Από τι εξαρτάται η επικύρωση ενός αλλοδαπού εγγράφου;
Δεν υπάρχει μία ενιαία επικύρωση για όλες τις χώρες και όλα τα έγγραφα. Η διαδρομή καθορίζεται από τη χώρα και τον φορέα έκδοσης, το είδος του εγγράφου, τις διεθνείς συμφωνίες της Βουλγαρίας και τους κανόνες της βουλγαρικής αρχής στην οποία θα υποβληθεί.
Διακρίνονται τρεις κύριες διαδρομές: Apostille κατά τη Σύμβαση της Χάγης, απαλλαγή ή απλουστευμένο ευρωπαϊκό ή διμερές καθεστώς και πλήρης διπλωματική ή προξενική νομιμοποίηση. Οι πληροφορίες του βουλγαρικού Υπουργείου Εξωτερικών παρουσιάζουν τις διαδρομές και τις αρμόδιες αρχές.
Πότε πρέπει το αλλοδαπό έγγραφο να φέρει Apostille;
Όταν η χώρα έκδοσης και η Βουλγαρία εφαρμόζουν τη Σύμβαση Apostille και το έγγραφο εμπίπτει στο πεδίο της, η Apostille τίθεται από αρμόδια αρχή της χώρας έκδοσης. Πιστοποιεί την προέλευση της επίσημης υπογραφής, την ιδιότητα του υπογράφοντος και τη σφραγίδα, όχι την αλήθεια του περιεχομένου.
Η ισχύουσα συμμετοχή ελέγχεται στον πίνακα κατάστασης της HCCH, ενώ ο φορέας που δικαιούται να την εκδώσει βρίσκεται στον επίσημο κατάλογο αρμόδιων αρχών. Διαφορετικές κατηγορίες εγγράφων στην ίδια χώρα μπορεί να ανήκουν σε διαφορετικές αρχές.
Πότε μπορεί το έγγραφο να χρησιμοποιηθεί χωρίς Apostille;
Η Apostille μπορεί να μην απαιτείται όταν διμερής σύμβαση δικαστικής συνδρομής ή άλλο διεθνές κείμενο απαλλάσσει το συγκεκριμένο έγγραφο από νομιμοποίηση. Η απαλλαγή δεν προκύπτει μόνο από τη χώρα· εξετάζονται το αντικείμενο της σύμβασης, το είδος και η χρήση του εγγράφου.
Για ορισμένα δημόσια έγγραφα μεταξύ κρατών μελών της ΕΕ, ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/1191 καταργεί την Apostille και προβλέπει πολύγλωσσα τυποποιημένα έντυπα που διευκολύνουν τη μετάφραση. Δεν καλύπτει κάθε έγγραφο, γι’ αυτό η ακριβής βάση ελέγχεται πριν από μετάφραση και υποβολή.
Πότε απαιτείται διπλωματική ή προξενική νομιμοποίηση;
Όταν δεν εφαρμόζεται η Σύμβαση της Χάγης, ευρωπαϊκή απαλλαγή ή διμερές καθεστώς, το έγγραφο περνά συνήθως από ακολουθία επικυρώσεων στη χώρα έκδοσης και σε βουλγαρική διπλωματική ή προξενική αρχή. Η ακριβής σειρά εξαρτάται από τους τοπικούς κανόνες και το έγγραφο.
Η απλή ύπαρξη σφραγίδας υπουργείου ή πρεσβείας δεν αρκεί. Ελέγχεται ποιος επικυρώνει την υπογραφή, αν είναι δυνατή η επόμενη επικύρωση και αν το έγγραφο είναι έτοιμο για τη Βουλγαρία. Αν δεν υπάρχει βουλγαρική αποστολή, μπορεί να ισχύει άλλη επισήμως ορισμένη διαδρομή.
Τι ελέγχεται στο πρωτότυπο πριν από τη μετάφραση;
Πριν από τη μετάφραση ελέγχονται ο εκδότης, η υπογραφή και η σφραγίδα, ο αριθμός και η ημερομηνία, τα παραρτήματα, η γραφή των ονομάτων και η σύνδεση των εγγράφων του φακέλου. Διακρίνεται επίσης το πρωτότυπο, το επίσημο αντίγραφο και το ηλεκτρονικό έγγραφο που μπορεί να επαληθευτεί.
Ο έλεγχος αποτρέπει τη μετάφραση εγγράφου που αργότερα δεν μπορεί να επικυρωθεί ή δεν συμφωνεί με τα συνοδευτικά στοιχεία. Αν ο εκδότης πρέπει να διορθώσει ασυμφωνία ή να εκδώσει νέο αντίγραφο, αυτό διαπιστώνεται πριν από περιττά διοικητικά και μεταφραστικά έξοδα.
Πώς συντάσσεται η βουλγαρική μετάφραση για χρήση στη Βουλγαρία;
Η επικύρωση του αλλοδαπού πρωτοτύπου και η μετάφραση στα βουλγαρικά είναι χωριστά στάδια. Αφού προετοιμαστεί το πρωτότυπο, μεταφράζονται το έγγραφο, η Apostille και οι λοιπές επικυρώσεις, ώστε η βουλγαρική αρχή να βλέπει ολόκληρη την αλυσίδα.
Η μορφή εξαρτάται από τη χρήση. Συχνά η υπογραφή μεταφραστή σε μετάφραση που γίνεται στη Βουλγαρία για τη Βουλγαρία επικυρώνεται συμβολαιογραφικά, ενώ ο παραλήπτης μπορεί να ζητήσει σύνδεση με το πρωτότυπο, επίσημο αντίγραφο ή ηλεκτρονική μορφή. Η νομιμοποίηση εγγράφων συγκεντρώνει τα σχετικά στάδια.
Πώς συντονίζει η La Fit Trans επικύρωση, μετάφραση και παράδοση;
Η La Fit Trans ξεκινά με αντίγραφο, τη χώρα έκδοσης και τα στοιχεία της βουλγαρικής αρχής παραλαβής. Μετά τον αρχικό έλεγχο, ο πελάτης λαμβάνει σαφή διαδρομή και προσφορά για επικυρώσεις, μετάφραση, συμβολαιογραφική βεβαίωση, κούριερ και τελική παράδοση.
Όπου επιτρέπεται εκπροσώπηση, η ομάδα συντονίζει υποβολή και παραλαβή στη σωστή σειρά. Το πρωτότυπο, οι επικυρώσεις και η βουλγαρική μετάφραση επιστρέφονται ως οργανωμένος φάκελος, με ένα σημείο επικοινωνίας και λιγότερες χωριστές μετακινήσεις.