Belgelerin ve diğer evrakların tasdiki, bir ülkede düzenlenen bir belgenin başka bir yabancı ülkede kullanılacağı durumlarda gereklidir. Belge tasdiki yoluyla belgenin aslına uygunluğu ve doğruluğu onaylanır; böylece belge yabancı bir ülkedeki kamu ve özel idareler nezdinde kullanılabilir. Belgenin tasdikine ek olarak, belgenin kullanılacağı ülkenin resmî diline yazılı çeviri yapılması da gerekir.
Düzenleyen ülkeye bağlı olarak, belge tasdik süreçleri üç ana gruba ayrılır.
Lahey Sözleşmesi’ne taraf bir devlet tarafından düzenlenen belgelerin tasdiki (Apostil)
En yaygın durum, belgenin Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına Dair Sözleşme’ye (Lahey Sözleşmesi) taraf bir ülkede düzenlenmiş olmasıdır. Bu durumda belgeyi düzenleyen ülke, belgenin aslını apostil koyarak doğrular.
Apostil nedir?
Apostil, belgeyi imzalayan kişinin imzasının gerçekliğini; kişinin hangi sıfatla hareket ettiğini; ve belgede yer alan mühür veya damganın aslına uygunluğunu doğrulayan mühür/damgalı bir onay belgesidir. Apostil, ülkenin resmî dilinde düzenlenir ve belgenin üzerine veya ayrılmaz bir parçası olarak ek bir sayfaya konur. Çoğu zaman ülkenin resmî dilinde ve İngilizce olarak düzenlenir; ancak başlığın her zaman Fransızca da yer alması gerekir (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Lahey Sözleşmesi’ne göre, her üye devlet, resmî görevleri gereği apostil koymaya yetkili makamları belirler. Belirlenen her makam, düzenlenen apostillerin bir kaydını tutar; burada sıra numarası ve apostilin konulduğu tarih, kamu belgesini imzalayan kişinin adı ve hangi sıfatla hareket ettiği belirtilir.
Bulgaristan’da düzenlenen belgelerin apostille ile tasdiki
Bulgaristan Cumhuriyeti’nde apostil koyan makamlar İl İdareleri, Adalet Bakanlığı, Ulusal Bilgi ve Dokümantasyon Merkezi ve Dışişleri Bakanlığıdır.
Bir Bulgar belgesinin apostil ile tasdik edilebilmesi için gerekli şartlar, belge türüne ve düzenleyen makama bağlıdır. Apostil koyan makamlara göre en yaygın belge türlerinden birkaçını ayırmak mümkündür.
İl İdarelerinden alınan belgelerin apostille ile tasdiki
İl İdareleri tarafından belge tasdiki (apostille ile onay) en sık doğum belgesi ve medeni nikâh belgesi için uygulanır; bu belgeler, üzerlerindeki imza ve mühürleri doğrulayan dikdörtgen bir damga ile “dublike” olarak düzenlenmelidir. Bu türden sık görülen diğer belgeler; aile durumu, eş ve çocuklar hakkında belge; sürekli adres belgesi; mevcut adres belgesi; Bulgar vatandaşının yurt dışında evlenmesine ilişkin belge; farklı isimlere sahip bir kişinin kimlik eşdeğerliği belgesi vb. olup, imza ve mühürleri doğrulayan dikdörtgen damga ile “asıl” olarak düzenlenir.
İl İdareleri tarafından yapılan apostil ile tasdik işlemi şu adresten kontrol edilebilir: http://apostille.gov.bg/
Adalet Bakanlığından alınan belgelerin apostille ile tasdiki
Adalet Bakanlığı tarafından belge tasdiki (apostille ile onay), mahkemeler tarafından düzenlenen ve noter tarafından onaylanan belgeler üzerine konur.
Mahkemeler tarafından düzenlenen belgelerde, yurt dışında en sık kullanılanlar adli sicil belgesi ve mahkeme kararlarıdır. Yabancı bir ülke için adli sicil belgesi düzenlenirken, hangi ülke için kullanılacağının belirtilmesi ve hâkim ile mahkeme kâtibinin imzalarının bulunması gerekir; bu, Bulgaristan’da kullanım için düzenlenen adli sicil belgesinden temel farktır. “Suret” olarak düzenlenen bir mahkeme kararında “Aslına uygundur” damgası bulunmalı, kesinleşme tarihi belirtilmeli ve hâkim ile sekreter/kâtip imzaları yer almalıdır. Hâkimin imzası orijinal değilse, sekreterin/kâtibin adı açıkça yazılmalıdır.
Noter tarafından onaylanmış belgelerin (apostil ile tasdik) düzenlenmesi için gereken şartlar; atılan imzaları doğrulayan noter onaylı asıl belge (ör. vekâletname ve beyan) ile; ayrıca asıldan suret alındığını doğrulayan noter onaylı kopyadır (ör. sözleşme, kuruluş senedi, tutanak).
Adalet Bakanlığı tarafından yapılan apostil ile tasdik işlemi şu adresten kontrol edilebilir: https://apostil.mjs.bg
Ulusal Bilgi ve Dokümantasyon Merkezi (NACID) belgelerinin apostille ile tasdiki
NACID tarafından belge tasdiki (apostille ile onay), Bulgar eğitim kurumları tarafından düzenlenen tüm eğitim belgeleri için yapılır.
Ulusal Bilgi ve Dokümantasyon Merkezi (NACID), Lahey Uluslararası Özel Hukuk Konferansı ve Amerika Birleşik Devletleri Noterler Birliği’nin 10.03.2006 tarihli Elektronik Apostil (e-APP) Pilot Programı uyarınca, tasdik (apostille ile onay) hizmetini tamamen çevrimiçi sunan Bulgaristan Cumhuriyeti’ndeki tek makamdır.
Elektronik apostil (e-apostille / e-apostille), kâğıt apostil ile aynı değere ve unsurlara sahiptir ve Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılmasına Dair Lahey Sözleşmesi’nin gereklerini karşılar. Kâğıt ve elektronik apostil arasındaki tek fark, üzerlerine konulan mühür ve imzalardadır; elektronik versiyonda bunlar elektronik imza ve mühürdür, kâğıt versiyonda ise elle konulur, ancak her iki durumda da hukuki geçerlilik aynıdır. Elektronik apostillerin geçerliliği de kâğıt olanlarda olduğu gibi korunur; yani süresizdir.
Elektronik apostil programı üzerinden sunulabilen en yaygın okul öncesi, okul ve mesleki eğitim belgeleri şunlardır:
- Ortaöğretim diploması, 01.01.2007 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Ortaöğretim diploması eki, 01.01.2007 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Temel eğitim belgesi, 01.06.2009 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Mesleki yeterlilik belgesi, 01.06.2008 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Mesleki yeterlilik belgesi eki, 01.06.2008 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Ortaöğretimin birinci kademesinin tamamlandığına dair belge, 01.06.2020 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Ortaöğretimin birinci kademesinin tamamlandığına dair belge eki, 01.06.2020 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Ortaöğretim kademesinin tamamlandığına dair belge, 01.01.2007 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Ortaöğretim kademesinin tamamlandığına dair belge eki, 01.01.2007 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Mesleki yeterlilik belgesi, Mesleki Eğitim Merkezi tarafından 01.08.2016 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Mesleki eğitim belgesi, Mesleki Eğitim Merkezi tarafından 01.08.2016 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Yeterlilik belgesi, Mesleki Eğitim Merkezi tarafından 01.08.2016 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş.
Elektronik apostil programı üzerinden sunulabilen yükseköğretim kurumları ve bilimsel kuruluşlara ait eğitim belgeleri ise şunlardır:
- Tamamlanmış yükseköğretim yeterlilik derecesine ilişkin diploma, 01.01.2012 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Yükseköğretim diploması eki, 01.01.2012 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- “Doktor” eğitim ve bilim derecesine ilişkin diploma, 01.01.2018 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Eğitim ve bilim derecesi diploması eki, 01.01.2018 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- “Bilim Doktoru” bilim derecesine ilişkin diploma, 01.01.2018 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Yabancı yükseköğretim kurumlarında kazanılmış tanınmış yükseköğretime ilişkin belge, 01.01.2010 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş;
- Yabancı bir yükseköğretim kurumu/bilimsel kuruluşta kazanılmış eğitim ve bilim/bilim derecesinin tanınmasına ilişkin belge, 17.07.2018 TARİHİNDEN SONRA düzenlenmiş.
01.01. 2007 tarihinden önce düzenlenmiş eğitim belgeleri için de elektronik apostil düzenlenmesi mümkündür, ancak belgenin aslının inceleme için ibraz edilmesi gerekir.
NACID tarafından yapılan apostil ile tasdik işlemi şu adresten kontrol edilebilir: https://apostille.bg
Dışişleri Bakanlığından alınan belgelerin apostille ile tasdiki
Dışişleri Bakanlığı tarafından belge tasdiki (apostille ile onay), Tescil Ajansı tarafından düzenlenen belgeler (ör. şirketin güncel durum belgesi), Ulusal Sosyal Güvenlik Enstitüsü tarafından düzenlenen belgeler (ör. aylık emekli maaşı tutarı belgesi), Ulusal Gelir Ajansı tarafından düzenlenen belgeler (ör. borçların varlığı veya yokluğuna ilişkin belge), Genel Müdürlük “Ulusal Polis” tarafından düzenlenen belgeler (ör. kimlik belgesi bulundurma belgesi) üzerine konur. Bu kurumlar tarafından düzenlenen ve tasdike (apostille ile onaya) tabi belgeler, kurumun antetli formu üzerinde düzenlenmeli, belgenin hangi ülkede kullanılacağı belirtilmeli ve imza ile mühür taşımalıdır.
Dışişleri Bakanlığı tarafından yapılan apostil ile tasdik işlemi şu adresten kontrol edilebilir: https://apostille.mfa.bg
Bulgar bir makam tarafından düzenlenen belgenin tasdikine (apostille ile onay) ek olarak, belgenin kullanılacağı ülkenin resmî diline çevrilmesi ve çevirinin Dışişleri Bakanlığı tarafından onaylanması gerekir.
Lahey Sözleşmesi’ne taraf yabancı bir devlet tarafından düzenlenen belgelerin Bulgaristan’da kullanımı
Lahey Sözleşmesi’ne taraf yabancı bir devlet tarafından düzenlenen bir belge için, belgenin düzenlendiği ülkede legalize edilmesi (apostille ile onaylanması) gerekir. Bulgaristan’da kullanılabilmesi için ayrıca Bulgarcaya yazılı çeviri yapılmalı ve bu çeviri yeminli tercüman tarafından noter huzurunda onaylanmalıdır. Böylece düzenlenen belge Bulgaristan’da kullanılabilir.
Belge, kullanılacağı ülkede belgeleri legalizasyondan ve tasdikten muaf tutan ikili anlaşmalara sahip bir ülke tarafından düzenlenmişse, belge tasdiki (apostille ile onay) gerekmez. Belgenin yine de yabancı ülkede kullanım şartlarına uygun olarak, düzenleyen ülkenin mevzuatına göre düzenlenmiş olması ve ayrıca ülkenin resmî diline çevrilmesi gerekir. Bulgaristan Cumhuriyeti’nin ikili ilişkileri bulunan ülkeler arasında Makedonya, Avusturya, Fransa vb. yer alır.
Lahey Sözleşmesi’ne üye olmayan ve belgenin kullanılacağı ülke ile karşılıklı adli yardım anlaşmaları bulunmayan bir ülkede düzenlenen belgeler için, belgenin düzenleyen ülkenin Dışişleri Bakanlığı tarafından onaylanması ve belgenin kullanılacağı ülkenin büyükelçiliği tarafından onaylanması suretiyle legalizasyon yapılması gerekir. Böylece düzenlenen belge ülkenin resmî diline çevrilir ve çevirinin onaylanması gerekir.