Die Legalisation von Dokumenten und anderen Urkunden ist erforderlich, wenn ein in einem Staat ausgestelltes Dokument in einem anderen ausländischen Staat verwendet werden soll. Durch die Legalisation von Dokumenten werden die Echtheit und Richtigkeit des Dokuments bestätigt, damit es bei staatlichen und privaten Behörden im Ausland verwendet werden kann. Zusätzlich zur Legalisation des Dokuments ist auch eine schriftliche Übersetzung in die Amtssprache des Staates erforderlich, vor dessen Behörden das Dokument verwendet werden soll.
Je nach ausstellendem Staat werden die Verfahren zur Legalisation von Dokumenten in drei Hauptgruppen unterteilt.
Legalisation von Dokumenten, die von einem Mitgliedstaat des Haager Übereinkommens ausgestellt wurden (Apostille)
Der häufigste Fall ist, wenn das Dokument von einem Staat ausgestellt wurde, der Vertragspartei des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation ist (Haager Übereinkommen). In diesem Fall bestätigt der ausstellende Staat die Echtheit des Dokuments durch Anbringung einer Apostille.
Was ist eine Apostille?
Die Apostille ist eine Bescheinigung mit Siegel/Stempel, die die Echtheit der Unterschrift der Person bestätigt, die das Dokument unterzeichnet hat; die Eigenschaft, in der die Person gehandelt hat; sowie die Echtheit des auf dem Dokument angebrachten Siegels oder Stempels. Die Apostille wird in der Amtssprache des Staates abgefasst und auf dem Dokument selbst oder auf einem beigefügten Fortsetzungsblatt als untrennbarer Bestandteil angebracht. Häufig wird sie in der Amtssprache des Staates und in englischer Sprache abgefasst, wobei der Titel stets auch in französischer Sprache erscheinen muss (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Gemäß dem Haager Übereinkommen benennt jeder Mitgliedstaat die Behörden, die im Rahmen ihrer dienstlichen Aufgaben befugt sind, eine Apostille anzubringen. Jede benannte Behörde führt ein Register der ausgestellten Apostillen mit der laufenden Nummer und dem Datum der Anbringung; dem Namen der Person, die die öffentliche Urkunde unterzeichnet hat, und der Eigenschaft, in der sie gehandelt hat.
Beglaubigung mit Apostille von in Bulgarien ausgestellten Dokumenten
In der Republik Bulgarien sind die Behörden, die eine Apostille anbringen, die Bezirksverwaltungen, das Ministerium der Justiz, das Nationale Zentrum für Information und Dokumentation sowie das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten.
Die Anforderungen für die Ausstellung eines bulgarischen Dokuments, damit es mit einer Apostille beglaubigt werden kann, hängen von der Art des Dokuments und der ausstellenden Behörde ab. Nach den Behörden, die Apostillen anbringen, lassen sich mehrere der häufigsten Dokumentarten unterscheiden.
Beglaubigung mit Apostille von Dokumenten der Bezirksverwaltungen
Die Dokumentenlegalisation (Beglaubigung mit Apostille) durch die Bezirksverwaltungen ist am häufigsten bei Geburtsurkunden und Heiratsurkunden erforderlich, die als „Duplikat“ mit einem rechteckigen Stempel ausgestellt werden müssen, der die auf dem Dokument angebrachten Unterschriften und Stempel bestätigt. Weitere häufig legalisierte Dokumente dieser Art sind Bescheinigungen über den Familienstand, Ehepartner und Kinder; Bescheinigungen über die ständige Adresse; Bescheinigungen über die aktuelle Adresse; Bescheinigungen über die Eheschließung eines bulgarischen Staatsbürgers im Ausland; Bescheinigungen über die Identität einer Person mit verschiedenen Namen usw. Sie werden als „Original“ mit einem rechteckigen Stempel ausgestellt, der die angebrachten Unterschriften und Stempel bestätigt.
Die Legalisation (Beglaubigung) mit Apostille durch die Bezirksverwaltungen kann unter folgender Adresse geprüft werden: http://apostille.gov.bg/
Beglaubigung mit Apostille von Dokumenten des Ministeriums der Justiz
Die Dokumentenlegalisation (Beglaubigung mit Apostille) durch das Ministerium der Justiz wird auf Dokumente angebracht, die von Gerichten ausgestellt oder von einem Notar beglaubigt wurden.
Bei von Gerichten ausgestellten Dokumenten werden im Ausland am häufigsten Führungszeugnisse und Gerichtsbeschlüsse verwendet. Für die Ausstellung eines Führungszeugnisses für ein ausländisches Land muss angegeben werden, für welches Land es bestimmt ist, und es müssen die Unterschriften des Richters und des Gerichtsschreibers angebracht sein; dies ist der wesentliche Unterschied zu einem Führungszeugnis, das zur Verwendung in Bulgarien ausgestellt wird. Bei einem Gerichtsbeschluss, der als „Abschrift“ ausgestellt wird, muss der Stempel „Mit dem Original übereinstimmend“ angebracht sein, das Datum des Inkrafttretens muss angegeben sein und die Unterschriften des Richters und des Sekretärs/Gerichtsschreibers müssen vorhanden sein. Falls die Unterschrift des Richters nicht im Original vorliegt, müssen die Namen des Sekretärs/Gerichtsschreibers ausgeschrieben sein.
Bei der Legalisation von Dokumenten (Beglaubigung mit Apostille), die von einem Notar beglaubigt wurden, müssen die Ausstellungsanforderungen im Original mit notarieller Beglaubigung vorliegen, die die angebrachten Unterschriften bestätigt (z. B. Vollmacht und Erklärung); sowie als Abschrift durch einen Notar, in der bestätigt wird, dass eine Abschrift vom Original genommen wurde (z. B. Vertrag, Gründungsurkunde, Protokoll).
Die Legalisation (Beglaubigung) mit Apostille durch das Ministerium der Justiz kann unter folgender Adresse geprüft werden: https://apostil.mjs.bg
Beglaubigung mit Apostille von Dokumenten des Nationalen Zentrums für Information und Dokumentation (NACID)
Die Dokumentenlegalisation (Beglaubigung mit Apostille) durch NACID erfolgt für alle Bildungsdokumente, die von bulgarischen Bildungseinrichtungen ausgestellt wurden.
Das Nationale Zentrum für Information und Dokumentation (NACID) ist die einzige Behörde in der Republik Bulgarien, die den Legalisationservice (Beglaubigung mit Apostille) vollständig online anbietet, gemäß dem Pilotprogramm für die elektronische Apostille (e-APP) der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht und der National Notary Association der Vereinigten Staaten vom 10.03.2006.
Die elektronische Apostille (e-Apostille / e-apostille) hat denselben Wert und dieselben Angaben und erfüllt die Anforderungen des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation wie die Papier-Apostille. Der einzige Unterschied zwischen der Papier- und der elektronischen Apostille liegt in den angebrachten Stempeln und Unterschriften: Bei der elektronischen Version sind es elektronische Signatur und elektronischer Stempel, bei der Papier-Version werden sie manuell angebracht, doch in beiden Fällen ist die Rechtswirkung dieselbe. Hinsichtlich der Gültigkeit elektronischer Apostillen bleibt sie ebenfalls wie bei Papier-Apostillen unbegrenzt.
Die häufigsten Bildungsdokumente für Vorschul-, Schul- und Berufsbildung, die über das Programm für die elektronische Apostille eingereicht werden können, sind:
- Diplom über die abgeschlossene Sekundarschulbildung, ausgestellt NACH dem 01.01.2007;
- Anlage zum Diplom über die Sekundarschulbildung, ausgestellt NACH dem 01.01.2007;
- Zeugnis über die Grundschulbildung, ausgestellt NACH dem 01.06.2009;
- Zeugnis über die berufliche Qualifikation, ausgestellt NACH dem 01.06.2008;
- Anlage zum Zeugnis über die berufliche Qualifikation, ausgestellt NACH dem 01.06.2008;
- Bescheinigung über den Abschluss der ersten Stufe der Sekundarschulbildung, ausgestellt NACH dem 01.06.2020;
- Anlage zur Bescheinigung über den Abschluss der ersten Stufe der Sekundarschulbildung, ausgestellt NACH dem 01.06.2020;
- Bescheinigung über den Abschluss der Sekundarstufe, ausgestellt NACH dem 01.01.2007;
- Anlage zur Bescheinigung über den Abschluss der Sekundarstufe, ausgestellt NACH dem 01.01.2007;
- Zeugnis über die berufliche Qualifikation, ausgestellt von einem Berufsbildungszentrum NACH dem 01.08.2016;
- Bescheinigung über die berufliche Ausbildung, ausgestellt von einem Berufsbildungszentrum NACH dem 01.08.2016;
- Befähigungsnachweis, ausgestellt von einem Berufsbildungszentrum NACH dem 01.08.2016.
Bei Bildungsdokumenten von Hochschulen und wissenschaftlichen Organisationen, die über das Programm für die elektronische Apostille eingereicht werden können:
- Diplom über den Abschluss eines Hochschulabschlusses, ausgestellt NACH dem 01.01.2012;
- Anlage zum Hochschuldiplom, ausgestellt NACH dem 01.01.2012;
- Diplom über den Bildungs- und wissenschaftlichen Grad „Doktor“, ausgestellt NACH dem 01.01.2018;
- Anlage zum Diplom über einen Bildungs- und wissenschaftlichen Grad, ausgestellt NACH dem 01.01.2018;
- Diplom über den wissenschaftlichen Grad „Doktor der Wissenschaften“, ausgestellt NACH dem 01.01.2018;
- Bescheinigung über anerkannte Hochschulbildung, erworben an ausländischen Hochschulen, ausgestellt NACH dem 01.01.2010;
- Bescheinigung über die Anerkennung eines Bildungs- und wissenschaftlichen/wissenschaftlichen Grades, erworben an einer ausländischen Hochschule/wissenschaftlichen Organisation, ausgestellt NACH dem 17.07.2018.
Für Bildungsdokumente, die vor dem 01.01.2007 ausgestellt wurden, ist ebenfalls die Ausstellung einer elektronischen Apostille möglich, jedoch muss das Originaldokument zur Einsicht vorgelegt werden.
Die Legalisation (Beglaubigung) mit Apostille durch NACID kann unter folgender Adresse geprüft werden: https://apostille.bg
Beglaubigung mit Apostille von Dokumenten des Ministeriums für Auswärtige Angelegenheiten
Die Dokumentenlegalisation (Beglaubigung mit Apostille) durch das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten wird auf Dokumente angebracht, die von der Registrierungsagentur (z. B. Bescheinigung über den aktuellen Status eines Unternehmens), dem Nationalen Sozialversicherungsinstitut (z. B. Bescheinigung über die monatliche Rentenhöhe), der Nationalen Einnahmenagentur (z. B. Bescheinigung über das Vorhandensein oder Nichtvorhandensein von Verbindlichkeiten), der Generaldirektion „Nationale Polizei“ (z. B. Bescheinigung über den Besitz eines Ausweisdokuments) ausgestellt wurden. Dokumente, die von diesen Institutionen ausgestellt werden und der Legalisation (Beglaubigung mit Apostille) unterliegen, müssen auf dem Formular der jeweiligen Institution ausgestellt sein, das Land angeben, in dem das Dokument verwendet werden soll, und eine Unterschrift sowie einen Stempel tragen.
Die Legalisation (Beglaubigung) mit Apostille durch das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten kann unter folgender Adresse geprüft werden: https://apostille.mfa.bg
Zusätzlich zur Legalisation des Dokuments (Beglaubigung mit Apostille) eines von einer bulgarischen Behörde ausgestellten Dokuments muss dieses auch in die Amtssprache des Landes übersetzt werden, in dem es verwendet werden soll, und die Übersetzung muss vom Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten beglaubigt werden.
Verwendung von in Bulgarien ausgestellten Dokumenten eines ausländischen Mitgliedstaats des Haager Übereinkommens
Bei einem von einem ausländischen Mitgliedstaat des Haager Übereinkommens ausgestellten Dokument muss das Dokument im ausstellenden Staat legalisiert (mit Apostille beglaubigt) werden. Damit es in Bulgarien verwendet werden kann, ist außerdem eine schriftliche Übersetzung ins Bulgarische erforderlich, die von einem vereidigten Übersetzer vor einem Notar beglaubigt werden muss. So kann das ausgestellte Dokument in Bulgarien verwendet werden.
Eine Dokumentenlegalisation (Beglaubigung mit Apostille) ist nicht erforderlich, wenn das Dokument von einem Staat ausgestellt wurde, der bilaterale Verträge hat, welche die Dokumente von der Legalisation und Beglaubigung mit dem Staat befreien, in dem das Dokument verwendet werden soll. Es bleibt erforderlich, dass das Dokument gemäß den Anforderungen für die Verwendung im Ausland und nach der Gesetzgebung des ausstellenden Staates ausgestellt wird und dass es in die Amtssprache des Staates übersetzt wird. Zu den Staaten, mit denen die Republik Bulgarien bilaterale Beziehungen unterhält, gehören Mazedonien, Österreich, Frankreich usw.
Für Dokumente, die von einem Staat ausgestellt wurden, der kein Mitglied des Haager Übereinkommens ist und keine bilateralen Rechtshilfeabkommen mit dem Staat hat, in dem das Dokument verwendet werden soll, ist es erforderlich, das Dokument zu legalisieren, indem eine Beglaubigung durch das Ministerium für Auswärtige Angelegenheiten des ausstellenden Staates sowie eine Beglaubigung durch die Botschaft des Staates eingeholt wird, in dem das Dokument verwendet werden soll. Das so ausgestellte Dokument wird anschließend in die Amtssprache des Staates übersetzt, und die Übersetzung muss beglaubigt werden.