La legalización de documentos y otros papeles es necesaria cuando se utiliza un documento expedido por un país en otro país extranjero. Mediante la legalización de documentos se certifican la autenticidad y la veracidad del documento, de modo que pueda ser utilizado ante administraciones públicas y privadas en un país extranjero. Además de la legalización del documento, también es necesario realizar una traducción escrita al idioma oficial del país ante el cual se utilizará el documento.
Según el país emisor, los procesos de legalización de documentos se distinguen en tres grupos principales.
Legalización de documentos expedidos por un Estado miembro del Convenio de La Haya (Apostilla)
El caso más habitual es cuando el documento ha sido expedido por un país que es parte del Convenio por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros (Convenio de La Haya). En este caso, el Estado emisor certifica la autenticidad del documento mediante la apostilla.
¿Qué es una apostilla?
La apostilla es una certificación con sello/estampilla que acredita la autenticidad de la firma de la persona que firmó el documento; la calidad en que actuó dicha persona; y la autenticidad del sello o timbre colocado en el documento. La apostilla se redacta en el idioma oficial del país y se coloca sobre el propio documento o en una hoja anexa como parte inseparable del mismo. A menudo se redacta en el idioma oficial del país y en inglés, debiendo figurar siempre también el título en francés (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
De conformidad con el Convenio de La Haya, cada Estado miembro designa las autoridades que, en el ejercicio de sus funciones, están facultadas para colocar una apostilla. Cada una de las autoridades designadas lleva un registro de las apostillas expedidas, indicando el número correlativo y la fecha de su colocación; el nombre de la persona que firmó el acto público y la calidad en que actuó.
Certificación con apostilla de documentos expedidos en Bulgaria
En la República de Bulgaria, las autoridades que colocan apostilla son las Administraciones Regionales, el Ministerio de Justicia, el Centro Nacional de Información y Documentación y el Ministerio de Asuntos Exteriores.
Los requisitos para expedir un documento búlgaro y que pueda ser certificado con apostilla dependen del tipo de documento y de la autoridad emisora. Se pueden distinguir varios de los tipos de documentos más habituales según las autoridades que colocan apostilla.
Certificación con apostilla de documentos de las Administraciones Regionales
La legalización de documentos (certificación con apostilla) por las Administraciones Regionales es más habitual en el certificado de nacimiento y el certificado de matrimonio civil, que deben expedirse como “duplicado” con un sello rectangular que certifique las firmas y sellos estampados en el documento. Otros documentos frecuentemente legalizados de este tipo son el certificado de estado civil, cónyuge e hijos; certificado de domicilio permanente; certificado de domicilio actual; certificado de matrimonio celebrado por un ciudadano búlgaro en el extranjero; certificado de identidad de una persona con distintos nombres, etc., y se expiden como “original” con un sello rectangular que certifica las firmas y sellos estampados.
La legalización (certificación) con apostilla de las Administraciones Regionales puede comprobarse en: http://apostille.gov.bg/
Certificación con apostilla de documentos del Ministerio de Justicia
La legalización de documentos (certificación con apostilla) por el Ministerio de Justicia se coloca en documentos expedidos por tribunales y en aquellos certificados por notario.
En el caso de los documentos expedidos por tribunales, los más utilizados en el extranjero son el certificado de antecedentes penales y las resoluciones judiciales. El requisito para expedir un certificado de antecedentes penales para un país extranjero es que se indique para qué país debe servir y que lleve las firmas del juez y del secretario judicial, lo que constituye la diferencia esencial respecto de un certificado de antecedentes penales expedido para su uso en Bulgaria. En una resolución judicial expedida como “copia”, debe figurar el sello “Copia fiel del original”, indicarse la fecha de entrada en vigor y llevar las firmas del juez y del secretario/auxiliar judicial. En caso de que la firma del juez no sea original, deben escribirse los nombres del secretario/auxiliar judicial.
En la legalización de documentos (certificación con apostilla) que estén certificados por notario, los requisitos de expedición son: el original con certificación notarial que acredite las firmas estampadas (por ejemplo, poder y declaración); así como una copia certificada por notario, en la que la certificación acredite que se ha tomado copia del original (por ejemplo, contrato, acta constitutiva, protocolo).
La legalización (certificación) con apostilla del Ministerio de Justicia puede comprobarse en: https://apostil.mjs.bg
Certificación con apostilla de documentos del Centro Nacional de Información y Documentación (NACID)
La legalización de documentos (certificación con apostilla) por NACID se realiza para todos los documentos educativos expedidos por instituciones educativas búlgaras.
El Centro Nacional de Información y Documentación (NACID) es la única autoridad en la República de Bulgaria que presta el servicio de legalización (certificación con apostilla) totalmente en línea, de conformidad con el Programa Piloto de Apostilla Electrónica (e-APP) de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado y la National Notary Association de los Estados Unidos de 10.03.2006.
La apostilla electrónica (e-apostille / e-apostille) tiene el mismo valor y los mismos datos, cumpliendo los requisitos del Convenio de La Haya por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, que la apostilla en papel. La única diferencia entre la apostilla en papel y la electrónica está en los sellos y firmas colocados: en la versión electrónica son firma electrónica y sello electrónico, mientras que en la versión en papel se colocan manualmente, pero en ambos casos la validez jurídica es la misma. En cuanto a la validez de las apostillas electrónicas, se mantiene igual que en las de papel, es decir, es indefinida.
Los documentos educativos más habituales de educación y formación preescolar, escolar y profesional que pueden presentarse a través del programa de apostilla electrónica son:
- Título de educación secundaria, expedido DESPUÉS del 01.01.2007;
- Anexo al título de educación secundaria, expedido DESPUÉS del 01.01.2007;
- Certificado de educación básica, expedido DESPUÉS del 01.06.2009;
- Certificado de cualificación profesional, expedido DESPUÉS del 01.06.2008;
- Anexo al certificado de cualificación profesional, expedido DESPUÉS del 01.06.2008;
- Certificado de finalización de la primera etapa de la educación secundaria, expedido DESPUÉS del 01.06.2020;
- Anexo al certificado de finalización de la primera etapa de la educación secundaria, expedido DESPUÉS del 01.06.2020;
- Certificado de finalización de la etapa secundaria, expedido DESPUÉS del 01.01.2007;
- Anexo al certificado de finalización de la etapa secundaria, expedido DESPUÉS del 01.01.2007;
- Certificado de cualificación profesional, expedido por un Centro de Formación Profesional DESPUÉS del 01.08.2016;
- Certificado de formación profesional, expedido por un Centro de Formación Profesional DESPUÉS del 01.08.2016;
- Certificado de aptitud expedido por un Centro de Formación Profesional DESPUÉS del 01.08.2016.
Y entre los documentos educativos de instituciones de educación superior y organizaciones científicas que pueden presentarse a través del programa de apostilla electrónica:
- Título de grado de educación superior completado, expedido DESPUÉS del 01.01.2012;
- Anexo al título de educación superior, expedido DESPUÉS del 01.01.2012;
- Título de grado académico y científico “doctor”, expedido DESPUÉS del 01.01.2018;
- Anexo al título de grado académico y científico, expedido DESPUÉS del 01.01.2018;
- Título de grado científico “doctor de ciencias”, expedido DESPUÉS del 01.01.2018;
- Certificado de reconocimiento de educación superior obtenida en instituciones de educación superior extranjeras, expedido DESPUÉS del 01.01.2010;
- Certificado de reconocimiento de un grado académico y científico/científico obtenido en una institución de educación superior extranjera/organización científica, expedido DESPUÉS del 17.07.2018.
Para los documentos educativos expedidos antes del 01.01.2007 también es posible emitir una apostilla electrónica, pero es necesario presentar el original del documento para su verificación.
La legalización (certificación) con apostilla de NACID puede comprobarse en: https://apostille.bg
Certificación con apostilla de documentos del Ministerio de Asuntos Exteriores
La legalización de documentos (certificación con apostilla) por el Ministerio de Asuntos Exteriores se coloca en documentos expedidos por la Agencia de Registro (por ejemplo, certificado de situación actual de una empresa), el Instituto Nacional de la Seguridad Social (por ejemplo, certificado del importe mensual de la pensión), la Agencia Nacional de Ingresos (por ejemplo, certificado de existencia o inexistencia de obligaciones), la Dirección General “Policía Nacional” (por ejemplo, certificado de posesión de un documento de identidad). Los documentos expedidos por estas instituciones y sujetos a legalización (certificación con apostilla) deben emitirse en el formulario de la institución, indicar el país ante el cual se utilizará el documento y llevar firma y sello.
La legalización (certificación) con apostilla del Ministerio de Asuntos Exteriores puede comprobarse en: https://apostille.mfa.bg
Además de la legalización del documento (certificación con apostilla) de un documento expedido por una autoridad búlgara, este también debe traducirse al idioma oficial del país en el que se utilizará y la traducción debe ser certificada por el Ministerio de Asuntos Exteriores.
Uso en Bulgaria de documentos expedidos por un Estado extranjero miembro del Convenio de La Haya
En el caso de un documento expedido por un Estado extranjero miembro del Convenio de La Haya, es necesario que el documento esté legalizado (certificado con apostilla) en el país que lo expide. Para poder utilizarse en Bulgaria, también es necesario realizar una traducción escrita al búlgaro y que esta sea certificada ante notario por un traductor jurado. De este modo, el documento expedido puede utilizarse en Bulgaria.
La legalización de documentos (certificación con apostilla) no se exige si el documento ha sido expedido por un país que tiene acuerdos bilaterales que eximen a los documentos de la legalización y certificación con el país en el que se utilizará el documento. Sigue siendo necesario que el documento se expida conforme a los requisitos para su uso en un país extranjero, de acuerdo con la legislación del país emisor, y que también se traduzca al idioma oficial del país. Entre los países con los que la República de Bulgaria mantiene relaciones bilaterales se encuentran Macedonia, Austria, Francia, etc.
Para los documentos expedidos por un país que no es miembro del Convenio de La Haya y que no tiene acuerdos bilaterales de asistencia jurídica con el país en el que debe utilizarse el documento, es necesario legalizar el documento mediante la certificación del Ministerio de Asuntos Exteriores del país emisor y la certificación de la embajada del país en el que debe surtir efecto. El documento así expedido se traduce al idioma oficial del país y la traducción debe ser certificada.