Как Конвенцията опростява използването на публични актове?
Конвенцията премахва традиционната дипломатическа или консулска легализация за публични актове, издадени в една договаряща държава и представяни в друга държава, между които режимът е приложим. На нейно място може да се изисква единното удостоверение Apostille, издадено от компетентния орган в държавата на произход.
Участието на държава в Конвенцията не се установява по стар списък в частен сайт. Актуалната таблица на HCCH показва присъединяването, влизането в сила, компетентните органи и относимите възражения, затова маршрутът се проверява според държавата на издаване и държавата на представяне.
Кои обстоятелства удостоверява апостилът по Конвенцията?
Апостилът удостоверява автентичността на подписа, качеството, в което е действало подписалото лице, и при необходимост печата или щемпела върху публичния акт. Той не потвърждава съдържанието на документа и не превръща частен документ автоматично в публичен.
Удостоверението не заменя превода и не отменя отделните изисквания на приемащата институция към оригинал, срок на валидност, приложения или начин на подаване. Когато закон, двустранен договор или практика предвижда по-лек режим, може да не е необходим дори апостил.
Кои актове попадат в обхвата?
Член 1 включва документи от съдилища и свързани длъжностни лица, административни документи, нотариални актове и официални удостоверявания върху частни документи. Изключени са актовете на дипломатически или консулски служители и административните документи, пряко свързани с търговски или митнически операции.
Практическата проверка започва от издателя и вида на документа, а не само от държавата. За българските процедури значение има и кой орган е компетентен за съответната категория; МВнР публикува действащите режими за заверка и легализация.
Как да се чете пълният текст по-долу?
Следва пълният неофициален превод, запазен като справочен материал за членовете и образеца на Apostille. При правно тълкуване и проверка на актуалния статут водещи са официалният английски и френски текст на HCCH и текущата статусна таблица.
Пълен неофициален превод на Конвенцията
Хагска конвенция за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове*
(Сключена на 5 октомври 1961 г.)
(Конвенция №12)
(*Неофициален превод от английски език!)
Държавите, подписали тази конвенция, в желанието си да премахнат изискването за дипломатическа или консулска легализация на чуждестранни публични актове;
Решиха за тази цел да сключат конвенцията и се споразумяха за следното:
Приложно поле и удостоверение Apostille — членове 1–4
Член 1
Тази конвенция се прилага по отношение на публичните актове, които са изготвени на територията на една от договарящите държави и трябва да се представят на територията на друга договаряща държава.
По смисъла на тази конвенция за публични актове се считат:
А/ документите, издавани от орган или длъжностно лице, свързано с правораздавателната система на държавата, включително документите, издавани от прокурор, секретар на съд или призовкар;
В/ административните документи;
С/ нотариалните актове;
D/ официалните заверки като записвания в регистър, или удостоверяване на дата или подпис върху частен документ.
Тази конвенция не се прилага по отношение на:
А/ документи, изготвени от дипломатически или консулски служители;
В/ административни документи, пряко свързани с търговска или митническа операция.
Член 2
Всяка договаряща държава освобождава от легализация документите, по отношение на които се прилага тази конвенция и които трябва да се представят на нейна територия. По смисъла на тази конвенция легализация представляват единствено формалните процедури, чрез които дипломатическите и консулските служители на държавата, на чиято територия трябва да се представи документът, удостоверяват истинността на подписа, качеството, в което е действало лицето, подписало документа, или при необходимост, автентичността на печата или марката, поставени върху документа.
Член 3
Единствената формална процедура, която може да се изисква за удостоверяване истинността на подписа, на качеството в което е действало лицето, подписало документа, и при необходимост, достоверността на печата или марката, поставени върху документа, е прилагането на описаното в чл. 4 удостоверение от компетентния за това орган на държавата, от която произхожда документът.
Формалната процедура, упомената в предходната алинея, не може да се изисква в случаите, в които закон, правилник или утвърдилата се практика в държавата, в която се представя документът, или договореност между две или повече договарящи държави я изключват, опростяват или освобождават документа от легализация.
Член 4
Удостоверението, предвидено в чл.3, ал.1, се поставя върху самия документ или върху продължение и трябва да съответства на образеца, приложен към тази конвенция.
Удостоверението може да бъде съставено на официалния език на органа, който го издава. Стандартните изрази, използвани в него, могат да бъдат и на втори език. Заглавието "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" трябва да бъде на френски език.
Издаване, компетентни органи и регистър — членове 5–9
Член 5
Удостоверението се издава по искане на лицето, подписало документа, или по искане на всеки приносител на документа.
Надлежно попълнено, то удостоверява истинността на подписа, качеството, в което е действало лицето, подписало документа, и при необходимост - автентичността на печата или марката, поставени върху документа.
Подписът, печатът и марката на удостоверението са освободени от всякаква легализация.
Член 6
Всяка договаряща държава определя органите, които в съответствие със служебните им задължения са оправомощени да издават удостоверението, предвидено в чл.3, ал.1 Държавата уведомява за това Министерството на външните работи на Холандия при депозирането на ратификационния или присъединителен документ или на декларацията за разширение на обхвата. Тя уведомява също така и за всяка промяна в определянето на тези органи.
Член 7
Всеки от определените по реда на чл.6 органи трябва да поддържа регистър или картотека, в който отбелязва издадените удостоверения, като посочва:
А/ поредния номер и дата на удостоверението;
В/ името на лицето, подписало публичния акт, и качеството, в което е действало, или за неподписаните документи - наименованието на органа, поставил печата или марката.
По искане на всяко заинтересовано лице органът, издал удостоверението, се задължава да провери дали записаното в него отговаря на записаното в регистъра или картотеката.
Член 8
Когато между две или повече от договарящите държави съществува договор, конвенция или споразумение, съдържащи разпоредби, които подчиняват удостоверяването на подписа, печата или марката на определени формални процедури, тази конвенция ги отменя единствено при условие, че предвидените в тях формални процедури са по-строги от формалните процедури по чл.3 и 4.
Член 9
Всяка договаряща държава предприема необходимите мерки, за да се избегне извършването на легализации от нейните дипломатически или консулски служители в случаите, за които тази конвенция предвижда освобождаване от легализация.
Подписване, присъединяване и действие — членове 10–15
Член 10
Тази конвенция е открита за подписване от държавите, представени на Деветата сесия на Хагската конференция по международно частно право, както и от Ирландия, Исландия, Лихтенщайн и Турция.
Тя подлежи на ратификация, като ратификационните документи се депозират в Министерството на външните работи на Холандия.
Член 11
Тази конвенция влиза в сила на шестдесетия ден след депозирането на третия ратификационен документ, посочен в чл.10, ал.2.
Конвенцията влиза в сила за всяка подписала я държава, която впоследствие я ратифицира, на шестдесетия ден след депозирането на нейния ратификационен документ.
Член 12
Всяка държава, непосочена в чл.10, може да се присъедини към тази конвенция след нейното влизане в сила съгласно чл.11, ал. 1. Документите за присъединяване се депозират в Министерството на външните работи на Холандия. Присъединяването ще породи действие само в отношенията между присъединилата се държава и договарящите държави, които не са възразили срещу това присъединяване в срок от шест месеца от получаване на съобщението по чл. 15, т."D". За такова възражение се уведомява Министерството на външните работи на Холандия.
Конвенцията влиза в сила между присъединилата се държава и държавите, не възразили срещу присъединяването, на шестдесетия ден след изтичането на шестмесечния срок, посочен в предходната алинея.
Член 13
Всяка държава може при подписването, ратификацията или присъединяването да заяви, че тази конвенция ще се прилага върху цялата територия, която тя представлява в международните отношения или върху една или няколко части от тази територия. Декларацията започва да действа от момента на влизане в сила на конвенцията на тази държава. Всяко последващо уведомление за разширение на териториалния обхват се съобщава на Министерството на външните работи на Холандия.
Когато декларацията за разширение на териториалния обхват е направена от държава, подписала и ратифицирала конвенцията, тя влиза в сила за посочените територии съгласно чл.11. Когато декларацията за разширение на обхвата е направена от държава, присъединила се към конвенцията, тя влиза в сила за посочените територии съгласно чл. 12.
Член 14
Тази конвенция ще бъде в сила за срок от пет години от датата на нейното влизане в сила съгласно чл.11, ал.1 , включително и за държавите, които са я ратифицирали или са се присъединили към нея по-късно.
Действието на конвенцията се продължава мълчаливо за нов петгодишен срок, освен ако не бъде денонсирана.
Уведомлението за денонсиране трябва да се депозира в Министерството на външните работи на Холандия най-късно шест месеца преди изтичането на съответния петгодишен срок.
Денонсирането може да се ограничи само до някои територии, на които се прилага конвенцията.
Денонсирането има действие само по отношение на държавата, изпратила нота за това. Конвенцията остава в сила за другите договарящи държави.
Член 15
Министерството на външните работи на Холандия уведомява с ноти държавите, посочени в чл.10, както и държавите, присъединили се в съответствие с разпоредбите на чл.12 , за:
А/ определените органи, посочени в чл.6, ал.2;
В/ подписване и ратификации, посочени в чл.10;
С/ датата, от която тази конвенция влиза в сила съгласно разпоредбите на чл.11, ал.1;
D/ присъединяванията и възраженията, посочени в чл.12, и датите, от които те влизат в сила;
Е/ разширенията на обхвата, посочени в чл.13, и датите от които те влизат в сила;
F/ денонсирането, посочено в чл.14, ал.3.
В уверение на което долуподписаните, надлежно упълномощени, подписаха тази конвенция.
Съставена в Хага на 5 октомври 1961 г. на френски и английски език, като френският текст се взема предвид в случай на противоречие, в един екземпляр, който ще бъде депозиран в архивите на правителството на Холандия, и по едно заверено копие от него ще бъде предадено по дипломатически път на всяка от държавите, представени на Деветата сесия на Хагската Конференция по международно частно право, както и на Ирландия, Исландия, Лихтенщайн и Турция.
Приложение: образец на Apostille
ПРИЛОЖЕНИЕ КЪМ КОНВЕНЦИЯТА
Образец на Apostille
Удостоверението има квадратна форма със страна най-малко 9 см.
APOSTILLE
(Convention de la Haye du 5 octobre 1961)
1. Държава:
Този публичен акт
2. е подписан от
3. в качеството му на
4. и е поставен печат/марка
Заверен
5. в 6. На
7. от
8. Под №
9. Печат/марка 10. Подпис:
*Източник: Национален център за информация и документация (НАЦИД).
Как Ла Фит Транс организира апостила и превода?
Ла Фит Транс преглежда документа, издателя, държавата на използване и изискванията на получателя, за да определи приложимия режим. Екипът координира апостил, необходимите предварителни заверки, легализацията на документа, превода и доставката като една проследима услуга.
Клиентът получава конкретна оферта според документа и маршрута, вместо общо обещание за еднаква процедура. При допустимо представителство подаването и получаването се поемат от Ла Фит Транс, а онлайн поръчката позволява документите и предназначението им да бъдат уточнени предварително.