dokumentation (NACID). NACID stellt Apostillen für Bildungs- und Bescheinigungsdokumente von Hochschulen, Einrichtungen des Vorschul-, Schul- und Berufsbildungssystems, dem Ministerium für Bildung und Wissenschaft und seinen Einheiten aus. Dazu können Diplome, Anhänge, Leistungsübersichten und weitere Dokumente einer zuständigen Bildungseinrichtung gehören. Aktuelle Informationen und Prüfungen bieten NACID und das Apostillenregister.
Bezirksverwaltungen. Sie stellen Apostillen für Urkunden von Bürgermeistern und Gemeindeverwaltungen aus. Personenstandsurkunden und andere kommunale Verwaltungsakte sind typische Beispiele; maßgeblich bleiben jedoch der Aussteller und die rechtliche Art der konkreten Urkunde.
Außenministerium. Das Ministerium beglaubigt die übrigen Verwaltungsakte, die nicht in die Zuständigkeit des Justizministeriums, von NACID oder der Bezirksverwaltungen fallen, nachdem die erforderlichen Vorbeglaubigungen vorliegen. Dazu können Dokumente zentraler Verwaltungen und anderer öffentlicher Stellen gehören. Offizielle Informationen und die elektronische Prüfung sind beim Außenministerium und in seinem Register verfügbar.
Apostille, Übersetzung und Beglaubigung der Übersetzung
Apostille und Übersetzung haben unterschiedliche Aufgaben. Die Apostille bestätigt die Herkunft der öffentlichen Urkunde; die Übersetzung gibt deren Inhalt in der von der empfangenden Stelle verlangten Sprache wieder. Durch eine Apostille entsteht nicht automatisch eine übersetzte oder beglaubigte Übersetzung.
Die Reihenfolge hängt von Urkunde und Bestimmungsstaat ab. In einem Fall wird zuerst das Original apostilliert und anschließend werden Urkunde und Bescheinigung übersetzt; in einem anderen Fall können zusätzlich die Beglaubigung der Übersetzerunterschrift oder eine bestimmte Form der Übersetzung verlangt werden. Die empfangende Stelle entscheidet, ob Original, beglaubigte Kopie, Papier- oder elektronisches Dokument akzeptiert wird.
La Fit Trans organisiert professionelle Übersetzungen und die damit verbundenen Beglaubigungen für Dokumente zur Verwendung im Ausland. Die Leistung richtet sich nach Dokumentart, Ausstellungsstaat, Bestimmungsstaat und den formalen Anforderungen des Empfängers.
Gültigkeit und Aktualität der Urkunde
Das Haager Übereinkommen legt keine allgemeine Ablauffrist für die Apostille fest. Daraus folgt nicht, dass jede zugrunde liegende Urkunde unbegrenzt akzeptiert wird. Die Urkunde kann eine eigene Gültigkeitsdauer haben; außerdem kann die empfangende Stelle ein kürzlich ausgestelltes oder apostilliertes Exemplar verlangen.
Auch Änderungen der zuständigen Behörde, der hinterlegten Unterschrift oder des elektronischen Registers können die Prüfung beeinflussen. Maßgeblich sind die aktuellen Bedingungen des amtlichen Ausstellers und der Institution, bei der die Urkunde vorgelegt wird.
Praktischer Umfang der Leistung
Die Vorbereitung für den internationalen Gebrauch kann die Feststellung des Ausstellers, die Prüfung notwendiger Vorbeglaubigungen, die Ermittlung der zuständigen Apostillenbehörde, die Übersetzung von Urkunde und Apostille sowie die Formatanpassung an die Vorgaben des Empfängers umfassen. Diese Schritte bilden einen zusammenhängenden Ablauf, behalten jedoch ihre jeweils eigene rechtliche Funktion.
Das richtige Verfahren lässt sich nicht allein aus der Bezeichnung der Urkunde ableiten. Zwei inhaltlich ähnliche Bescheinigungen können unterschiedliche Wege nehmen, wenn sie von verschiedenen Stellen stammen oder für verschiedene Staaten bestimmt sind. Eine verlässliche Vorbereitung berücksichtigt daher Herkunft und konkreten Verwendungszweck.
Offizielle Register bestätigen die Ausstellung der Apostille; sie beantworten jedoch nicht jede Frage zur Annahme der Urkunde. Für die beabsichtigte Verwendung bleiben deshalb sowohl die aktuellen Angaben der ausstellenden bulgarischen Behörde als auch die Vorgaben der empfangenden Stelle maßgeblich.