Come semplifica la Convenzione l’uso degli atti pubblici?
La Convenzione elimina la legalizzazione diplomatica o consolare tradizionale per gli atti pubblici formati in uno Stato contraente e prodotti in un altro quando il regime è applicabile tra i due. Al suo posto può essere richiesta l’Apostille dell’autorità competente dello Stato di origine.
La partecipazione di uno Stato non va dedotta da un vecchio elenco privato. La tabella di stato aggiornata della HCCH registra adesioni, entrata in vigore, autorità competenti e obiezioni pertinenti; occorre quindi verificare sia lo Stato di origine sia quello di destinazione.
Quali elementi certifica l’Apostille secondo la Convenzione?
L’Apostille certifica l’autenticità della firma, la qualità in cui ha agito il firmatario e, se necessario, il sigillo o timbro sull’atto pubblico. Non certifica il contenuto e non trasforma automaticamente un documento privato in atto pubblico.
Non sostituisce la traduzione né elimina i requisiti del destinatario relativi a originale, attualità, allegati o modalità di deposito. Se legge, accordo bilaterale o prassi prevede un regime più semplice, può non servire neppure l’Apostille.
Quali atti rientrano nell’ambito?
L’articolo 1 comprende atti di tribunali e funzionari collegati, documenti amministrativi, atti notarili e certificazioni ufficiali apposte su documenti privati. Esclude gli atti di agenti diplomatici o consolari e alcuni documenti amministrativi connessi direttamente a operazioni commerciali o doganali.
La verifica pratica parte dall’emittente e dal tipo di documento, non soltanto dal Paese. Prima del deposito si confermano l’autorità competente e l’eventuale regime più favorevole per il documento specifico.
Come utilizzare il testo completo qui sotto?
Il testo completo di riferimento e il modello di Apostille sono conservati qui sotto. Per interpretazione giuridica e stato attuale fanno fede il testo ufficiale francese e inglese pubblicato dalla HCCH e la tabella di stato aggiornata.
Testo completo di riferimento della Convenzione
Convenzione dell'Aia sull'abolizione della legalizzazione degli atti pubblici stranieri*
(Conclusa il 5 ottobre 1961)
(Convenzione n. 12)
(*Traduzione non ufficiale dall'inglese!)
Gli Stati firmatari della presente Convenzione, desiderosi di sopprimere l'esigenza della legalizzazione diplomatica o consolare degli atti pubblici stranieri;
Hanno deciso di concludere a tal fine la presente Convenzione e hanno convenuto quanto segue:
Ambito e certificato Apostille — articoli 1–4
Articolo 1
La presente Convenzione si applica agli atti pubblici redatti nel territorio di uno degli Stati contraenti e che devono essere presentati nel territorio di un altro Stato contraente.
Ai fini della presente Convenzione, sono considerati atti pubblici:
A/ i documenti rilasciati da un'autorità o da un funzionario appartenente al sistema giudiziario dello Stato, compresi i documenti rilasciati da un pubblico ministero, dal cancelliere di un tribunale o da un ufficiale giudiziario;
B/ i documenti amministrativi;
C/ gli atti notarili;
D/ le attestazioni ufficiali quali iscrizioni in un registro, o l'attestazione di una data o di una firma su un documento privato.
La presente Convenzione non si applica a:
A/ documenti redatti da agenti diplomatici o consolari;
B/ documenti amministrativi direttamente riferiti a un'operazione commerciale o doganale.
Articolo 2
Ogni Stato contraente esonera dalla legalizzazione i documenti ai quali si applica la presente Convenzione e che devono essere presentati sul suo territorio. Ai sensi della presente Convenzione, per legalizzazione si intendono esclusivamente le formalità mediante le quali gli agenti diplomatici o consolari dello Stato sul cui territorio il documento deve essere presentato attestano l'autenticità della firma, la qualità in cui ha agito la persona che ha firmato il documento o, se del caso, l'autenticità del sigillo o del timbro apposto sul documento.
Articolo 3
L'unica formalità che può essere richiesta per attestare l'autenticità della firma, della qualità in cui ha agito la persona che ha firmato il documento e, se del caso, l'autenticità del sigillo o del timbro apposto sul documento, è l'apposizione del certificato descritto all'articolo 4 da parte dell'autorità competente dello Stato da cui proviene il documento.
La formalità menzionata nel comma precedente non può essere richiesta nei casi in cui una legge, un regolamento o una prassi consolidata nello Stato in cui il documento deve essere presentato, oppure un accordo tra due o più Stati contraenti, la escludano, la semplifichino o esentino il documento dalla legalizzazione.
Articolo 4
Il certificato previsto all'articolo 3, paragrafo 1, deve essere apposto sul documento stesso o su un foglio separato e deve conformarsi al modello allegato alla presente Convenzione.
Il certificato può essere redatto nella lingua ufficiale dell'autorità che lo rilascia. Le espressioni standard utilizzate possono essere anche in una seconda lingua. Il titolo "Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" deve essere in lingua francese.
Rilascio, autorità competenti e registri — articoli 5–9
Articolo 5
Il certificato è rilasciato su richiesta della persona che ha firmato il documento o di qualsiasi portatore del documento.
Se debitamente compilato, esso attesta l'autenticità della firma, la qualità in cui ha agito la persona che ha firmato il documento e, se del caso, l'autenticità del sigillo o del timbro apposto sul documento.
La firma, il sigillo e il timbro del certificato sono esenti da qualsiasi legalizzazione.
Articolo 6
Ogni Stato contraente designa le autorità che, in conformità ai loro doveri d'ufficio, sono abilitate a rilasciare il certificato previsto all'articolo 3, paragrafo 1. Lo Stato ne informa il Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi al momento del deposito dell'atto di ratifica o di adesione, oppure della dichiarazione di estensione del campo di applicazione. Esso informa altresì di ogni modifica nella designazione di tali autorità.
Articolo 7
Ciascuna delle autorità designate ai sensi dell'articolo 6 deve tenere un registro o un archivio in cui annota i certificati rilasciati, indicando:
A/ il numero progressivo e la data del certificato;
B/ il nome della persona che ha firmato l'atto pubblico e la qualità in cui ha agito, oppure, per i documenti non firmati, la denominazione dell'autorità che ha apposto il sigillo o il timbro.
Su richiesta di qualsiasi persona interessata, l'autorità che ha rilasciato il certificato è tenuta a verificare se quanto in esso riportato corrisponde a quanto registrato nel registro o nell'archivio.
Articolo 8
Quando tra due o più Stati contraenti esiste un trattato, una convenzione o un accordo contenente disposizioni che subordinano l'attestazione della firma, del sigillo o del timbro a determinate formalità, la presente Convenzione le abroga soltanto a condizione che le formalità da esse previste siano più rigorose delle formalità di cui agli articoli 3 e 4.
Articolo 9
Ogni Stato contraente adotta le misure necessarie per evitare che i propri agenti diplomatici o consolari effettuino legalizzazioni nei casi per i quali la presente Convenzione prevede l'esenzione dalla legalizzazione.
Firma, adesione e validità — articoli 10–15
Articolo 10
La presente Convenzione è aperta alla firma degli Stati rappresentati alla Nona Sessione della Conferenza dell'Aia di diritto internazionale privato, nonché dell'Irlanda, dell'Islanda, del Liechtenstein e della Turchia.
Essa è soggetta a ratifica e gli strumenti di ratifica sono depositati presso il Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi.
Articolo 11
La presente Convenzione entra in vigore il sessantesimo giorno successivo al deposito del terzo strumento di ratifica menzionato all'articolo 10, paragrafo 2.
La Convenzione entra in vigore, per ciascuno Stato che l'abbia firmata e che successivamente la ratifichi, il sessantesimo giorno successivo al deposito del relativo strumento di ratifica.
Articolo 12
Qualsiasi Stato non menzionato all'articolo 10 può aderire alla presente Convenzione dopo la sua entrata in vigore ai sensi dell'articolo 11, paragrafo 1. Gli strumenti di adesione sono depositati presso il Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi. L'adesione produrrà effetto solo nei rapporti tra lo Stato aderente e gli Stati contraenti che non abbiano obiettato all'adesione entro un termine di sei mesi dal ricevimento della comunicazione di cui all'articolo 15, lettera D. Di tale obiezione è informato il Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi.
La Convenzione entra in vigore tra lo Stato aderente e gli Stati che non abbiano obiettato all'adesione il sessantesimo giorno successivo alla scadenza del termine semestrale menzionato nel comma precedente.
Articolo 13
Ogni Stato può, al momento della firma, della ratifica o dell'adesione, dichiarare che la presente Convenzione si applicherà all'intero territorio da esso rappresentato nelle relazioni internazionali, oppure a una o più parti di detto territorio. La dichiarazione ha effetto dal momento dell'entrata in vigore della Convenzione per detto Stato. Ogni successiva notifica di estensione dell'ambito territoriale è comunicata al Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi.
Quando la dichiarazione di estensione dell'ambito territoriale è effettuata da uno Stato che ha firmato e ratificato la Convenzione, essa entra in vigore per i territori indicati ai sensi dell'articolo 11. Quando la dichiarazione di estensione è effettuata da uno Stato che ha aderito alla Convenzione, essa entra in vigore per i territori indicati ai sensi dell'articolo 12.
Articolo 14
La presente Convenzione sarà in vigore per un periodo di cinque anni dalla data della sua entrata in vigore ai sensi dell'articolo 11, paragrafo 1, anche per gli Stati che l'abbiano ratificata o vi abbiano aderito successivamente.
L'efficacia della Convenzione è prorogata tacitamente per un nuovo periodo di cinque anni, salvo denuncia.
La notifica di denuncia deve essere depositata presso il Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi al più tardi sei mesi prima della scadenza del rispettivo periodo quinquennale.
La denuncia può essere limitata soltanto ad alcuni territori ai quali la Convenzione si applica.
La denuncia ha effetto soltanto nei confronti dello Stato che ha inviato la notifica. La Convenzione rimane in vigore per gli altri Stati contraenti.
Articolo 15
Il Ministero degli Affari Esteri dei Paesi Bassi notifica, mediante comunicazioni, agli Stati indicati all'articolo 10, nonché agli Stati che abbiano aderito conformemente alle disposizioni dell'articolo 12, quanto segue:
A/ le autorità designate di cui all'articolo 6, paragrafo 2;
B/ le firme e le ratifiche di cui all'articolo 10;
C/ la data dalla quale la presente Convenzione entra in vigore conformemente alle disposizioni dell'articolo 11, paragrafo 1;
D/ le adesioni e le obiezioni di cui all'articolo 12, e le date da cui esse hanno effetto;
E/ le estensioni dell'ambito di applicazione di cui all'articolo 13, e le date da cui esse hanno effetto;
F/ la denuncia di cui all'articolo 14, paragrafo 3.
In fede di che i sottoscritti, debitamente autorizzati, hanno firmato la presente Convenzione.
Fatta all'Aia il 5 ottobre 1961 in lingua francese e inglese, rimanendo il testo francese preminente in caso di divergenza, in un unico esemplare che sarà depositato negli archivi del Governo dei Paesi Bassi, e una copia autentica del medesimo sarà trasmessa per via diplomatica a ciascuno degli Stati rappresentati alla Nona Sessione della Conferenza dell'Aia di diritto internazionale privato, nonché all'Irlanda, all'Islanda, al Liechtenstein e alla Turchia.
Allegato: modello di Apostille
ALLEGATO ALLA CONVENZIONE
Modello di Apostille
Il certificato ha forma quadrata con lato di almeno 9 cm.
APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Stato:
Il presente atto pubblico
2. è stato firmato da
3. in qualità di
4. ed è munito del sigillo/timbro
Certificato
5. a 6. il
7. da
8. n.
9. Sigillo/timbro 10. Firma:
*Fonte: Centro nazionale di informazione e documentazione (NAZID).
Come coordina La Fit Trans Apostille e traduzione?
La Fit Trans esamina documento, emittente, Stato di destinazione e requisiti del destinatario prima di confermare il percorso. Il team coordina Apostille, certificazioni preliminari, legalizzazione del documento, traduzione e consegna come servizio tracciabile.
Il preventivo segue il documento e il percorso reali. Quando la rappresentanza è ammessa, La Fit Trans può curare deposito e ritiro; l’ordine online permette di precisare in anticipo documenti e uso previsto.