Η νομιμοποίηση εγγράφων και άλλων εγγράφων είναι απαραίτητη όταν χρησιμοποιείται ένα έγγραφο που έχει εκδοθεί από ένα κράτος σε ένα άλλο ξένο κράτος. Μέσω της νομιμοποίησης των εγγράφων βεβαιώνεται η γνησιότητα και η ορθότητα του εγγράφου, ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ενώπιον δημόσιων και ιδιωτικών διοικήσεων σε ξένη χώρα. Εκτός από τη νομιμοποίηση του εγγράφου, απαιτείται και γραπτή μετάφραση στην επίσημη γλώσσα του κράτους ενώπιον του οποίου θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο.
Ανάλογα με το κράτος έκδοσης, οι διαδικασίες νομιμοποίησης εγγράφων διακρίνονται σε τρεις βασικές ομάδες.
Νομιμοποίηση εγγράφων που έχουν εκδοθεί από κράτος μέλος της Σύμβασης της Χάγης (Αποστίλ)
Η πιο συνηθισμένη περίπτωση είναι όταν το έγγραφο έχει εκδοθεί από χώρα που είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης για την κατάργηση της υποχρέωσης νομιμοποίησης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων (Σύμβαση της Χάγης). Σε αυτή την περίπτωση, το κράτος που εκδίδει το έγγραφο πιστοποιεί τη γνησιότητά του με την τοποθέτηση αποστίλ.
Τι είναι το αποστίλ;
Το αποστίλ είναι πιστοποιητικό με σφραγίδα/στάμπα που βεβαιώνει τη γνησιότητα της υπογραφής του προσώπου που υπέγραψε το έγγραφο· την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε το πρόσωπο· και τη γνησιότητα της σφραγίδας ή της στάμπας που έχει τεθεί στο έγγραφο. Το αποστίλ συντάσσεται στην επίσημη γλώσσα του κράτους και τοποθετείται πάνω στο ίδιο το έγγραφο ή σε συνημμένο φύλλο ως αναπόσπαστο μέρος του. Συχνά συντάσσεται στην επίσημη γλώσσα του κράτους και στα αγγλικά, ενώ μόνο ο τίτλος πρέπει πάντα να αναγράφεται και στα γαλλικά (Αποστίλ (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Σύμφωνα με τη Σύμβαση της Χάγης, κάθε κράτος μέλος ορίζει τις αρχές που, σύμφωνα με τα υπηρεσιακά τους καθήκοντα, είναι εξουσιοδοτημένες να τοποθετούν αποστίλ. Κάθε μία από τις οριζόμενες αρχές τηρεί μητρώο των εκδοθέντων αποστίλ, αναγράφοντας τον αύξοντα αριθμό και την ημερομηνία τοποθέτησής του· το όνομα του προσώπου που υπέγραψε το δημόσιο έγγραφο και την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε.
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων που έχουν εκδοθεί στη Βουλγαρία
Στη Δημοκρατία της Βουλγαρίας, οι αρχές που τοποθετούν αποστίλ είναι οι Περιφερειακές Διοικήσεις, το Υπουργείο Δικαιοσύνης, το Εθνικό Κέντρο Πληροφόρησης και Τεκμηρίωσης και το Υπουργείο Εξωτερικών.
Οι απαιτήσεις για την έκδοση βουλγαρικού εγγράφου, ώστε να μπορεί να βεβαιωθεί με αποστίλ, εξαρτώνται από τον τύπο του εγγράφου και την εκδούσα αρχή. Μπορούν να διακριθούν αρκετοί από τους πιο συνηθισμένους τύπους εγγράφων ανάλογα με τις αρχές που τοποθετούν αποστίλ.
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων από τις Περιφερειακές Διοικήσεις
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) από τις Περιφερειακές Διοικήσεις είναι πιο συχνή στο πιστοποιητικό γέννησης και στο πιστοποιητικό πολιτικού γάμου, τα οποία πρέπει να εκδίδονται ως “διπλότυπο” με ορθογώνια σφραγίδα που βεβαιώνει τις υπογραφές και τις σφραγίδες που έχουν τεθεί στο έγγραφο. Άλλα συχνά νομιμοποιούμενα έγγραφα αυτού του τύπου είναι το πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, συζύγου και τέκνων· πιστοποιητικό μόνιμης διεύθυνσης· πιστοποιητικό τρέχουσας διεύθυνσης· πιστοποιητικό τέλεσης γάμου από Βούλγαρο πολίτη στο εξωτερικό· πιστοποιητικό ταυτότητας προσώπου με διαφορετικά ονόματα κ. ά., και εκδίδονται ως “πρωτότυπο” με ορθογώνια σφραγίδα που βεβαιώνει τις υπογραφές και τις σφραγίδες.
Η νομιμοποίηση (βεβαίωση) με αποστίλ από τις Περιφερειακές Διοικήσεις μπορεί να ελεγχθεί στη διεύθυνση: http://apostille.gov.bg/
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων από το Υπουργείο Δικαιοσύνης
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) από το Υπουργείο Δικαιοσύνης τοποθετείται σε έγγραφα που εκδίδονται από δικαστήρια και σε εκείνα που έχουν επικυρωθεί από συμβολαιογράφο.
Για τα έγγραφα που εκδίδονται από δικαστήρια, τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα στο εξωτερικό είναι το πιστοποιητικό ποινικού μητρώου και οι δικαστικές αποφάσεις. Η απαίτηση για την έκδοση πιστοποιητικού ποινικού μητρώου για ξένη χώρα είναι να αναφέρεται για ποια χώρα προορίζεται και να φέρει τις υπογραφές του δικαστή και του δικαστικού γραμματέα, κάτι που αποτελεί τη βασική διαφορά από πιστοποιητικό ποινικού μητρώου που εκδίδεται για χρήση στη Βουλγαρία. Σε δικαστική απόφαση που εκδίδεται ως “αντίγραφο” πρέπει να υπάρχει η σφραγίδα “Ακριβές αντίγραφο”, να αναγράφεται η ημερομηνία έναρξης ισχύος και να φέρει τις υπογραφές του δικαστή και του γραμματέα/δικαστικού υπαλλήλου. Σε περίπτωση που η υπογραφή του δικαστή δεν είναι πρωτότυπη, πρέπει να αναγράφονται ολογράφως τα ονόματα του γραμματέα/δικαστικού υπαλλήλου.
Στη νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) που έχουν επικυρωθεί από συμβολαιογράφο, οι απαιτήσεις έκδοσης είναι το πρωτότυπο με συμβολαιογραφική βεβαίωση που πιστοποιεί τις υπογραφές που έχουν τεθεί (π. χ. πληρεξούσιο και δήλωση)· καθώς και αντίγραφο επικυρωμένο από συμβολαιογράφο, στο οποίο η βεβαίωση πιστοποιεί ότι έχει ληφθεί αντίγραφο από το πρωτότυπο (π. χ. σύμβαση, καταστατικό, πρακτικό).
Η νομιμοποίηση (βεβαίωση) με αποστίλ από το Υπουργείο Δικαιοσύνης μπορεί να ελεγχθεί στη διεύθυνση: https://apostil.mjs.bg
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων από το Εθνικό Κέντρο Πληροφόρησης και Τεκμηρίωσης (NACID)
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) από το NACID πραγματοποιείται για όλα τα εκπαιδευτικά έγγραφα που εκδίδονται από βουλγαρικά εκπαιδευτικά ιδρύματα.
Το Εθνικό Κέντρο Πληροφόρησης και Τεκμηρίωσης (NACID) είναι η μόνη αρχή στη Δημοκρατία της Βουλγαρίας που παρέχει την υπηρεσία νομιμοποίησης (βεβαίωση με αποστίλ) εξ ολοκλήρου online, σύμφωνα με το Πιλοτικό Πρόγραμμα για το Ηλεκτρονικό Αποστίλ (e-APP) της Διάσκεψης της Χάγης για το Ιδιωτικό Διεθνές Δίκαιο και της National Notary Association των Ηνωμένων Πολιτειών της 10.03.2006.
Το ηλεκτρονικό αποστίλ (e-αποστίλ / e-αποστίλ) έχει την ίδια αξία και τα ίδια στοιχεία, τηρώντας τις απαιτήσεις της Σύμβασης της Χάγης για την κατάργηση της υποχρέωσης νομιμοποίησης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων, όπως και το χάρτινο αποστίλ. Η μόνη διαφορά μεταξύ του χάρτινου και του ηλεκτρονικού αποστίλ είναι στις σφραγίδες και τις υπογραφές που τίθενται: στην ηλεκτρονική έκδοση είναι ηλεκτρονική υπογραφή και ηλεκτρονική σφραγίδα, ενώ στη χάρτινη τίθενται χειροκίνητα, αλλά και στις δύο περιπτώσεις η ισχύς είναι η ίδια. Όσον αφορά την ισχύ των ηλεκτρονικών αποστίλ, διατηρείται επίσης όπως και στα χάρτινα, δηλαδή είναι αορίστου χρόνου.
Τα πιο συνηθισμένα εκπαιδευτικά έγγραφα για προσχολική, σχολική και επαγγελματική εκπαίδευση και κατάρτιση που μπορούν να υποβληθούν μέσω του προγράμματος ηλεκτρονικού αποστίλ είναι:
- Απολυτήριο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2007;
- Παράρτημα στο απολυτήριο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2007;
- Πιστοποιητικό βασικής εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.06.2009;
- Πιστοποιητικό επαγγελματικής ειδίκευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.06.2008;
- Παράρτημα στο πιστοποιητικό επαγγελματικής ειδίκευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.06.2008;
- Πιστοποιητικό ολοκλήρωσης του πρώτου σταδίου της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.06.2020;
- Παράρτημα στο πιστοποιητικό ολοκλήρωσης του πρώτου σταδίου της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.06.2020;
- Πιστοποιητικό ολοκλήρωσης της δευτεροβάθμιας βαθμίδας, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2007;
- Παράρτημα στο πιστοποιητικό ολοκλήρωσης της δευτεροβάθμιας βαθμίδας, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2007;
- Πιστοποιητικό επαγγελματικής ειδίκευσης, εκδοθέν από Κέντρο Επαγγελματικής Κατάρτισης ΜΕΤΑ τις 01.08.2016;
- Πιστοποιητικό επαγγελματικής κατάρτισης, εκδοθέν από Κέντρο Επαγγελματικής Κατάρτισης ΜΕΤΑ τις 01.08.2016;
- Πιστοποιητικό επάρκειας εκδοθέν από Κέντρο Επαγγελματικής Κατάρτισης ΜΕΤΑ τις 01.08.2016.
Και για τα εκπαιδευτικά έγγραφα από ιδρύματα ανώτατης εκπαίδευσης και επιστημονικούς οργανισμούς που μπορούν να υποβληθούν μέσω του προγράμματος ηλεκτρονικού αποστίλ:
- Δίπλωμα ολοκληρωμένου τίτλου ανώτατης εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2012;
- Παράρτημα στο δίπλωμα ανώτατης εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2012;
- Δίπλωμα ακαδημαϊκού και επιστημονικού βαθμού «διδάκτωρ», εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2018;
- Παράρτημα στο δίπλωμα ακαδημαϊκού και επιστημονικού βαθμού, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2018;
- Δίπλωμα επιστημονικού βαθμού «διδάκτωρ επιστημών», εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2018;
- Πιστοποιητικό αναγνωρισμένης ανώτατης εκπαίδευσης που αποκτήθηκε σε αλλοδαπά ιδρύματα ανώτατης εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2010;
- Πιστοποιητικό αναγνώρισης ακαδημαϊκού και επιστημονικού/επιστημονικού βαθμού που αποκτήθηκε σε αλλοδαπό ίδρυμα ανώτατης εκπαίδευσης/επιστημονικό οργανισμό, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 17.07.2018.
Για εκπαιδευτικά έγγραφα που εκδόθηκαν πριν από τις 01.01.2007 είναι επίσης δυνατή η έκδοση ηλεκτρονικού αποστίλ, αλλά απαιτείται η προσκόμιση του πρωτοτύπου του εγγράφου για έλεγχο.
Η νομιμοποίηση (βεβαίωση) με αποστίλ από το NACID μπορεί να ελεγχθεί στη διεύθυνση: https://apostille.bg
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων από το Υπουργείο Εξωτερικών
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) από το Υπουργείο Εξωτερικών τοποθετείται σε έγγραφα που εκδίδονται από τον Οργανισμό Εγγραφών (π. χ. Πιστοποιητικό τρέχουσας κατάστασης εταιρείας), το Εθνικό Ινστιτούτο Κοινωνικής Ασφάλισης (π. χ. Πιστοποιητικό μηνιαίου ποσού σύνταξης), τη Φορολογική Υπηρεσία (π. χ. Πιστοποιητικό ύπαρξης ή μη οφειλών), τη Γενική Διεύθυνση “Εθνική Αστυνομία” (π. χ. Πιστοποιητικό κατοχής εγγράφου ταυτότητας). Τα έγγραφα που εκδίδονται από αυτούς τους φορείς και υπόκεινται σε νομιμοποίηση (βεβαίωση με αποστίλ) πρέπει να εκδίδονται σε έντυπο του φορέα, να αναφέρεται σε ποια χώρα θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο και να φέρουν υπογραφή και σφραγίδα.
Η νομιμοποίηση (βεβαίωση) με αποστίλ από το Υπουργείο Εξωτερικών μπορεί να ελεγχθεί στη διεύθυνση: https://apostille.mfa.bg
Εκτός από τη νομιμοποίηση του εγγράφου (βεβαίωση με αποστίλ) ενός εγγράφου που έχει εκδοθεί από βουλγαρική αρχή, το ίδιο πρέπει επίσης να μεταφραστεί στην επίσημη γλώσσα της χώρας στην οποία θα χρησιμοποιηθεί και η μετάφραση να επικυρωθεί από το Υπουργείο Εξωτερικών.
Χρήση στη Βουλγαρία εγγράφων που έχουν εκδοθεί από ξένο κράτος μέλος της Σύμβασης της Χάγης
Για έγγραφο που έχει εκδοθεί από ξένο κράτος μέλος της Σύμβασης της Χάγης, είναι απαραίτητο το έγγραφο να έχει νομιμοποιηθεί (βεβαιωθεί με αποστίλ) στη χώρα που το εκδίδει. Για να χρησιμοποιηθεί στη Βουλγαρία, είναι επίσης απαραίτητο να γίνει γραπτή μετάφραση στα βουλγαρικά και η ίδια να επικυρωθεί ενώπιον συμβολαιογράφου από ορκωτό μεταφραστή. Έτσι το εκδοθέν έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί στη Βουλγαρία.
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) δεν απαιτείται, εάν το έγγραφο έχει εκδοθεί από χώρα που έχει διμερείς συμφωνίες οι οποίες απαλλάσσουν τα έγγραφα από τη νομιμοποίηση και τη βεβαίωση με τη χώρα στην οποία θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο. Παραμένει απαραίτητο το έγγραφο να έχει εκδοθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις για χρήση σε ξένη χώρα, βάσει της νομοθεσίας του εκδότη κράτους, καθώς και να μεταφραστεί στην επίσημη γλώσσα της χώρας. Μεταξύ των χωρών με τις οποίες η Δημοκρατία της Βουλγαρίας έχει διμερείς σχέσεις είναι η Μακεδονία, η Αυστρία, η Γαλλία κ. ά.
Για έγγραφα που έχουν εκδοθεί από χώρα η οποία δεν είναι μέλος της Σύμβασης της Χάγης και δεν έχει διμερείς συμφωνίες νομικής συνδρομής με τη χώρα στην οποία πρόκειται να χρησιμοποιηθεί το έγγραφο, είναι απαραίτητο να γίνει νομιμοποίηση του εγγράφου με βεβαίωση από το Υπουργείο Εξωτερικών της εκδούσας χώρας και βεβαίωση από την πρεσβεία της χώρας στην οποία πρόκειται να χρησιμοποιηθεί το έγγραφο. Το έγγραφο που εκδίδεται με αυτόν τον τρόπο μεταφράζεται στην επίσημη γλώσσα της χώρας και η μετάφραση πρέπει να επικυρωθεί.