Πώς απλουστεύει η Σύμβαση τη χρήση δημόσιων εγγράφων;
Η Σύμβαση καταργεί την παραδοσιακή διπλωματική ή προξενική νομιμοποίηση για δημόσια έγγραφα που συντάσσονται σε ένα συμβαλλόμενο κράτος και προσκομίζονται σε άλλο, όταν το καθεστώς ισχύει μεταξύ τους. Στη θέση της μπορεί να απαιτείται Apostille από την αρμόδια αρχή του κράτους προέλευσης.
Η συμμετοχή ενός κράτους δεν πρέπει να συνάγεται από παλιό ιδιωτικό κατάλογο. Ο ενημερωμένος πίνακας κατάστασης της HCCH καταγράφει προσχωρήσεις, έναρξη ισχύος, αρμόδιες αρχές και σχετικές αντιρρήσεις· ελέγχονται επομένως τόσο το κράτος προέλευσης όσο και το κράτος χρήσης.
Ποια στοιχεία πιστοποιεί η Apostille βάσει της Σύμβασης;
Η Apostille πιστοποιεί τη γνησιότητα της υπογραφής, την ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων και, όπου απαιτείται, τη σφραγίδα του δημόσιου εγγράφου. Δεν πιστοποιεί το περιεχόμενο και δεν μετατρέπει αυτομάτως ιδιωτικό έγγραφο σε δημόσιο.
Δεν αντικαθιστά τη μετάφραση ούτε καταργεί απαιτήσεις του αποδέκτη για πρωτότυπο, πρόσφατη έκδοση, παραρτήματα ή τρόπο υποβολής. Αν νόμος, διμερής συμφωνία ή πρακτική προβλέπει απλούστερο καθεστώς, μπορεί να μην απαιτείται ούτε Apostille.
Ποια έγγραφα εμπίπτουν στο πεδίο;
Το άρθρο 1 περιλαμβάνει έγγραφα δικαστηρίων και συναφών λειτουργών, διοικητικά έγγραφα, συμβολαιογραφικές πράξεις και επίσημες βεβαιώσεις σε ιδιωτικά έγγραφα. Εξαιρούνται πράξεις διπλωματικών ή προξενικών υπαλλήλων και ορισμένα διοικητικά έγγραφα που συνδέονται άμεσα με εμπορικές ή τελωνειακές πράξεις.
Ο πρακτικός έλεγχος αρχίζει από τον εκδότη και το είδος του εγγράφου, όχι μόνο από τη χώρα. Πριν από την υποβολή επιβεβαιώνονται η αρμόδια αρχή και τυχόν ευνοϊκότερο καθεστώς για το συγκεκριμένο έγγραφο.
Πώς χρησιμοποιείται το πλήρες κείμενο παρακάτω;
Παρακάτω διατηρούνται το πλήρες κείμενο αναφοράς και το υπόδειγμα Apostille. Για νομική ερμηνεία και τρέχουσα κατάσταση καθοριστικά είναι το επίσημο αγγλικό και γαλλικό κείμενο της HCCH και ο ενημερωμένος πίνακας κατάστασης.
Πλήρες κείμενο αναφοράς της Σύμβασης
Σύμβαση της Χάγης για την κατάργηση της απαίτησης νομιμοποίησης των αλλοδαπών δημόσιων εγγράφων*
(Συνήφθη στις 5 Οκτωβρίου 1961)
(Σύμβαση αρ. 12)
(*Μη επίσημη μετάφραση από τα αγγλικά!)
Τα κράτη που υπέγραψαν την παρούσα σύμβαση, επιθυμώντας να καταργήσουν την απαίτηση διπλωματικής ή προξενικής νομιμοποίησης των αλλοδαπών δημόσιων εγγράφων;
Αποφάσισαν, για τον σκοπό αυτό, να συνάψουν τη σύμβαση και συμφώνησαν στα εξής:
Πεδίο εφαρμογής και Apostille — άρθρα 1–4
Άρθρο 1
Η παρούσα σύμβαση εφαρμόζεται ως προς τα δημόσια έγγραφα που έχουν συνταχθεί στο έδαφος ενός από τα συμβαλλόμενα κράτη και πρέπει να προσκομιστούν στο έδαφος άλλου συμβαλλόμενου κράτους.
Κατά την έννοια της παρούσας σύμβασης ως δημόσια έγγραφα νοούνται:
Α/ τα έγγραφα που εκδίδονται από αρχή ή δημόσιο λειτουργό συνδεόμενο με το δικαστικό σύστημα του κράτους, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων που εκδίδονται από εισαγγελέα, γραμματέα δικαστηρίου ή δικαστικό επιμελητή;
Β/ τα διοικητικά έγγραφα;
Γ/ τα συμβολαιογραφικά έγγραφα;
Δ/ οι επίσημες βεβαιώσεις όπως οι καταχωρίσεις σε μητρώο ή η βεβαίωση ημερομηνίας ή υπογραφής επί ιδιωτικού εγγράφου.
Η παρούσα σύμβαση δεν εφαρμόζεται ως προς:
Α/ έγγραφα που έχουν συνταχθεί από διπλωματικούς ή προξενικούς υπαλλήλους;
Β/ διοικητικά έγγραφα που συνδέονται άμεσα με εμπορική ή τελωνειακή πράξη.
Άρθρο 2
Κάθε συμβαλλόμενο κράτος απαλλάσσει από τη νομιμοποίηση τα έγγραφα στα οποία εφαρμόζεται η παρούσα σύμβαση και τα οποία πρέπει να προσκομιστούν στο έδαφός του. Κατά την έννοια της παρούσας σύμβασης, νομιμοποίηση αποτελούν αποκλειστικά οι τυπικές διαδικασίες με τις οποίες οι διπλωματικοί και προξενικοί υπάλληλοι του κράτους στο έδαφος του οποίου πρέπει να προσκομιστεί το έγγραφο βεβαιώνουν τη γνησιότητα της υπογραφής, την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε το πρόσωπο που υπέγραψε το έγγραφο ή, όπου χρειάζεται, τη γνησιότητα της σφραγίδας ή της ταινίας που έχει τεθεί επί του εγγράφου.
Άρθρο 3
Η μόνη τυπική διαδικασία που μπορεί να απαιτηθεί για τη βεβαίωση της γνησιότητας της υπογραφής, της ιδιότητας υπό την οποία ενήργησε το πρόσωπο που υπέγραψε το έγγραφο και, όπου χρειάζεται, της γνησιότητας της σφραγίδας ή της ταινίας που έχει τεθεί επί του εγγράφου, είναι η επίθεση της βεβαίωσης που προβλέπεται στο άρθρο 4 από την αρμόδια αρχή του κράτους από το οποίο προέρχεται το έγγραφο.
Η τυπική διαδικασία που αναφέρεται στην προηγούμενη παράγραφο δεν μπορεί να απαιτηθεί στις περιπτώσεις κατά τις οποίες νόμος, κανονισμός ή η καθιερωμένη πρακτική στο κράτος όπου προσκομίζεται το έγγραφο, ή συμφωνία μεταξύ δύο ή περισσότερων συμβαλλόμενων κρατών, την αποκλείουν, την απλοποιούν ή απαλλάσσουν το έγγραφο από τη νομιμοποίηση.
Άρθρο 4
Η βεβαίωση που προβλέπεται στο άρθρο 3, παράγραφος 1, τίθεται επί του ίδιου του εγγράφου ή επί συνέχειας και πρέπει να αντιστοιχεί στο υπόδειγμα που προσαρτάται στην παρούσα σύμβαση.
Η βεβαίωση μπορεί να συνταχθεί στην επίσημη γλώσσα της αρχής που την εκδίδει. Οι τυποποιημένες εκφράσεις που χρησιμοποιούνται σε αυτήν μπορούν να είναι και σε δεύτερη γλώσσα. Ο τίτλος "Αποστίλ (Convention de La Haye du 5 oktobre 1961)" πρέπει να είναι στη γαλλική γλώσσα.
Έκδοση, αρμόδιες αρχές και μητρώα — άρθρα 5–9
Άρθρο 5
Η βεβαίωση εκδίδεται κατόπιν αιτήματος του προσώπου που υπέγραψε το έγγραφο ή κατόπιν αιτήματος κάθε κομιστή του εγγράφου.
Αφού συμπληρωθεί δεόντως, βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής, την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε το πρόσωπο που υπέγραψε το έγγραφο και, όπου χρειάζεται, τη γνησιότητα της σφραγίδας ή της ταινίας που έχουν τεθεί επί του εγγράφου.
Η υπογραφή, η σφραγίδα και η ταινία της βεβαίωσης απαλλάσσονται από κάθε νομιμοποίηση.
Άρθρο 6
Κάθε συμβαλλόμενο κράτος ορίζει τις αρχές που, σύμφωνα με τα υπηρεσιακά τους καθήκοντα, είναι εξουσιοδοτημένες να εκδίδουν τη βεβαίωση που προβλέπεται στο άρθρο 3, παράγραφος 1. Το κράτος ενημερώνει σχετικά το Υπουργείο Εξωτερικών της Ολλανδίας κατά την κατάθεση του εγγράφου επικύρωσης ή προσχώρησης ή της δήλωσης επέκτασης του πεδίου εφαρμογής. Ενημερώνει επίσης για κάθε μεταβολή στον ορισμό των εν λόγω αρχών.
Άρθρο 7
Κάθε μία από τις αρχές που ορίζονται κατά το άρθρο 6 οφείλει να τηρεί μητρώο ή καρτέλα, όπου καταχωρίζει τις εκδοθείσες βεβαιώσεις, αναφέροντας:
Α/ τον αύξοντα αριθμό και την ημερομηνία της βεβαίωσης;
Β/ το όνομα του προσώπου που υπέγραψε το δημόσιο έγγραφο και την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε, ή, για τα μη υπογεγραμμένα έγγραφα, την ονομασία της αρχής που έθεσε τη σφραγίδα ή την ταινία.
Κατόπιν αιτήματος κάθε ενδιαφερόμενου προσώπου, η αρχή που εξέδωσε τη βεβαίωση υποχρεούται να ελέγξει αν το περιεχόμενό της αντιστοιχεί στο περιεχόμενο του μητρώου ή της καρτέλας.
Άρθρο 8
Όταν μεταξύ δύο ή περισσότερων συμβαλλόμενων κρατών υπάρχει συνθήκη, σύμβαση ή συμφωνία που περιέχει διατάξεις οι οποίες υπάγουν τη βεβαίωση της υπογραφής, της σφραγίδας ή της ταινίας σε ορισμένες τυπικές διαδικασίες, η παρούσα σύμβαση τις καταργεί μόνο υπό τον όρο ότι οι προβλεπόμενες από αυτές τυπικές διαδικασίες είναι αυστηρότερες από τις τυπικές διαδικασίες των άρθρων 3 και 4.
Άρθρο 9
Κάθε συμβαλλόμενο κράτος λαμβάνει τα αναγκαία μέτρα ώστε να αποφεύγεται η διενέργεια νομιμοποιήσεων από τους διπλωματικούς ή προξενικούς υπαλλήλους του στις περιπτώσεις για τις οποίες η παρούσα σύμβαση προβλέπει απαλλαγή από τη νομιμοποίηση.
Υπογραφή, προσχώρηση και ισχύς — άρθρα 10–15
Άρθρο 10
Η παρούσα σύμβαση είναι ανοικτή προς υπογραφή από τα κράτη που εκπροσωπήθηκαν στη Ένατη Σύνοδο της Διάσκεψης της Χάγης για το διεθνές ιδιωτικό δίκαιο, καθώς και από την Ιρλανδία, την Ισλανδία, το Λιχτενστάιν και την Τουρκία.
Υπόκειται σε επικύρωση, και τα έγγραφα επικύρωσης κατατίθενται στο Υπουργείο Εξωτερικών της Ολλανδίας.
Άρθρο 11
Η παρούσα σύμβαση τίθεται σε ισχύ την εξηκοστή ημέρα μετά την κατάθεση του τρίτου εγγράφου επικύρωσης που αναφέρεται στο άρθρο 10, παράγραφος 2.
Η σύμβαση τίθεται σε ισχύ για κάθε υπογράφον κράτος που την επικυρώνει μεταγενέστερα, την εξηκοστή ημέρα μετά την κατάθεση του εγγράφου επικύρωσής του.
Άρθρο 12
Κάθε κράτος που δεν αναφέρεται στο άρθρο 10 μπορεί να προσχωρήσει στην παρούσα σύμβαση μετά την έναρξη ισχύος της σύμφωνα με το άρθρο 11, παράγραφος 1. Τα έγγραφα προσχώρησης κατατίθενται στο Υπουργείο Εξωτερικών της Ολλανδίας. Η προσχώρηση θα παράγει αποτελέσματα μόνο στις σχέσεις μεταξύ του προσχωρούντος κράτους και των συμβαλλόμενων κρατών που δεν έχουν αντιταχθεί στην προσχώρηση εντός προθεσμίας έξι μηνών από τη λήψη της κοινοποίησης του άρθρου 15, στοιχ. "Δ". Για την αντίρρηση αυτή ενημερώνεται το Υπουργείο Εξωτερικών της Ολλανδίας.
Η σύμβαση τίθεται σε ισχύ μεταξύ του προσχωρούντος κράτους και των κρατών που δεν αντιτάχθηκαν στην προσχώρηση, την εξηκοστή ημέρα μετά τη λήξη της εξάμηνης προθεσμίας που αναφέρεται στην προηγούμενη παράγραφο.
Άρθρο 13
Κάθε κράτος μπορεί, κατά την υπογραφή, την επικύρωση ή την προσχώρηση, να δηλώσει ότι η παρούσα σύμβαση θα εφαρμόζεται σε ολόκληρη την επικράτεια την οποία εκπροσωπεί στις διεθνείς σχέσεις ή σε ένα ή περισσότερα μέρη της επικράτειας αυτής. Η δήλωση παράγει αποτελέσματα από τη στιγμή της έναρξης ισχύος της σύμβασης για το εν λόγω κράτος. Κάθε μεταγενέστερη κοινοποίηση επέκτασης του εδαφικού πεδίου εφαρμογής γνωστοποιείται στο Υπουργείο Εξωτερικών της Ολλανδίας.
Όταν η δήλωση επέκτασης του εδαφικού πεδίου εφαρμογής γίνεται από κράτος που έχει υπογράψει και επικυρώσει τη σύμβαση, αυτή τίθεται σε ισχύ για τις αναφερόμενες επικράτειες σύμφωνα με το άρθρο 11. Όταν η δήλωση επέκτασης του πεδίου εφαρμογής γίνεται από κράτος που έχει προσχωρήσει στη σύμβαση, αυτή τίθεται σε ισχύ για τις αναφερόμενες επικράτειες σύμφωνα με το άρθρο 12.
Άρθρο 14
Η παρούσα σύμβαση θα ισχύει για περίοδο πέντε ετών από την ημερομηνία έναρξης ισχύος της σύμφωνα με το άρθρο 11, παράγραφος 1, συμπεριλαμβανομένων και των κρατών που την επικύρωσαν ή προσχώρησαν σε αυτήν μεταγενέστερα.
Η ισχύς της σύμβασης παρατείνεται σιωπηρά για νέα πενταετή περίοδο, εκτός αν καταγγελθεί.
Η κοινοποίηση της καταγγελίας πρέπει να κατατεθεί στο Υπουργείο Εξωτερικών της Ολλανδίας το αργότερο έξι μήνες πριν από τη λήξη της αντίστοιχης πενταετούς περιόδου.
Η καταγγελία μπορεί να περιορίζεται μόνο σε ορισμένες επικράτειες στις οποίες εφαρμόζεται η σύμβαση.
Η καταγγελία παράγει αποτελέσματα μόνο ως προς το κράτος που απέστειλε τη σχετική ρηματική διακοίνωση. Η σύμβαση παραμένει σε ισχύ για τα άλλα συμβαλλόμενα κράτη.
Άρθρο 15
Το Υπουργείο Εξωτερικών της Ολλανδίας κοινοποιεί με ρηματικές διακοινώσεις στα κράτη που αναφέρονται στο άρθρο 10, καθώς και στα κράτη που προσχώρησαν σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 12, τα εξής:
Α/ τις ορισθείσες αρχές που αναφέρονται στο άρθρο 6, παράγραφος 2;
Β/ τις υπογραφές και τις επικυρώσεις που αναφέρονται στο άρθρο 10;
Γ/ την ημερομηνία από την οποία η παρούσα σύμβαση τίθεται σε ισχύ σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 11, παράγραφος 1;
Δ/ τις προσχωρήσεις και τις αντιρρήσεις που αναφέρονται στο άρθρο 12, και τις ημερομηνίες από τις οποίες αυτές τίθενται σε ισχύ;
Ε/ τις επεκτάσεις του πεδίου εφαρμογής που αναφέρονται στο άρθρο 13, και τις ημερομηνίες από τις οποίες αυτές τίθενται σε ισχύ;
ΣΤ/ την καταγγελία που αναφέρεται στο άρθρο 14, παράγραφος 3.
Σε πίστωση των ανωτέρω, οι κάτωθι υπογεγραμμένοι, δεόντως εξουσιοδοτημένοι, υπέγραψαν την παρούσα σύμβαση.
Συντάχθηκε στη Χάγη στις 5 Οκτωβρίου 1961, στα γαλλικά και αγγλικά, με το γαλλικό κείμενο να υπερισχύει σε περίπτωση ασυμφωνίας, σε ένα μόνο πρωτότυπο, το οποίο θα κατατεθεί στα αρχεία της κυβέρνησης της Ολλανδίας, και ένα επικυρωμένο αντίγραφό του θα διαβιβαστεί διπλωματικώς σε κάθε ένα από τα κράτη που εκπροσωπήθηκαν στη Ένατη Σύνοδο της Διάσκεψης της Χάγης για το διεθνές ιδιωτικό δίκαιο, καθώς και στην Ιρλανδία, την Ισλανδία, το Λιχτενστάιν και την Τουρκία.
Παράρτημα: υπόδειγμα Apostille
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ ΤΗΣ ΣΥΜΒΑΣΗΣ
Υπόδειγμα Αποστίλ
Η βεβαίωση έχει τετράγωνο σχήμα με πλευρά τουλάχιστον 9 εκ.
APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Κράτος:
Η παρούσα δημόσια πράξη
2. έχει υπογραφεί από
3. υπό την ιδιότητα του
4. και φέρει σφραγίδα/ταινία
Βεβαιώθηκε
5. στο 6. Την
7. από
8. Υπ’ αρ.
9. Σφραγίδα/ταινία 10. Υπογραφή:
*Πηγή: Εθνικό Κέντρο Τεκμηρίωσης και Ηλεκτρονικού Περιεχομένου (EKT).
Πώς συντονίζει η La Fit Trans Apostille και μετάφραση;
Η La Fit Trans εξετάζει το έγγραφο, τον εκδότη, το κράτος προορισμού και τις απαιτήσεις του αποδέκτη πριν επιβεβαιώσει τη διαδρομή. Η ομάδα συντονίζει Apostille, προηγούμενες επικυρώσεις, νομιμοποίηση εγγράφου, μετάφραση και παράδοση ως ενιαία ιχνηλάσιμη υπηρεσία.
Η προσφορά βασίζεται στο πραγματικό έγγραφο και τη διαδικασία. Όπου επιτρέπεται εκπροσώπηση, η La Fit Trans αναλαμβάνει υποβολή και παραλαβή· η ηλεκτρονική παραγγελία επιτρέπει να διευκρινιστούν εκ των προτέρων τα έγγραφα και η χρήση τους.