La legalizzazione dei documenti e di altri atti è necessaria quando si utilizza un documento rilasciato da uno Stato in un altro Paese estero. Tramite la legalizzazione dei documenti si certificano l’autenticità e la veridicità del documento, affinché possa essere utilizzato presso amministrazioni pubbliche e private in un Paese estero. Oltre alla legalizzazione del documento, è necessario effettuare anche una traduzione scritta nella lingua ufficiale dello Stato presso il quale il documento sarà utilizzato.
A seconda dello Stato di rilascio, i processi di legalizzazione dei documenti si distinguono in tre gruppi principali.
Legalizzazione di documenti rilasciati da uno Stato membro della Convenzione dell’Aia (Apostille)
Il caso più comune è quando il documento è rilasciato da uno Stato parte della Convenzione che abolisce l’obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri (Convenzione dell’Aia). In questo caso, lo Stato che rilascia il documento ne certifica l’autenticità apponendo l’apostille.
Che cos’è l’apostille?
L’apostille è un certificato con sigillo/timbro che attesta l’autenticità della firma della persona che ha firmato il documento; la qualità in cui la persona ha agito; e l’autenticità del sigillo o del timbro apposto sul documento. L’apostille è redatta nella lingua ufficiale dello Stato e viene apposta sul documento stesso o su un foglio di continuazione ad esso allegato, come parte integrante. Spesso è redatta nella lingua ufficiale dello Stato e in inglese, mentre il solo titolo deve sempre comparire anche in francese (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Ai sensi della Convenzione dell’Aia, ogni Stato membro designa le autorità che, nell’ambito delle proprie funzioni, sono abilitate ad apporre l’apostille. Ciascuna delle autorità designate tiene un registro delle apostille rilasciate, indicando il numero progressivo e la data di apposizione; il nome della persona che ha firmato l’atto pubblico e la qualità in cui ha agito.
Certificazione con apostille di documenti rilasciati in Bulgaria
Nella Repubblica di Bulgaria, le autorità che appongono l’apostille sono le Amministrazioni Regionali, il Ministero della Giustizia, il Centro Nazionale per l’Informazione e la Documentazione e il Ministero degli Affari Esteri.
I requisiti per il rilascio di un documento bulgaro affinché possa essere certificato con apostille dipendono dal tipo di documento e dall’autorità che lo rilascia. Si possono distinguere diversi tipi di documenti tra i più comuni in base alle autorità che appongono l’apostille.
Certificazione con apostille di documenti delle Amministrazioni Regionali
La legalizzazione di documenti (certificazione con apostille) da parte delle Amministrazioni Regionali è più frequente per il certificato di nascita e il certificato di matrimonio civile, che devono essere rilasciati come “duplicato” con un timbro rettangolare che certifica le firme e i timbri apposti sul documento. Altri documenti frequentemente legalizzati di questo tipo sono il certificato di stato di famiglia, coniuge e figli; certificato di residenza permanente; certificato di residenza attuale; certificato di matrimonio celebrato da un cittadino bulgaro all’estero; certificato di identità di una persona con nomi diversi, ecc., e sono rilasciati come “originale” con un timbro rettangolare che certifica le firme e i timbri apposti.
La legalizzazione (certificazione) con apostille da parte delle Amministrazioni Regionali può essere verificata su: http://apostille.gov.bg/
Certificazione con apostille di documenti del Ministero della Giustizia
La legalizzazione di documenti (certificazione con apostille) da parte del Ministero della Giustizia viene apposta su documenti rilasciati dai tribunali e su quelli autenticati da un notaio.
Per i documenti rilasciati dai tribunali, i più utilizzati all’estero sono il certificato penale e le decisioni giudiziarie. Il requisito per il rilascio di un certificato penale per un Paese estero è che sia indicato per quale Paese deve servire e che siano apposte le firme del giudice e del cancelliere, che è la differenza sostanziale rispetto a un certificato penale rilasciato per l’uso in Bulgaria. In una decisione del tribunale rilasciata come “copia”, deve essere apposto il timbro “Copia conforme all’originale”, deve essere indicata la data di entrata in vigore e devono essere apposte le firme del giudice e del segretario/cancelliere. Nel caso in cui la firma del giudice non sia originale, devono essere riportati per esteso i nomi del segretario/cancelliere.
Per la legalizzazione di documenti (certificazione con apostille) autenticati da un notaio, i requisiti di rilascio sono: l’originale con autenticazione notarile che attesti le firme apposte (ad es. procura e dichiarazione); nonché una copia autenticata da un notaio, nella quale l’autenticazione attesti che è stata tratta copia dall’originale (ad es. contratto, atto costitutivo, verbale).
La legalizzazione (certificazione) con apostille da parte del Ministero della Giustizia può essere verificata su: https://apostil.mjs.bg
Certificazione con apostille di documenti del Centro Nazionale per l’Informazione e la Documentazione (NACID)
La legalizzazione di documenti (certificazione con apostille) da parte del NACID viene effettuata per tutti i documenti educativi rilasciati da istituzioni educative bulgare.
Il Centro Nazionale per l’Informazione e la Documentazione (NACID) è l’unica autorità nella Repubblica di Bulgaria che fornisce il servizio di legalizzazione (certificazione con apostille) interamente online, in conformità con il Programma Pilota per l’Apostille Elettronica (e-APP) della Conferenza dell’Aia di diritto internazionale privato e della National Notary Association degli Stati Uniti del 10.03.2006.
L’apostille elettronica (e-apostille / e-apostille) ha lo stesso valore e gli stessi dati, nel rispetto dei requisiti della Convenzione dell’Aia che abolisce l’obbligo di legalizzazione degli atti pubblici stranieri, come l’apostille cartacea. L’unica differenza tra l’apostille cartacea e quella elettronica riguarda i timbri e le firme apposti: nella versione elettronica si tratta di firma elettronica e timbro elettronico, mentre nella versione cartacea sono apposti manualmente, ma in entrambi i casi il valore giuridico è lo stesso. Per quanto riguarda la validità delle apostille elettroniche, essa è mantenuta come per quelle cartacee, cioè è illimitata.
I documenti educativi più comuni per l’istruzione e formazione prescolare, scolastica e professionale che possono essere presentati tramite il programma di apostille elettronica sono:
- Diploma di istruzione secondaria, rilasciato DOPO il 01.01.2007;
- Allegato al diploma di istruzione secondaria, rilasciato DOPO il 01.01.2007;
- Certificato di istruzione di base, rilasciato DOPO il 01.06.2009;
- Certificato di qualifica professionale, rilasciato DOPO il 01.06.2008;
- Allegato al certificato di qualifica professionale, rilasciato DOPO il 01.06.2008;
- Certificato di completamento del primo ciclo della scuola secondaria, rilasciato DOPO il 01.06.2020;
- Allegato al certificato di completamento del primo ciclo della scuola secondaria, rilasciato DOPO il 01.06.2020;
- Certificato di completamento del ciclo secondario, rilasciato DOPO il 01.01.2007;
- Allegato al certificato di completamento del ciclo secondario, rilasciato DOPO il 01.01.2007;
- Certificato di qualifica professionale, rilasciato da un Centro di Formazione Professionale DOPO il 01.08.2016;
- Certificato di formazione professionale, rilasciato da un Centro di Formazione Professionale DOPO il 01.08.2016;
- Certificato di abilitazione rilasciato da un Centro di Formazione Professionale DOPO il 01.08.2016.
Per i documenti educativi rilasciati da istituti di istruzione superiore e organizzazioni scientifiche che possono essere presentati tramite il programma di apostille elettronica:
- Diploma di laurea di livello di istruzione superiore completato, rilasciato DOPO il 01.01.2012;
- Allegato al diploma di istruzione superiore, rilasciato DOPO il 01.01.2012;
- Diploma di titolo accademico e scientifico “dottore”, rilasciato DOPO il 01.01.2018;
- Allegato al diploma di titolo accademico e scientifico, rilasciato DOPO il 01.01.2018;
- Diploma di titolo scientifico “dottore di scienze”, rilasciato DOPO il 01.01.2018;
- Certificato di riconoscimento di istruzione superiore conseguita presso istituti di istruzione superiore stranieri, rilasciato DOPO il 01.01.2010;
- Certificato di riconoscimento di un titolo accademico e scientifico/scientifico conseguito presso un istituto di istruzione superiore straniero/organizzazione scientifica, rilasciato DOPO il 17.07.2018.
Per i documenti educativi rilasciati prima del 01.01.2007 è possibile anche il rilascio dell’apostille elettronica, ma è necessario presentare l’originale del documento per la verifica.
La legalizzazione (certificazione) con apostille da parte del NACID può essere verificata su: https://apostille.bg
Certificazione con apostille di documenti del Ministero degli Affari Esteri
La legalizzazione di documenti (certificazione con apostille) da parte del Ministero degli Affari Esteri viene apposta su documenti rilasciati dall’Agenzia del Registro (ad es. certificato di stato attuale di una società), dall’Istituto Nazionale di Previdenza Sociale (ad es. certificato dell’importo mensile della pensione), dall’Agenzia Nazionale delle Entrate (ad es. certificato di esistenza o assenza di obblighi), dalla Direzione Generale “Polizia Nazionale” (ad es. certificato di possesso di un documento d’identità). I documenti rilasciati da queste istituzioni e soggetti a legalizzazione (certificazione con apostille) devono essere emessi su carta intestata dell’istituzione, indicare il Paese in cui il documento sarà utilizzato e recare firma e timbro.
La legalizzazione (certificazione) con apostille da parte del Ministero degli Affari Esteri può essere verificata su: https://apostille.mfa.bg
Oltre alla legalizzazione del documento (certificazione con apostille) di un documento rilasciato da un’autorità bulgara, lo stesso deve essere tradotto nella lingua ufficiale del Paese in cui sarà utilizzato e la traduzione deve essere certificata dal Ministero degli Affari Esteri.
Utilizzo in Bulgaria di documenti rilasciati da uno Stato estero membro della Convenzione dell’Aia
Per un documento rilasciato da uno Stato estero membro della Convenzione dell’Aia è necessario che il documento sia legalizzato (certificato con apostille) nel Paese che lo rilascia. Per poter essere utilizzato in Bulgaria, è inoltre necessario effettuare una traduzione scritta in bulgaro e farla certificare davanti a un notaio da un traduttore giurato. In questo modo il documento rilasciato può essere utilizzato in Bulgaria.
La legalizzazione di documenti (certificazione con apostille) non è richiesta se il documento è rilasciato da un Paese che ha accordi bilaterali che esentano i documenti dalla legalizzazione e dalla certificazione con il Paese in cui il documento sarà utilizzato. Rimane necessario che il documento sia rilasciato secondo i requisiti per l’uso in un Paese estero, conformemente alla legislazione del Paese emittente, e che sia tradotto nella lingua ufficiale del Paese. Tra i Paesi con cui la Repubblica di Bulgaria intrattiene relazioni bilaterali vi sono Macedonia, Austria, Francia, ecc.
Per i documenti rilasciati da un Paese che non è membro della Convenzione dell’Aia e non ha accordi bilaterali di assistenza giudiziaria con il Paese in cui il documento deve essere utilizzato, è necessario legalizzare il documento ottenendo la certificazione del Ministero degli Affari Esteri del Paese emittente e la certificazione dell’ambasciata del Paese in cui il documento deve servire. Il documento così rilasciato viene quindi tradotto nella lingua ufficiale del Paese e la traduzione deve essere certificata.