Легализација на документи и други книшки е неопходна при користење на документ издаден од една држава, во друга странска држава. Со легализацијата на документи се потврдува автентичноста и верноста на документот, така што тој може да се користи пред државни и приватни администрации во странска држава. Освен легализација на документот, неопходно е да се изврши и писмен превод на официјалниот јазик на државата пред која ќе се користи документот.
Во зависност од државата издавач, процесите на легализација на документи се разликуваат во три основни групи.
Легализација на документи издадени од држава-членка на Хашката конвенција (Apostille)
Најчесто е кога документот е издаден од држава која е страна на Конвенцијата за укинување на потребата од легализација на странски јавни исправи (Хашка конвенција). Во овој случај државата што го издава документот ја потврдува автентичноста на документот со ставање апостил (apostille).
Што е апостил (apostille)?
Апостилот (Apostille) е уверение со печат/штампа, кое ја потврдува вистинитоста на ставениот потпис на лицето што го потпишало документот; квалитетот во кој дејствувало лицето; и автентичноста на ставениот печат или ознака во документот. Апостилот се составува на официјалниот јазик на државата и се става врз самиот документ или на продолжение кон него, како неразделен дел. Често се составува на официјалниот јазик на државата и на англиски јазик, при што единствено насловот секогаш треба да биде и на француски јазик (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Согласно Хашката конвенција, секоја држава-членка ги назначува органите кои, во согласност со своите службени должности, се овластени да ставаат апостил (apostille). Секој од назначените органи води регистар на издадените апостили, со бројот и датумот на ставање; името на лицето што го потпишало јавниот акт и квалитетот во кој дејствувало.
Уверување со апостил (apostille) на документи издадени во Бугарија
Во Република Бугарија органите што ставаат апостил (apostille) се Областните администрации, Министерството за правда, Националниот центар за информации и документација и Министерството за надворешни работи.
Барањата за издавање бугарски документ за да биде заверен со апостил зависат од видот на документот и од издавачкиот орган. Можат да се разликуваат неколку најчесто среќавани видови документи според органите што ставаат апостил.
Уверување со апостил на документи од Областни администрации
Легализацијата на документи (уверување со apostille) од Областните администрации е најчеста кај извод за раѓање и извод за граѓански брак, кои треба да бидат издадени како „дупликат“ со правоаголен печат, со кој се потврдуваат ставените потписи и печати на документот. Други често среќавани документи за легализација од овој тип се уверение за семејна состојба, сопруг/а и деца; уверение за постојана адреса; уверение за сегашна адреса; уверение за склучување брак од бугарски државјанин во странство; уверение за идентичност на лице со различни имиња и др., се издаваат како „оригинал“ со правоаголен печат, со кој се потврдуваат ставените потписи и печати.
Легализацијата (уверувањето) со апостил од Областни администрации може да се провери на: http://apostille.gov.bg/
Уверување со апостил (apostille) на документи од Министерството за правда
Легализација на документи (уверување со apostille) од Министерството за правда се става на документи издадени од судови и на такви заверени од нотар.
Кај документите издадени од судови, најчесто користени пред странска држава се уверение за неосудуваност и решенија. Барањето за издавање уверение за неосудуваност за странска држава е да биде наведено за која држава треба да служи и да има ставени потписи од судијата и судскиот деловодител, што е суштинската разлика од уверението за неосудуваност издадено за користење во Бугарија. Кај решение од суд издадено како „препис“ треба да има ставен печат „Верно со оригиналот“, да биде наведена датата на влегување во сила и да бидат ставени потписи на судијата и секретарот/деловодителот. Во случај потписот на судијата да не е во оригинал, треба да бидат испишани имињата на секретарот/деловодителот.
При легализација на документи (уверување со апостил), кои се заверени од нотар, барањата за издавање се во оригинал со заверка од нотарот, со која се потврдуваат ставените потписи (на пр. полномошно и декларација); како и како препис од нотар, во која заверка се потврдува дека е земен препис од оригиналот (на пр. договор, основачки акт, записник).
Легализацијата (уверувањето) со апостил од Министерството за правда може да се провери на: https://apostil.mjs.bg
Уверување со апостил (apostille) на документи од Националниот центар за информации и документација (НАЦИД)
Легализација на документи (уверување со apostille) од НАЦИД се врши на сите образовни документи издадени од бугарски образовни институции.
Националниот центар за информации и документација (НАЦИД) е единствениот орган во Република Бугарија што ја дава услугата за легализација (уверување со апостил) целосно онлајн, согласно Пилот-програмата за електронски апостил (e-APP) на Хашката конференција за меѓународно приватно право и Националното здружение на нотари на Соединетите Американски Држави од 10.03.2006 г.
Електронскиот апостил (е-апостил / e-apostille) има иста вредност и реквизити, почитувајќи ги барањата на Хашката конвенција за укинување на потребата од легализација на странски јавни исправи, како и хартиениот апостил. Единствената разлика меѓу хартиениот и електронскиот апостил е во ставените печати и потписи: кај електронскиот тие се електронски потпис и печат, а кај хартиениот се ставаат рачно, но во двата случаи тежината е иста. Во однос на важноста на електронските апостили, таа се задржува исто како и кај хартиените, односно е без рок.
Најчестите образовни документи за предучилишно, училишно и стручно образование и обука, кои можат да се поднесуваат преку програмата за електронски апостил, се:
- Диплома за средно образование, издадена ПОСЛЕ 01.01.2007 г.;
- Прилог кон дипломата за средно образование, издаден ПОСЛЕ 01.01.2007 г.;
- Уверение за основно образование, издадено ПОСЛЕ 01.06.2009 г.;
- Уверение за професионална квалификација, издадено ПОСЛЕ 01.06.2008 г.;
- Прилог кон уверението за професионална квалификација, издаден ПОСЛЕ 01.06.2008 г.;
- Уверение за завршен прв гимназиски степен на средно образование, издадено ПОСЛЕ 01.06.2020 г.;
- Прилог кон уверение за завршен прв гимназиски степен на средно образование, издадено ПОСЛЕ 01.06.2020 г.;
- Уверение за завршен гимназиски степен, издадено ПОСЛЕ 01.01.2007 г.;
- Прилог кон уверение за завршен гимназиски степен, издадено ПОСЛЕ 01.01.2007 г.;
- Уверение за професионална квалификација, издадено од Центар за професионално образование ПОСЛЕ 01.08.2016 г.;
- Уверение за професионално образование, издадено од Центар за професионално образование ПОСЛЕ 01.08.2016 г.;
- Уверение за правоспособност издадено од Центар за професионално образование ПОСЛЕ 01.08.2016 г.
А кај образовните документи од високообразовни установи и научни организации, кои можат да се поднесуваат преку програмата за електронски апостил, се:
- Диплома за завршен образовно-квалификациски степен на високо образование, издадена ПОСЛЕ 01.01.2012 г.;
- Прилог кон дипломата за високо образование, издаден ПОСЛЕ 01.01.2012 г.;
- Диплома за образовен и научен степен „доктор“, издадена ПОСЛЕ 01.01.2018 г.;
- Прилог кон диплома за образовен и научен степен, издаден ПОСЛЕ 01.01.2018 г.;
- Диплома за научен степен „доктор на науките“, издадена ПОСЛЕ 01.01.2018 г.;
- Уверение за признато високо образование, стекнато во странски високообразовни установи, издадено ПОСЛЕ 01.01.2010 г.;
- Уверение за признавање на образовен и научен/научен степен, стекнат во странско високообразовна установа/научна организација, издадено ПОСЛЕ 17.07.2018 г.
За образовни документи, издадени пред 01.01.2007 г., исто така е можно издавање на електронски апостил, но е потребно оригиналот на документот да се достави за увид.
Легализацијата (уверувањето) со апостил од НАЦИД може да се провери на: https://apostille.bg
Уверување со апостил (apostille) на документи од Министерството за надворешни работи
Легализација на документи (уверување со apostille) од Министерството за надворешни работи се става на документи издадени од Агенцијата по впишување (на пр. Уверение за актуелна состојба на фирма), Националниот осигурителен институт (на пр. Уверение за месечен износ на пензија), Националната агенција за приходите (на пр. Уверение за постоење или непостоење на обврски), Генералната дирекција „Национална полиција“ (на пр. Уверение за поседување на документ за идентификација). Документите издадени од овие институции и подложни на легализација (уверување со апостил), треба да бидат издадени на бланка на институцијата, да биде наведено пред која држава ќе се користи документот и да има ставен потпис и печат.
Легализацијата (уверувањето) со апостил од Министерството за надворешни работи може да се провери на: https://apostille.mfa.bg
Освен легализација на документот (уверување со апостил) на документ издаден од бугарски орган, истиот треба да биде преведен на официјалниот јазик на државата во која ќе се користи и преводот да биде заверен во Министерството за надворешни работи.
Користење на документи во Бугарија, издадени од странска држава-членка на Хашката конвенција
При документ издаден од странска држава-членка на Хашката конвенција, потребно е документот да биде легализиран (уверен со апостил) во државата што го издава. За да може да се користи во Бугарија, потребно е и да се изврши писмен превод на бугарски јазик и истиот да биде заверен пред нотар од заколнат преведувач. Така издадениот документ може да се користи во Бугарија.
Легализација на документи (уверување со апостил) не се бара ако документот е издаден од држава која има двострани договори што ги ослободуваат документите од легализација и уверување со државата во која ќе се користи документот. Останува потребата документот да биде издаден согласно барањата за користење во странска држава, според законодавството на државата издавач, како и истиот да биде преведен на официјалниот јазик на државата. Дел од државите со кои Република Бугарија има двострани односи се Македонија, Австрија, Франција и др.
За документи издадени од држава што не е членка на Хашката конвенција и нема двострани договори за правна помош со државата во која треба да се користи документот, потребно е да се изврши легализација на документот, со ставање заверка од Министерството за надворешни работи на државата издавач и заверка од амбасадата на државата во која треба да послужи документот. Така издадениот документ се преведува на официјалниот јазик на државата и преводот треба да биде заверен.