Comment la Convention simplifie-t-elle l’usage des actes publics ?
La Convention supprime la légalisation diplomatique ou consulaire classique pour les actes publics établis dans un État contractant et produits dans un autre lorsque le régime s’applique entre eux. Elle peut être remplacée par l’Apostille délivrée par l’autorité compétente de l’État d’origine.
La participation d’un État ne se déduit pas d’une ancienne liste privée. Le tableau d’état actuel de la HCCH recense adhésions, entrée en vigueur, autorités compétentes et objections pertinentes ; le parcours est donc vérifié pour l’État d’origine et l’État de destination.
Quels éléments l’Apostille certifie-t-elle selon la Convention ?
L’Apostille certifie l’authenticité de la signature, la qualité dans laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, le sceau ou timbre porté par l’acte public. Elle ne certifie pas le contenu et ne transforme pas automatiquement un acte privé en acte public.
Elle ne remplace pas la traduction et n’écarte pas les règles du destinataire sur l’original, l’ancienneté du document, les annexes ou le mode de dépôt. Une loi, un accord bilatéral ou une pratique plus favorable peut même dispenser d’Apostille.
Quels actes relèvent de la Convention ?
L’article 1 couvre les actes émanant des juridictions et agents liés, les documents administratifs, les actes notariés et les attestations officielles placées sur des documents privés. Sont exclus les actes établis par des agents diplomatiques ou consulaires et certains documents administratifs commerciaux ou douaniers.
L’analyse pratique commence par l’émetteur et la nature du document, pas uniquement par le pays. L’autorité compétente et toute règle plus simple sont confirmées pour le dossier précis avant le dépôt.
Comment utiliser le texte complet ci-dessous ?
Le texte de référence complet et le modèle d’Apostille sont conservés ci-dessous. Pour l’interprétation juridique et l’état actuel, le texte officiel français et anglais publié par la HCCH et le tableau d’état à jour restent déterminants.
Texte de référence complet de la Convention
Convention de La Haye supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers*
(Conclue le 5 octobre 1961)
(Convention n°12)
(*Traduction non officielle depuis l’anglais !)
Les États signataires de la présente Convention, désireux de supprimer l’exigence de la légalisation diplomatique ou consulaire des actes publics étrangers,
ont décidé de conclure à cet effet la Convention et sont convenus de ce qui suit :
Champ d’application et Apostille — articles 1 à 4
Article 1
La présente Convention s’applique aux actes publics qui ont été établis sur le territoire de l’un des États contractants et qui doivent être présentés sur le territoire d’un autre État contractant.
Au sens de la présente Convention, sont considérés comme actes publics :
A/ les documents émanant d’une autorité ou d’un officier relevant de la juridiction de l’État, y compris les documents émanant d’un procureur, d’un greffier ou d’un huissier de justice ;
B/ les documents administratifs ;
C/ les actes notariés ;
D/ les attestations officielles, telles que mentions d’enregistrement, ou certification d’une date ou d’une signature sur un document sous seing privé.
La présente Convention ne s’applique pas :
A/ aux documents établis par des agents diplomatiques ou consulaires ;
B/ aux documents administratifs ayant un rapport direct avec une opération commerciale ou douanière.
Article 2
Chaque État contractant dispense de légalisation les documents auxquels s’applique la présente Convention et qui doivent être présentés sur son territoire. Au sens de la présente Convention, la légalisation ne comprend que les formalités par lesquelles les agents diplomatiques ou consulaires du pays sur le territoire duquel le document doit être présenté certifient l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire du document a agi et, le cas échéant, l’authenticité du sceau ou du timbre apposé sur le document.
Article 3
La seule formalité qui puisse être exigée pour attester l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire du document a agi et, le cas échéant, l’authenticité du sceau ou du timbre apposé sur le document, est l’apposition de la certification visée à l’article 4, délivrée par l’autorité compétente de l’État d’où émane le document.
La formalité mentionnée dans l’alinéa précédent ne peut être exigée lorsque les lois, règlements ou la pratique établie dans l’État où le document est présenté, ou un accord entre deux ou plusieurs États contractants, en dispensent, la simplifient ou exemptent le document de légalisation.
Article 4
La certification prévue à l’article 3, alinéa 1, est apposée sur le document lui-même ou sur une prolongation et doit être conforme au modèle annexé à la présente Convention.
La certification peut être rédigée dans la langue officielle de l’autorité qui l’émet. Les mentions standard qu’elle contient peuvent également être dans une seconde langue. Le titre « Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) » doit être en français.
Délivrance, autorités compétentes et registres — articles 5 à 9
Article 5
La certification est délivrée à la demande de la personne qui a signé le document ou à la demande de tout porteur du document.
Dûment remplie, elle atteste l’authenticité de la signature, la qualité en laquelle le signataire du document a agi et, le cas échéant, l’authenticité du sceau ou du timbre apposé sur le document.
La signature, le sceau et le timbre de la certification sont dispensés de toute légalisation.
Article 6
Chaque État contractant désigne, en fonction de leurs fonctions officielles, les autorités habilitées à délivrer la certification prévue à l’article 3, alinéa 1. L’État en informe le Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas lors du dépôt de son instrument de ratification, d’adhésion ou de la déclaration d’extension territoriale. Il informe également de toute modification apportée à la désignation de ces autorités.
Article 7
Chaque autorité désignée conformément à l’article 6 doit tenir un registre ou un fichier dans lequel elle consigne les certifications délivrées, en indiquant :
A/ le numéro d’ordre et la date de la certification ;
B/ le nom de la personne ayant signé l’acte public, ainsi que la qualité en laquelle elle a agi, ou, pour les documents non signés, la dénomination de l’autorité ayant apposé le sceau ou le timbre.
À la demande de toute personne intéressée, l’autorité qui a délivré la certification est tenue de vérifier si les mentions portées sur celle-ci correspondent à celles figurant dans le registre ou le fichier.
Article 8
Lorsqu’entre deux ou plusieurs États contractants existe un traité, une convention ou un accord contenant des dispositions soumettant l’attestation de la signature, du sceau ou du timbre à certaines formalités, la présente Convention ne les annule que si les formalités prévues y sont plus rigoureuses que celles prévues aux articles 3 et 4.
Article 9
Chaque État contractant prend les mesures nécessaires pour éviter que ses agents diplomatiques ou consulaires n’accomplissent des légalisations dans les cas où la présente Convention prévoit une dispense de légalisation.
Signature, adhésion et fonctionnement — articles 10 à 15
Article 10
La présente Convention est ouverte à la signature des États représentés à la Neuvième session de la Conférence de La Haye de droit international privé, ainsi qu’à l’Irlande, à l’Islande, au Liechtenstein et à la Turquie.
Elle sera ratifiée et les instruments de ratification seront déposés au Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas.
Article 11
La présente Convention entrera en vigueur le soixantième jour suivant le dépôt du troisième instrument de ratification visé à l’article 10, alinéa 2.
La Convention entrera en vigueur, pour tout État signataire qui la ratifiera ultérieurement, le soixantième jour suivant le dépôt de son instrument de ratification.
Article 12
Tout État non visé à l’article 10 peut adhérer à la présente Convention après son entrée en vigueur conformément à l’article 11, alinéa 1. Les instruments d’adhésion seront déposés au Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas. L’adhésion ne produira effet que dans les relations entre l’État adhérant et les États contractants qui ne se seront pas opposés à cette adhésion dans un délai de six mois à compter de la réception de la notification visée à l’article 15, point D. Le Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas sera informé d’une telle opposition.
La Convention entrera en vigueur entre l’État adhérant et les États ne s’étant pas opposés à l’adhésion, le soixantième jour suivant l’expiration du délai de six mois visé à l’alinéa précédent.
Article 13
Tout État peut, au moment de la signature, de la ratification ou de l’adhésion, déclarer que la présente Convention s’appliquera à l’ensemble du territoire qu’il représente dans les relations internationales ou à une ou plusieurs parties de ce territoire. La déclaration prendra effet au moment de l’entrée en vigueur de la Convention à l’égard de cet État. Toute notification ultérieure d’extension du champ territorial est communiquée au Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas.
Lorsque la déclaration d’extension du champ territorial est faite par un État signataire et ratifiant la Convention, elle entre en vigueur pour les territoires concernés conformément à l’article 11. Lorsque la déclaration d’extension du champ d’application est faite par un État adhérant à la Convention, elle entre en vigueur pour les territoires concernés conformément à l’article 12.
Article 14
La présente Convention demeurera en vigueur pendant une durée de cinq ans à compter de la date de son entrée en vigueur conformément à l’article 11, alinéa 1, y compris pour les États qui l’auront ratifiée ou y auront adhéré ultérieurement.
La Convention sera reconduite tacitement pour une nouvelle période de cinq ans, sauf dénonciation.
La notification de dénonciation devra être déposée au Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas au plus tard six mois avant l’expiration de la période quinquennale concernée.
La dénonciation peut être limitée à certains territoires auxquels la Convention s’applique.
La dénonciation ne produit effet qu’à l’égard de l’État qui a notifié cette dénonciation. La Convention demeure en vigueur pour les autres États contractants.
Article 15
Le Ministère des affaires étrangères des Pays-Bas notifie par voie de notes aux États visés à l’article 10, ainsi qu’aux États ayant adhéré conformément aux dispositions de l’article 12 :
A/ les autorités désignées visées à l’article 6, alinéa 2 ;
B/ les signatures et ratifications visées à l’article 10 ;
C/ la date à laquelle la présente Convention entre en vigueur conformément aux dispositions de l’article 11, alinéa 1 ;
D/ les adhésions et oppositions visées à l’article 12, ainsi que les dates auxquelles elles prennent effet ;
E/ les extensions du champ d’application visées à l’article 13, ainsi que les dates auxquelles elles prennent effet ;
F/ la dénonciation visée à l’article 14, alinéa 3.
En foi de quoi, les soussignés, dûment autorisés, ont signé la présente Convention.
Fait à La Haye, le 5 octobre 1961, en français et en anglais, le texte français faisant foi en cas de divergence, en un seul exemplaire qui sera déposé dans les archives du gouvernement des Pays-Bas, et dont une copie certifiée conforme sera remise par la voie diplomatique à chacun des États représentés à la Neuvième session de la Conférence de La Haye de droit international privé, ainsi qu’à l’Irlande, à l’Islande, au Liechtenstein et à la Turquie.
Annexe : modèle d’Apostille
ANNEXE À LA CONVENTION
Modèle d’Apostille
La certification a la forme d’un carré d’au moins 9 cm de côté.
APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Pays :
Le présent acte public
2. a été signé par
3. en sa qualité de
4. et revêtu du sceau/timbre de
Certifié
5. à 6. le
7. par
8. sous le n°
9. Sceau/timbre 10. Signature :
*Source : Centre national d’information et de documentation (NAICD).
Comment La Fit Trans coordonne-t-elle apostille et traduction ?
La Fit Trans examine le document, son émetteur, l’État de destination et les exigences du destinataire avant de confirmer le parcours. L’équipe coordonne l’apostille, les certifications préalables, la légalisation du document, la traduction et la livraison dans une prestation suivie.
Le devis correspond au document et au circuit réels. Lorsque la représentation est admise, La Fit Trans peut assurer dépôt et retrait ; la commande en ligne permet de préciser au préalable les documents et leur usage.