¿Cómo simplifica el Convenio el uso de documentos públicos?
El Convenio suprime la legalización diplomática o consular tradicional para los documentos públicos otorgados en un Estado contratante y presentados en otro cuando el régimen se aplica entre ambos. En su lugar puede exigirse la Apostilla expedida por la autoridad competente del Estado de origen.
La participación de un Estado no debe deducirse de una lista privada antigua. La tabla de estado actual de la HCCH recoge adhesiones, entrada en vigor, autoridades competentes y objeciones pertinentes; por eso se comprueban el Estado de origen y el de destino.
¿Qué elementos certifica la Apostilla según el Convenio?
La Apostilla certifica la autenticidad de la firma, la calidad en que actuó el firmante y, cuando proceda, el sello o timbre del documento público. No certifica el contenido ni convierte automáticamente un documento privado en público.
No sustituye la traducción ni elimina los requisitos de la institución receptora sobre original, vigencia, anexos o forma de presentación. Si una ley, convenio bilateral o práctica establece un régimen más sencillo, puede no ser necesaria ni siquiera la Apostilla.
¿Qué documentos están comprendidos?
El artículo 1 incluye documentos de tribunales y funcionarios relacionados, documentos administrativos, actos notariales y certificaciones oficiales colocadas sobre documentos privados. Excluye los documentos de agentes diplomáticos o consulares y ciertos documentos administrativos vinculados directamente con operaciones comerciales o aduaneras.
La revisión práctica comienza por el emisor y el tipo de documento, no solo por el país. Antes de presentar se confirma la autoridad competente y cualquier régimen más favorable aplicable al documento concreto.
¿Cómo debe utilizarse el texto completo?
A continuación se conserva el texto completo de referencia y el modelo de Apostilla. Para la interpretación jurídica y el estado actual prevalecen el texto oficial francés e inglés publicado por la HCCH y la tabla de estado vigente.
Texto completo de referencia del Convenio
Convención de La Haya sobre la supresión del requisito de legalización de los documentos públicos extranjeros*
(Concluida el 5 de octubre de 1961)
(Convención n. º 12)
(*¡Traducción no oficial del inglés!)
Los Estados signatarios de esta convención, deseando suprimir el requisito de legalización diplomática o consular de los documentos públicos extranjeros;
Han decidido celebrar esta convención con este fin y han acordado lo siguiente:
Ámbito y certificado de Apostilla — artículos 1–4
Artículo 1
La presente convención se aplicará a los documentos públicos que hayan sido formalizados en el territorio de uno de los Estados contratantes y que deban presentarse en el territorio de otro Estado contratante.
A efectos de la presente convención, se considerarán documentos públicos:
A/ los documentos expedidos por una autoridad o funcionario vinculados al sistema jurisdiccional del Estado, incluidos los documentos expedidos por un fiscal, secretario de tribunal o alguacil;
B/ los documentos administrativos;
C/ los actos notariales;
D/ las certificaciones oficiales, como inscripciones en un registro, o la certificación de una fecha o firma en un documento privado.
La presente convención no se aplicará a:
A/ documentos elaborados por agentes diplomáticos o consulares;
B/ documentos administrativos directamente relacionados con una operación comercial o aduanera.
Artículo 2
Todo Estado contratante eximirá de legalización los documentos a los que se aplica la presente convención y que deban presentarse en su territorio. A los efectos de la presente convención, por legalización se entenderán únicamente las formalidades mediante las cuales los agentes diplomáticos y consulares del Estado en cuyo territorio deba presentarse el documento certifican la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado la persona que ha firmado el documento o, en su caso, la autenticidad del sello o timbre colocado en el documento.
Artículo 3
La única formalidad que podrá exigirse para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado la persona que ha firmado el documento y, en su caso, la autenticidad del sello o timbre colocado en el documento, será la colocación de la certificación descrita en el artículo 4 por la autoridad competente del Estado del que proceda el documento.
La formalidad mencionada en el párrafo anterior no podrá exigirse cuando una ley, reglamento o la práctica consolidada en el Estado en que deba presentarse el documento, o un acuerdo entre dos o más Estados contratantes, la excluyan, la simplifiquen o eximan el documento de legalización.
Artículo 4
La certificación prevista en el artículo 3, apartado 1, se colocará sobre el propio documento o sobre una prolongación y deberá corresponder al modelo adjunto a la presente convención.
La certificación podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida. Las expresiones normalizadas utilizadas en ella podrán figurar también en un segundo idioma. El título "Apostille (Convention de La Haye du 5 oktobre 1961)" deberá figurar en francés.
Expedición, autoridades competentes y registros — artículos 5–9
Artículo 5
La certificación se expedirá a solicitud de la persona que haya firmado el documento, o a solicitud de cualquier portador del documento.
Debidamente cumplimentada, certificará la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado la persona que ha firmado el documento y, en su caso, la autenticidad del sello o timbre colocado en el documento.
La firma, el sello y el timbre de la certificación estarán exentos de toda legalización.
Artículo 6
Cada Estado contratante designará las autoridades que, de conformidad con sus funciones oficiales, estén facultadas para expedir la certificación prevista en el artículo 3, apartado 1. El Estado notificará de ello al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos al depositar el instrumento de ratificación o de adhesión, o la declaración de extensión del ámbito de aplicación. También notificará cualquier cambio en la designación de dichas autoridades.
Artículo 7
Cada una de las autoridades designadas conforme al artículo 6 deberá llevar un registro o fichero en el que anote las certificaciones expedidas, indicando:
A/ el número de orden y la fecha de la certificación;
B/ el nombre de la persona que haya firmado el acta pública y la calidad en que haya actuado, o, para los documentos no firmados, la denominación de la autoridad que haya colocado el sello o timbre.
A solicitud de cualquier persona interesada, la autoridad que haya expedido la certificación estará obligada a comprobar si lo consignado en ella se corresponde con lo anotado en el registro o fichero.
Artículo 8
Cuando entre dos o más de los Estados contratantes exista un tratado, convención o acuerdo que contenga disposiciones que sometan la certificación de la firma, el sello o el timbre a determinadas formalidades, la presente convención solo las derogará con la condición de que las formalidades previstas en ellos sean más estrictas que las formalidades de los artículos 3 y 4.
Artículo 9
Cada Estado contratante adoptará las medidas necesarias para evitar que sus agentes diplomáticos o consulares realicen legalizaciones en los casos en que la presente convención prevea la exención de legalización.
Firma, adhesión y vigencia — artículos 10–15
Artículo 10
La presente convención estará abierta a la firma de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, así como de Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía.
Estará sujeta a ratificación, y los instrumentos de ratificación se depositarán en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
Artículo 11
La presente convención entrará en vigor el sexagésimo día siguiente al depósito del tercer instrumento de ratificación mencionado en el artículo 10, apartado 2.
La convención entrará en vigor para cada Estado signatario que la ratifique posteriormente el sexagésimo día siguiente al depósito de su instrumento de ratificación.
Artículo 12
Todo Estado no mencionado en el artículo 10 podrá adherirse a la presente convención tras su entrada en vigor conforme al artículo 11, apartado 1. Los instrumentos de adhesión se depositarán en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos. La adhesión surtirá efecto solo en las relaciones entre el Estado adherente y los Estados contratantes que no hayan formulado objeción a dicha adhesión en un plazo de seis meses desde la recepción de la notificación prevista en el artículo 15, letra D. De tal objeción se informará al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
La convención entrará en vigor entre el Estado adherente y los Estados que no hayan formulado objeción a la adhesión el sexagésimo día siguiente al vencimiento del plazo de seis meses mencionado en el párrafo anterior.
Artículo 13
Todo Estado podrá, en el momento de la firma, ratificación o adhesión, declarar que la presente convención se aplicará a todo el territorio que represente en las relaciones internacionales o a una o varias partes de dicho territorio. La declaración surtirá efecto desde el momento de la entrada en vigor de la convención para ese Estado. Toda notificación posterior de extensión del ámbito territorial se comunicará al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos.
Cuando la declaración de extensión del ámbito territorial sea realizada por un Estado que haya firmado y ratificado la convención, esta entrará en vigor para los territorios indicados conforme al artículo 11. Cuando la declaración de extensión del ámbito sea realizada por un Estado adherente a la convención, esta entrará en vigor para los territorios indicados conforme al artículo 12.
Artículo 14
La presente convención estará vigente durante un plazo de cinco años a partir de la fecha de su entrada en vigor conforme al artículo 11, apartado 1, incluso para los Estados que la hayan ratificado o se hayan adherido a ella posteriormente.
La vigencia de la convención se prorrogará tácitamente por nuevos periodos de cinco años, salvo denuncia.
La notificación de denuncia deberá depositarse en el Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos, a más tardar seis meses antes de la expiración del respectivo período de cinco años.
La denuncia podrá limitarse únicamente a algunos de los territorios a los que se aplique la convención.
La denuncia surtirá efecto solo respecto del Estado que haya enviado la notificación al respecto. La convención seguirá vigente para los demás Estados contratantes.
Artículo 15
El Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos notificará mediante notas a los Estados mencionados en el artículo 10, así como a los Estados adheridos de conformidad con lo dispuesto en el artículo 12, sobre:
A/ las autoridades designadas, mencionadas en el artículo 6, apartado 2;
B/ las firmas y ratificaciones mencionadas en el artículo 10;
C/ la fecha a partir de la cual la presente convención entrará en vigor conforme a las disposiciones del artículo 11, apartado 1;
D/ las adhesiones y objeciones mencionadas en el artículo 12, y las fechas a partir de las cuales surtan efecto;
E/ las extensiones del ámbito de aplicación mencionadas en el artículo 13, y las fechas a partir de las cuales surtan efecto;
F/ la denuncia mencionada en el artículo 14, apartado 3.
En fe de lo cual, los abajo firmantes, debidamente autorizados, firmaron la presente convención.
Hecha en La Haya el 5 de octubre de 1961 en francés e inglés, prevaleciendo el texto francés en caso de discrepancia, en un solo ejemplar que será depositado en los archivos del Gobierno de los Países Bajos, y una copia certificada del mismo será transmitida por vía diplomática a cada uno de los Estados representados en la Novena Sesión de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, así como a Irlanda, Islandia, Liechtenstein y Turquía.
Anexo: modelo de Apostilla
ANEXO A LA CONVENCIÓN
Modelo de Apostille
La certificación tiene forma cuadrada con un lado de al menos 9 cm.
APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Estado:
Este acto público
2. ha sido firmado por
3. en calidad de
4. y lleva el sello/marca
Certificado
5. en 6. el
7. por
8. bajo el n. º
9. Sello/marca 10. Firma:
*Fuente: Centro Nacional de Información y Documentación (NACID).
¿Cómo coordina La Fit Trans la Apostilla y la traducción?
La Fit Trans revisa el documento, el emisor, el Estado de destino y las exigencias del receptor antes de confirmar el itinerario. El equipo coordina la Apostilla, certificaciones previas, legalización del documento, traducción y entrega como un servicio trazable.
El presupuesto responde al documento y al circuito reales. Cuando se admite representación, La Fit Trans puede gestionar presentación y recogida; el pedido en línea permite aclarar de antemano los documentos y su uso.