Легалізація документів та інших паперів є необхідною під час використання документа, виданого однією державою, в іншій іноземній державі. Завдяки легалізації документів підтверджуються автентичність і правильність документа, щоб його можна було використовувати в державних і приватних установах іноземної держави. Окрім легалізації документа, необхідно також виконати письмовий переклад офіційною мовою держави, в якій буде використовуватися документ.
Залежно від держави видачі, процеси легалізації документів поділяються на три основні групи.
Легалізація документів, виданих державою-учасницею Гаазької конвенції (Apostille)
Найпоширенішим є випадок, коли документ видано державою, що є стороною Конвенції про скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів (Гаазька конвенція). У цьому випадку держава, що видала документ, підтверджує його автентичність шляхом проставлення апостиля (apostille).
Що таке апостиль (apostille)?
Апостиль (Apostille) — це посвідчення у вигляді печатки/штампа, яке підтверджує справжність підпису особи, що підписала документ; її посадове становище; а також автентичність печатки або штампа, проставлених на документі. Апостиль складається офіційною мовою держави та проставляється безпосередньо на самому документі або на додатку до нього як невід’ємна частина. Часто він оформлюється офіційною мовою держави та англійською мовою, при цьому заголовок завжди має бути також французькою мовою (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Відповідно до Гаазької конвенції, кожна держава-учасниця визначає органи, які відповідно до своїх службових обов’язків уповноважені проставляти апостиль (apostille). Кожен із зазначених органів веде реєстр виданих апостилів, у якому вказуються: порядковий номер і дата проставлення; ім’я особи, яка підписала офіційний документ, та її посадове становище.
Підтвердження апостилем (apostille) документів, виданих у Болгарії
У Республіці Болгарія органами, що проставляють апостиль (apostille), є обласні адміністрації, Міністерство юстиції, Національний центр інформації та документації і Міністерство закордонних справ.
Вимоги до видачі болгарського документа для його підтвердження апостилем залежать від виду документа та органу, що його видає. Можна виокремити кілька найпоширеніших видів документів залежно від органів, які проставляють апостиль.
Підтвердження апостилем документів від обласних адміністрацій
Легалізація документів (підтвердження apostille) обласними адміністраціями найчастіше стосується свідоцтва про народження та свідоцтва про шлюб, які мають бути видані як “дублікат” із прямокутною печаткою, що підтверджує проставлені підписи та печатки на документі. Інші поширені документи для легалізації цього типу — свідоцтво про сімейний стан, чоловіка/дружину та дітей; свідоцтво про постійну адресу; свідоцтво про теперішню адресу; свідоцтво про укладення шлюбу болгарським громадянином за кордоном; свідоцтво про ідентичність особи з різними іменами тощо — видаються як “оригінал” із прямокутною печаткою, що підтверджує проставлені підписи та печатки.
Легалізацію (підтвердження) апостилем обласними адміністраціями можна перевірити на: http://apostille.gov.bg/
Підтвердження апостилем (apostille) документів від Міністерства юстиції
Легалізація документів (підтвердження apostille) від Міністерства юстиції проставляється на документах, виданих судами, та на тих, що засвідчені нотаріусом.
Щодо документів, виданих судами, найчастіше для використання в іноземній державі застосовуються довідка про несудимість та рішення. Вимога для видачі довідки про несудимість для іноземної держави полягає в тому, щоб було зазначено, для якої саме держави вона призначена, а також були проставлені підписи судді та судового діловода, що є істотною відмінністю від довідки про несудимість, виданої для використання в Болгарії. У разі рішення суду, виданого як “копія”, має бути проставлена печатка “Вірно з оригіналом”, зазначена дата набрання чинності, а також проставлені підписи судді та секретаря/діловода. Якщо підпис судді не є оригінальним, мають бути зазначені імена секретаря/діловода.
Під час легалізації документів (підтвердження апостилем), засвідчених нотаріусом, вимоги до видачі передбачають оригінал із нотаріальним засвідченням, що підтверджує проставлені підписи (наприклад, довіреність і декларація); а також копію, засвідчену нотаріусом, у якій посвідчується, що копію знято з оригіналу (наприклад, договір, установчий акт, протокол).
Легалізацію (підтвердження) апостилем від Міністерства юстиції можна перевірити на: https://apostil.mjs.bg
Підтвердження апостилем (apostille) документів від Національного центру інформації та документації (НАЦИД)
Легалізація документів (підтвердження apostille) від НАЦИД здійснюється для всіх освітніх документів, виданих болгарськими освітніми інституціями.
Національний центр інформації та документації (НАЦИД) є єдиним органом у Республіці Болгарія, який надає послугу легалізації (підтвердження апостилем) повністю онлайн, відповідно до Пілотної програми електронного апостиля (e-APP) Гаазької конференції з міжнародного приватного права та Національної асоціації нотаріусів Сполучених Штатів від 10.03.2006 р.
Електронний апостиль (е-апостиль / e-apostille) має таку саму силу та реквізити, дотримуючись вимог Гаазької конвенції про скасування вимоги легалізації іноземних офіційних документів, як і паперовий апостиль. Єдина різниця між паперовим і електронним апостилем полягає в проставлених печатках і підписах: в електронному вони є електронним підписом і печаткою, а в паперовому проставляються вручну, однак у обох варіантах їхня юридична сила є однаковою. Щодо чинності електронних апостилів, вона зберігається так само, як і для паперових, тобто є безстроковою.
Найпоширеніші освітні документи для дошкільної, шкільної та професійної освіти і навчання, які можуть подаватися через програму електронного апостиля:
- Диплом про середню освіту, виданий ПІСЛЯ 01.01.2007 р.;
- Додаток до диплома про середню освіту, виданий ПІСЛЯ 01.01.2007 р.;
- Свідоцтво про основну освіту, видане ПІСЛЯ 01.06.2009 р.;
- Свідоцтво про професійну кваліфікацію, видане ПІСЛЯ 01.06.2008 р.;
- Додаток до свідоцтва про професійну кваліфікацію, виданий ПІСЛЯ 01.06.2008 р.;
- Свідоцтво про завершений перший гімназійний етап середньої освіти, видане ПІСЛЯ 01.06.2020 р.;
- Додаток до свідоцтва про завершений перший гімназійний етап середньої освіти, виданий ПІСЛЯ 01.06.2020 р.;
- Свідоцтво про завершений гімназійний етап, видане ПІСЛЯ 01.01.2007 р.;
- Додаток до свідоцтва про завершений гімназійний етап, виданий ПІСЛЯ 01.01.2007 р.;
- Свідоцтво про професійну кваліфікацію, видане Центром професійного навчання ПІСЛЯ 01.08.2016 р.;
- Свідоцтво про професійне навчання, видане Центром професійного навчання ПІСЛЯ 01.08.2016 р.;
- Свідоцтво про правоздатність, видане Центром професійного навчання ПІСЛЯ 01.08.2016 р.
А для освітніх документів вищих навчальних закладів і наукових організацій, які можуть подаватися через програму електронного апостиля:
- Диплом про завершений освітньо-кваліфікаційний ступінь вищої освіти, виданий ПІСЛЯ 01.01.2012 р.;
- Додаток до диплома про вищу освіту, виданий ПІСЛЯ 01.01.2012 р.;
- Диплом про освітній і науковий ступінь «доктор», виданий ПІСЛЯ 01.01.2018 р.;
- Додаток до диплома про освітній і науковий ступінь, виданий ПІСЛЯ 01.01.2018 р.;
- Диплом про науковий ступінь «доктор наук», виданий ПІСЛЯ 01.01.2018 р.;
- Свідоцтво про визнану вищу освіту, здобуту в іноземних вищих навчальних закладах, видане ПІСЛЯ 01.01.2010 р.;
- Свідоцтво про визнання освітнього і наукового/наукового ступеня, здобутого в іноземному вищому навчальному закладі/науковій організації, видане ПІСЛЯ 17.07.2018 р.
Для освітніх документів, виданих до 01.01.2007 р., також можлива видача електронного апостиля, але необхідно надати оригінал документа для перевірки.
Легалізацію (підтвердження) апостилем від НАЦИД можна перевірити на: https://apostille.bg
Підтвердження апостилем (apostille) документів від Міністерства закордонних справ
Легалізація документів (підтвердження apostille) від Міністерства закордонних справ проставляється на документах, виданих Агентством з реєстрації (наприклад, свідоцтво про актуальний стан компанії), Національним інститутом соціального страхування (наприклад, свідоцтво про щомісячний розмір пенсії), Національним агентством з доходів (наприклад, свідоцтво про наявність або відсутність зобов’язань), Головною дирекцією “Національна поліція” (наприклад, свідоцтво про наявність документа, що посвідчує особу). Документи, видані цими установами та такі, що підлягають легалізації (підтвердженню апостилем), мають бути видані на бланку установи, із зазначенням держави, в якій буде використовуватися документ, а також із проставленими підписом і печаткою.
Легалізацію (підтвердження) апостилем від Міністерства закордонних справ можна перевірити на: https://apostille.mfa.bg
Окрім легалізації документа (підтвердження апостилем) документа, виданого болгарським органом, його також слід перекласти офіційною мовою держави, де він буде використовуватися, а переклад має бути засвідчений у Міністерстві закордонних справ.
Використання в Болгарії документів, виданих іноземною державою-учасницею Гаазької конвенції
У разі документа, виданого іноземною державою-учасницею Гаазької конвенції, необхідно, щоб документ був легалізований (підтверджений апостилем) у державі, яка його видає. Для використання в Болгарії також необхідно виконати письмовий переклад болгарською мовою, а також засвідчити його в нотаріуса від присяжного перекладача. Таким чином виданий документ може бути використаний у Болгарії.
Легалізація документів (підтвердження апостилем) не вимагається, якщо документ видано державою, яка має двосторонні договори, що звільняють документи від легалізації та підтвердження, з державою, у якій документ буде використовуватися. При цьому залишається необхідність, щоб документ був виданий відповідно до вимог щодо використання в іноземній державі згідно із законодавством держави видачі, а також щоб його було перекладено офіційною мовою держави. Серед держав, з якими Республіка Болгарія має двосторонні відносини, є Македонія, Австрія, Франція тощо.
Для документів, виданих державою, яка не є учасницею Гаазької конвенції і не має двосторонніх договорів про правову допомогу з державою, в якій документ має бути використаний, необхідно здійснити легалізацію документа шляхом проставлення засвідчення Міністерства закордонних справ держави видачі та засвідчення посольства держави, в якій документ має бути використаний. Такий документ перекладається офіційною мовою держави, а переклад має бути засвідчений.