Η κατάταξη των εγγράφων για γραπτή μετάφραση ανά ομάδες επιτρέπει στη La Fit Trans να αξιολογήσει το υλικό πριν συντάξει την προσφορά. Οι ομάδες I–IV δεν είναι γλωσσικές κατηγορίες και δεν δηλώνουν τη νομική σημασία ενός εγγράφου. Περιγράφουν πόσο τυποποιημένη είναι η δομή, πόσο ελεύθερο κείμενο περιέχεται, πόσο πυκνή είναι η ορολογία και ποια εργασία απαιτείται για πίνακες, σφραγίδες, παραρτήματα και εσωτερικές παραπομπές.
Η ομάδα I περιλαμβάνει συνήθως σύντομες ληξιαρχικές πράξεις και βεβαιώσεις με καθορισμένα πεδία και περιορισμένο ελεύθερο κείμενο. Η ομάδα II καλύπτει πιο σύνθετα δομημένα εκπαιδευτικά, επαγγελματικά και διοικητικά έγγραφα με περισσότερες ονομασίες, σειρές δεδομένων, βαθμούς, θέσεις ή στοιχεία καταχώρισης. Η διάκριση εξαρτάται από τον πραγματικό όγκο και τη δομή του συγκεκριμένου εγγράφου και όχι μόνο από τον τίτλο του.
Η ομάδα III αφορά συμβάσεις και εταιρικά, δικαστικά, φορολογικά ή λογιστικά έγγραφα με συνδεδεμένες ρήτρες, νομικές έννοιες, αριθμητικά στοιχεία και εσωτερικές αναφορές. Η ομάδα IV περιλαμβάνει κείμενα με πυκνή επαγγελματική ορολογία, όπως εξειδικευμένο νομικό, ιατρικό, τεχνικό, επιστημονικό ή χρηματοοικονομικό υλικό. Ο μεταφραστής και ο επιμελητής επιλέγονται ανάλογα με το ακριβές γνωστικό πεδίο και την ανάγκη ενιαίας ορολογίας σε όλο τον φάκελο εγγράφων.
Η ίδια γενική ονομασία δεν οδηγεί πάντοτε στην ίδια ομάδα. Μια σύντομη βεβαίωση μπορεί να είναι τυποποιημένη, ενώ το αντίστοιχο ξένο έγγραφο μπορεί να περιέχει πολλά παραρτήματα, χειρόγραφες σημειώσεις ή σύνθετους πίνακες. Μια σύμβαση μπορεί επίσης να είναι σύντομο πρότυπο ή εκτενές εξειδικευμένο κείμενο. Η τελική αξιολόγηση λαμβάνει υπόψη το ευανάγνωστο αρχείο, τη γλωσσική κατεύθυνση, τις επαναλήψεις, τη μορφοποίηση, την προθεσμία και τον σκοπό της μετάφρασης.
Σε έναν μικτό φάκελο, κάθε έγγραφο μπορεί να ενταχθεί σε διαφορετική ομάδα χωρίς να διαιρεθεί τεχνητά η παραγγελία. Η συνολική προσφορά λαμβάνει υπόψη τις σχέσεις μεταξύ των υλικών, τα επαναλαμβανόμενα στοιχεία και τον ενιαίο έλεγχο ονομάτων, ημερομηνιών και όρων. Έτσι η κατάταξη υποστηρίζει και την επιμέλεια, όχι μόνο τον υπολογισμό της τιμής.
Η ομάδα αποτελεί βάση για διαφανή προσφορά, αλλά δεν περιλαμβάνει αυτόματα επικύρωση, Apostille, νομιμοποίηση, συμβολαιογραφική πράξη, επίσημα τέλη ή παράδοση. Οι υπηρεσίες αυτές αναφέρονται χωριστά όταν χρειάζονται. Η La Fit Trans εξετάζει όλες τις σελίδες και τα παραρτήματα, επιλέγει το κατάλληλο μεταφραστικό προφίλ και κοστολογεί τον πραγματικό φάκελο. Οι αναλυτικές σελίδες των ομάδων I, II, III και IV συμπληρώνουν το γενικό πλαίσιο με παραδείγματα.