Какво удостоверява апостилът?
Апостилът е стандартизирано удостоверение по Хагската конвенция от 5 октомври 1961 г. Той потвърждава автентичността на подписа върху публичния документ, качеството, в което е действало подписалото лице, и при необходимост идентичността на печата или щемпела. Апостилът не потвърждава съдържанието на документа и не е оценка дали изложените в него факти са верни.
Удостоверението обикновено се поставя върху самия документ или върху трайно прикрепен към него лист. Заглавието му на френски език — „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)“ — е задължителен елемент, независимо от езика на останалия текст. Формата може да бъде хартиена или електронна според възможностите на съответния компетентен орган.
Кога е приложим апостилът?
Режимът е приложим, когато документът е издаден в една договаряща държава по Конвенцията и ще бъде използван в друга договаряща държава, която признава нейното действие. Ако държавата по произход или държавата по местоназначение не участва в Конвенцията, може да се прилага друг ред за легализация чрез компетентните администрации и дипломатическите или консулските представителства.
Апостил не е необходим във всеки международен случай. Европейски правила, двустранни договори, национално законодателство или практиката на приемащия орган могат да освобождават определени документи от легализация. Затова крайното изискване зависи едновременно от държавата, вида на документа, целта на представянето му и институцията, която ще го приеме.
Частните документи не попадат автоматично в режима само защото са предназначени за чужбина. Когато подписът върху частен документ бъде нотариално удостоверен, нотариалното удостоверяване може да бъде публичният акт, върху който компетентният орган поставя апостил.
Как се разпознава и проверява апостилът?
Стандартният образец съдържа десет номерирани полета с държава, подписало лице, качество, печат или щемпел, място и дата на издаване, компетентен орган, регистрационен номер, печат и подпис. Тези полета позволяват удостоверението да бъде разпознаваемо и извън езика, на който е попълнено.
Българските компетентни органи поддържат регистри за издадените удостоверения. Проверяването на номер, дата и орган показва дали конкретният апостил фигурира в съответния регистър, но не заменя преценката на приемащата институция за самия документ. Електронната проверка се извършва в регистъра на органа, който е издал удостоверението.
Кой издава апостил в България?
Компетентността е разделена между четири групи органи според произхода на документа. Това разграничение е съществено: една администрация не може да апостилира документ, който законът е възложил на друга.
Министерство на правосъдието. Министерството удостоверява актове на съдилищата и нотариусите. В тази група попадат съдебни решения, удостоверения и други съдебни актове, както и нотариални удостоверявания, когато документът отговаря на изискванията за апостил. Издадените удостоверения могат да бъдат проверени в официалния регистър на Министерството на правосъдието.
Национален център за информация и документация (НАЦИД). НАЦИД издава апостил за образователни и удостоверителни документи от висши училища, институции в системата на предучилищното, училищното и професионалното образование, Министерството на образованието и науката и неговите звена. Обхватът включва например дипломи, приложения, академични справки и други документи, когато са издадени от компетентна образователна институция. Актуалната услуга и регистърът са публикувани от НАЦИД и в регистъра за апостили.
Областните администрации. Те издават апостил за документи, издадени от кметове и общински администрации. Типични примери са актове и удостоверения за гражданско състояние и други общински административни документи, но точната компетентност се определя от издателя и вида на конкретния акт.
Министерство на външните работи. МВнР удостоверява останалите административни актове, които не са в компетентността на Министерството на правосъдието, НАЦИД или областните администрации, след наличието на изискуемите предварителни заверки. Тук могат да попаднат документи от централни администрации и други публични органи. Официалната обща информация и електронният регистър са достъпни на сайта на МВнР и в регистъра на министерството.
Апостил, превод и заверка на превода
Апостилът и преводът изпълняват различни функции. Апостилът удостоверява произхода на публичния документ, а преводът предава съдържанието му на езика, изискван от приемащата институция. Поставянето на апостил не превръща документа автоматично в преведен или заверен превод.
Редът на операциите зависи от документа и държавата на представяне. В един случай първо се поставя апостил върху оригинала и след това се превеждат документът и удостоверението; в друг може да е необходима допълнителна заверка на подписа на преводача или конкретна форма на превода. Приемащият орган определя дали се приема оригинал, заверено копие, хартиен или електронен документ.
Ла Фит Транс организира професионален превод и свързаните заверки за документи, предназначени за чужбина. Услугата се съобразява с вида на документа, държавата на издаване, държавата на представяне и заявените от получателя формални изисквания.
Срок на действие и актуалност на документа
Самата Хагска конвенция не определя общ срок на валидност на апостила. Това не означава, че всеки документ остава приемлив безсрочно. Основният документ може да има собствен срок, а приемащата институция може да изисква той да е издаден или апостилиран в определен скорошен период.
Промяна в компетентния орган, образеца на подпис или електронния регистър също може да има значение за проверката. Актуалните условия се определят от официалния издател на документа и от институцията, пред която той ще бъде представен.
Практически обхват на услугата
Подготовката на документ за международна употреба може да включва проверка на издателя, необходимите предварителни заверки, компетентния орган за апостил, превод на документа и апостила и оформяне според изискванията на получателя. Тези елементи образуват една последователна услуга, но всеки от тях запазва самостоятелното си правно значение.
Точната процедура не се определя само от наименованието на документа. Две удостоверения със сходно съдържание могат да следват различен ред, ако са издадени от различни институции или ще бъдат използвани в различни държави. Затова надеждната подготовка започва с установяване на произхода и предназначението на конкретния документ.