Wie vereinfacht das Übereinkommen die Verwendung öffentlicher Urkunden?
Das Übereinkommen beseitigt die klassische diplomatische oder konsularische Legalisation für öffentliche Urkunden, die in einem Vertragsstaat errichtet und in einem anderen Staat vorgelegt werden, sofern das Übereinkommen zwischen beiden gilt. An ihre Stelle kann die Apostille der zuständigen Behörde des Ursprungsstaats treten.
Die Beteiligung eines Staates sollte nicht aus einer veralteten privaten Länderliste abgeleitet werden. Die aktuelle Statustabelle der HCCH enthält Beitritte, Inkrafttreten, zuständige Behörden und einschlägige Einsprüche; deshalb werden Ursprungs- und Bestimmungsstaat gemeinsam geprüft.
Welche Umstände bescheinigt die Apostille nach dem Übereinkommen?
Die Apostille bestätigt die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die unterzeichnende Person gehandelt hat, und gegebenenfalls das Siegel oder den Stempel der öffentlichen Urkunde. Sie bestätigt weder den Inhalt noch macht sie aus einer Privaturkunde automatisch eine öffentliche Urkunde.
Die Bescheinigung ersetzt keine Übersetzung und hebt Anforderungen der empfangenden Stelle an Original, Aktualität, Anlagen oder Einreichungsform nicht auf. Sie kann entbehrlich sein, wenn Gesetz, bilaterales Abkommen oder Praxis eine noch einfachere Behandlung vorsieht.
Welche Urkunden fallen in den Geltungsbereich?
Artikel 1 erfasst Urkunden von Gerichten und verbundenen Amtsträgern, Verwaltungsurkunden, notarielle Urkunden und amtliche Bescheinigungen auf privat unterzeichneten Dokumenten. Ausgenommen sind Urkunden diplomatischer oder konsularischer Vertreter und Verwaltungsurkunden mit unmittelbarem Handels- oder Zollbezug.
Die praktische Prüfung beginnt bei Aussteller und Dokumentart, nicht allein beim Staat. Vor der Einreichung werden die zuständige Behörde und mögliche günstigere Regelungen für das konkrete Dokument bestimmt.
Wie ist der vollständige Text unten zu verwenden?
Der vollständige nichtamtliche Text und das Muster der Apostille bleiben als Nachschlagewerk erhalten. Für Auslegung und aktuellen Vertragsstatus sind der amtliche englische und französische Text der HCCH sowie die laufend aktualisierte Statustabelle maßgeblich.
Vollständiger nichtamtlicher Text des Übereinkommens
Haager Übereinkommen zur Abschaffung des Erfordernisses der Legalisation ausländischer öffentlicher Urkunden*
(Abgeschlossen am 5. Oktober 1961)
(Übereinkommen Nr. 12)
(*Inoffizielle Übersetzung aus dem Englischen!)
Die Vertragsstaaten dieses Übereinkommens haben in dem Wunsch, das Erfordernis der diplomatischen oder konsularischen Legalisation ausländischer öffentlicher Urkunden abzuschaffen;
zu diesem Zweck beschlossen, dieses Übereinkommen zu schließen, und haben Folgendes vereinbart:
Geltungsbereich und Apostille — Artikel 1–4
Artikel 1
Dieses Übereinkommen findet Anwendung auf öffentliche Urkunden, die im Hoheitsgebiet eines der Vertragsstaaten errichtet worden sind und im Hoheitsgebiet eines anderen Vertragsstaats vorgelegt werden müssen.
Im Sinne dieses Übereinkommens gelten als öffentliche Urkunden:
A/ Urkunden, die von einer Behörde oder einem Amtsträger ausgestellt werden, der mit der Rechtspflege des Staates verbunden ist, einschließlich Urkunden, die von einem Staatsanwalt, einem Gerichtsschreiber oder einem Gerichtsvollzieher ausgestellt werden;
B/ Verwaltungsurkunden;
C/ notarielle Urkunden;
D/ amtliche Beglaubigungen wie Eintragungen in Register oder die Bestätigung eines Datums oder einer Unterschrift auf einer Privaturkunde.
Dieses Übereinkommen findet keine Anwendung auf:
A/ Urkunden, die von diplomatischen oder konsularischen Beamten errichtet worden sind;
B/ Verwaltungsurkunden, die sich unmittelbar auf eine Handels- oder Zolloperation beziehen.
Artikel 2
Jeder Vertragsstaat befreit von der Legalisation die Urkunden, auf die dieses Übereinkommen Anwendung findet und die in seinem Hoheitsgebiet vorgelegt werden müssen. Im Sinne dieses Übereinkommens sind unter Legalisation nur die Förmlichkeiten zu verstehen, durch die diplomatische oder konsularische Beamte des Staates, in dessen Hoheitsgebiet die Urkunde vorgelegt werden muss, die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, sowie gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, bestätigen.
Artikel 3
Die einzige Förmlichkeit, die zur Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in der der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, verlangt werden kann, ist die Anbringung der in Artikel 4 beschriebenen Bescheinigung durch die hierfür zuständige Behörde des Staates, aus dem die Urkunde stammt.
Die im vorstehenden Absatz genannte Förmlichkeit kann nicht verlangt werden, wenn Gesetze, Verordnungen oder die in dem Staat, in dem die Urkunde vorgelegt wird, herrschende Praxis oder eine Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Vertragsstaaten sie ausschließen, vereinfachen oder die Urkunde von der Legalisation befreien.
Artikel 4
Die in Artikel 3 Absatz 1 vorgesehene Bescheinigung wird auf der Urkunde selbst oder auf einem Anhang angebracht und muss dem diesem Übereinkommen beigefügten Muster entsprechen.
Die Bescheinigung kann in der Amtssprache der Behörde abgefasst sein, die sie ausstellt. Die darin verwendeten Standardformulierungen können auch in einer zweiten Sprache sein. Die Überschrift "Apostille (Convention de La Haye du 5 oktober 1961)" muss in französischer Sprache sein.
Ausstellung, zuständige Behörden und Register — Artikel 5–9
Artikel 5
Die Bescheinigung wird auf Antrag der Person ausgestellt, die die Urkunde unterzeichnet hat, oder auf Antrag jedes Inhabers der Urkunde.
Richtig ausgefüllt bescheinigt sie die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist.
Die Unterschrift, das Siegel und der Stempel der Bescheinigung sind von jeder Legalisation befreit.
Artikel 6
Jeder Vertragsstaat bestimmt die Behörden, die nach Maßgabe ihrer Amtspflichten befugt sind, die in Artikel 3 Absatz 1 vorgesehene Bescheinigung auszustellen. Der Staat notifiziert dies dem Ministerium für auswärtige Angelegenheiten der Niederlande bei der Hinterlegung der Ratifikations- oder Beitrittsurkunde oder der Erklärung über die territoriale Ausdehnung. Er notifiziert auch jede Änderung bei der Bestimmung dieser Behörden.
Artikel 7
Jede nach Artikel 6 bestimmte Behörde hat ein Register oder eine Kartei zu führen, in der die ausgestellten Bescheinigungen vermerkt werden, und zwar unter Angabe:
A/ der laufenden Nummer und des Datums der Bescheinigung;
B/ des Namens der Person, die die öffentliche Urkunde unterzeichnet hat, und der Eigenschaft, in der sie gehandelt hat, oder bei nicht unterzeichneten Urkunden - der Bezeichnung der Behörde, die das Siegel oder den Stempel angebracht hat.
Auf Antrag jeder interessierten Person ist die ausstellende Behörde verpflichtet zu prüfen, ob die darin enthaltenen Angaben mit denen im Register oder in der Kartei übereinstimmen.
Artikel 8
Besteht zwischen zwei oder mehreren Vertragsstaaten ein Vertrag, ein Übereinkommen oder eine Vereinbarung, die Vorschriften enthält, welche die Beglaubigung der Unterschrift, des Siegels oder des Stempels bestimmten Förmlichkeiten unterwerfen, so hebt dieses Übereinkommen diese nur auf, sofern die darin vorgesehenen Förmlichkeiten strenger sind als die Förmlichkeiten nach den Artikeln 3 und 4.
Artikel 9
Jeder Vertragsstaat trifft die notwendigen Maßnahmen, um zu verhindern, dass seine diplomatischen oder konsularischen Beamten in den Fällen, in denen dieses Übereinkommen eine Befreiung von der Legalisation vorsieht, Legalisationen vornehmen.
Unterzeichnung, Beitritt und Geltung — Artikel 10–15
Artikel 10
Dieses Übereinkommen liegt zur Unterzeichnung durch die Staaten auf, die auf der Neunten Tagung der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht vertreten waren, sowie für Irland, Island, Liechtenstein und die Türkei.
Es bedarf der Ratifikation; die Ratifikationsurkunden werden beim Ministerium für auswärtige Angelegenheiten der Niederlande hinterlegt.
Artikel 11
Dieses Übereinkommen tritt am sechzigsten Tag nach Hinterlegung der dritten in Artikel 10 Absatz 2 genannten Ratifikationsurkunde in Kraft.
Für jeden Staat, der es unterzeichnet und später ratifiziert, tritt das Übereinkommen am sechzigsten Tag nach Hinterlegung seiner Ratifikationsurkunde in Kraft.
Artikel 12
Jeder in Artikel 10 nicht genannte Staat kann diesem Übereinkommen nach seinem Inkrafttreten gemäß Artikel 11 Absatz 1 beitreten. Die Beitrittsurkunden werden beim Ministerium für auswärtige Angelegenheiten der Niederlande hinterlegt. Der Beitritt wirkt nur im Verhältnis zwischen dem beitretenden Staat und den Vertragsstaaten, die diesem Beitritt nicht innerhalb von sechs Monaten nach Erhalt der in Artikel 15 Buchstabe D genannten Mitteilung widersprochen haben. Über einen solchen Widerspruch wird das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten der Niederlande unterrichtet.
Das Übereinkommen tritt zwischen dem beitretenden Staat und den Staaten, die dem Beitritt nicht widersprochen haben, am sechzigsten Tag nach Ablauf der in dem vorstehenden Absatz genannten sechsmonatigen Frist in Kraft.
Artikel 13
Jeder Staat kann bei der Unterzeichnung, Ratifikation oder beim Beitritt erklären, dass dieses Übereinkommen auf das gesamte Gebiet Anwendung findet, das er in den internationalen Beziehungen vertritt, oder auf einen oder mehrere Teile dieses Gebiets. Die Erklärung wird mit dem Inkrafttreten des Übereinkommens für diesen Staat wirksam. Jede spätere Mitteilung über die Ausdehnung des territorialen Geltungsbereichs wird dem Ministerium für auswärtige Angelegenheiten der Niederlande mitgeteilt.
Wird die Erklärung über die Ausdehnung des territorialen Geltungsbereichs von einem Staat abgegeben, der das Übereinkommen unterzeichnet und ratifiziert hat, so tritt sie für die genannten Gebiete gemäß Artikel 11 in Kraft. Wird die Erklärung über die Ausdehnung des Geltungsbereichs von einem Staat abgegeben, der dem Übereinkommen beigetreten ist, so tritt sie für die genannten Gebiete gemäß Artikel 12 in Kraft.
Artikel 14
Dieses Übereinkommen gilt für die Dauer von fünf Jahren ab dem Datum seines Inkrafttretens gemäß Artikel 11 Absatz 1, einschließlich für Staaten, die es später ratifiziert haben oder ihm später beigetreten sind.
Das Übereinkommen verlängert sich stillschweigend jeweils um weitere fünf Jahre, sofern es nicht gekündigt wird.
Die Kündigungsmitteilung muss spätestens sechs Monate vor Ablauf der jeweiligen Fünfjahresfrist beim Ministerium für auswärtige Angelegenheiten der Niederlande hinterlegt werden.
Die Kündigung kann sich nur auf bestimmte Gebiete beschränken, auf die das Übereinkommen Anwendung findet.
Die Kündigung wirkt nur gegenüber dem Staat, der die Mitteilung übermittelt hat. Das Übereinkommen bleibt für die übrigen Vertragsstaaten in Kraft.
Artikel 15
Das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten der Niederlande notifiziert den in Artikel 10 genannten Staaten sowie den gemäß Artikel 12 beigetretenen Staaten durch Mitteilungen:
A/ die in Artikel 6 Absatz 2 bezeichneten bestimmten Behörden;
B/ die in Artikel 10 genannten Unterzeichnungen und Ratifikationen;
C/ das Datum, an dem dieses Übereinkommen gemäß Artikel 11 Absatz 1 in Kraft tritt;
D/ die Beitritte und Widersprüche nach Artikel 12 sowie die Daten ihres Inkrafttretens;
E/ die Ausdehnungen des Geltungsbereichs nach Artikel 13 sowie die Daten ihres Inkrafttretens;
F/ die in Artikel 14 Absatz 3 genannte Kündigung.
Zu Urkund dessen haben die hierzu gehörig bevollmächtigten Unterzeichneten dieses Übereinkommen unterschrieben.
Geschehen zu Den Haag am 5. Oktober 1961 in französischer und englischer Sprache, wobei im Fall von Widersprüchen der französische Text maßgebend ist, in einem einzigen Exemplar, das im Archiv der Regierung der Niederlande hinterlegt wird; eine beglaubigte Abschrift davon wird auf diplomatischem Wege jedem der auf der Neunten Tagung der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht vertretenen Staaten sowie Irland, Island, Liechtenstein und der Türkei übermittelt.
Anhang: Muster der Apostille
ANHANG ZUM ÜBEREINKOMMEN
Muster der Apostille
Die Bescheinigung hat eine quadratische Form mit einer Seitenlänge von mindestens 9 cm.
APOSTILLE
(Convention de La Haye du 5 octobre 1961)
1. Staat:
Diese öffentliche Urkunde
2. wurde unterzeichnet von
3. in seiner Eigenschaft als
4. und trägt das Siegel/die Marke
Beglaubigt
5. in 6. am
7. von
8. unter Nr.
9. Siegel/Marke 10. Unterschrift:
*Quelle: Nationales Zentrum für Information und Dokumentation (NAZID).
Wie koordiniert La Fit Trans Apostille und Übersetzung?
La Fit Trans prüft Dokument, Aussteller, Bestimmungsstaat und Anforderungen des Empfängers, bevor der passende Weg festgelegt wird. Das Team koordiniert Apostille, notwendige Vorbeglaubigungen, Dokumentenlegalisierung, Übersetzung und Zustellung als nachvollziehbare Gesamtleistung.
Das Angebot richtet sich nach dem konkreten Dokument und Verfahren. Soweit Vertretung zulässig ist, übernimmt La Fit Trans Einreichung und Abholung; über die Online-Bestellung können Dokumente und Verwendungszweck vorab geklärt werden.