La légalisation de documents et d’autres pièces est nécessaire lorsqu’un document délivré par un État doit être utilisé dans un autre pays étranger. Grâce à la légalisation des documents, l’authenticité et la conformité du document sont certifiées afin qu’il puisse être utilisé auprès des administrations publiques et privées dans un pays étranger. En plus de la légalisation du document, une traduction écrite dans la langue officielle du pays devant lequel le document sera utilisé est également nécessaire.
Selon le pays de délivrance, les procédures de légalisation des documents se répartissent en trois grands groupes.
Légalisation de documents délivrés par un État membre de la Convention de La Haye (Apostille)
Le cas le plus courant est celui où le document est délivré par un État partie à la Convention supprimant l’exigence de légalisation des actes publics étrangers (Convention de La Haye). Dans ce cas, l’État qui délivre le document certifie son authenticité en apposant une apostille.
Qu’est-ce qu’une apostille ?
L’apostille est une attestation avec sceau/tampon qui certifie l’authenticité de la signature de la personne ayant signé le document ; la qualité en laquelle cette personne a agi ; et l’authenticité du sceau ou du timbre apposé sur le document. L’apostille est rédigée dans la langue officielle du pays et est apposée sur le document lui-même ou sur une prolongation y annexée, en faisant partie intégrante. Elle est souvent rédigée dans la langue officielle du pays et en anglais, le seul titre devant toujours également figurer en français (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Conformément à la Convention de La Haye, chaque État membre désigne les autorités qui, dans le cadre de leurs fonctions, sont habilitées à apposer une apostille. Chacune des autorités désignées tient un registre des apostilles délivrées, indiquant le numéro d’ordre et la date d’apposition ; le nom de la personne ayant signé l’acte public et la qualité en laquelle elle a agi.
Certification par apostille des documents délivrés en Bulgarie
En République de Bulgarie, les autorités apposant une apostille sont les administrations régionales, le ministère de la Justice, le Centre national d’information et de documentation et le ministère des Affaires étrangères.
Les exigences pour la délivrance d’un document bulgare afin qu’il puisse être certifié par apostille dépendent du type de document et de l’autorité qui le délivre. Plusieurs types de documents parmi les plus courants peuvent être distingués selon les autorités apposant l’apostille.
Certification par apostille des documents des administrations régionales
La légalisation de documents (certification par apostille) par les administrations régionales est le plus souvent utilisée pour les actes de naissance et les actes de mariage civil, qui doivent être délivrés sous forme de « duplicata » avec un cachet rectangulaire certifiant les signatures et les cachets apposés sur le document. D’autres documents fréquemment légalisés de ce type sont le certificat d’état civil, conjoint et enfants ; le certificat de domicile permanent ; le certificat de domicile actuel ; le certificat de mariage conclu par un citoyen bulgare à l’étranger ; le certificat d’identité d’une personne portant différents noms, etc., et sont délivrés sous forme d’« original » avec un cachet rectangulaire certifiant les signatures et les cachets apposés.
La légalisation (certification) par apostille des administrations régionales peut être vérifiée à l’adresse suivante : http://apostille.gov.bg/
Certification par apostille des documents du ministère de la Justice
La légalisation de documents (certification par apostille) par le ministère de la Justice est apposée sur les documents délivrés par les tribunaux et ceux certifiés par un notaire.
Pour les documents délivrés par les tribunaux, les plus couramment utilisés à l’étranger sont le casier judiciaire et les décisions de justice. L’exigence pour la délivrance d’un casier judiciaire destiné à un pays étranger est que le pays pour lequel il est destiné soit indiqué et que les signatures du juge et du greffier soient apposées, ce qui constitue la différence essentielle avec un casier judiciaire délivré pour une utilisation en Bulgarie. Pour une décision de justice délivrée sous forme de « copie », le cachet « Conforme à l’original » doit être apposé, la date d’entrée en vigueur doit être indiquée et les signatures du juge et du secrétaire/greffier doivent être apposées. Si la signature du juge n’est pas originale, les noms du secrétaire/greffier doivent être indiqués en toutes lettres.
Pour la légalisation de documents (certification par apostille) certifiés par un notaire, les exigences de délivrance sont : l’original avec une certification notariale attestant les signatures apposées (par ex. procuration et déclaration) ; ainsi qu’une copie certifiée par un notaire, dans laquelle la certification atteste qu’une copie a été prise de l’original (par ex. contrat, acte constitutif, procès-verbal).
La légalisation (certification) par apostille du ministère de la Justice peut être vérifiée à l’adresse suivante : https://apostil.mjs.bg
Certification par apostille des documents du Centre national d’information et de documentation (NACID)
La légalisation de documents (certification par apostille) par le NACID est effectuée pour tous les documents éducatifs délivrés par des établissements d’enseignement bulgares.
Le Centre national d’information et de documentation (NACID) est la seule autorité en République de Bulgarie à fournir le service de légalisation (certification par apostille) entièrement en ligne, conformément au programme pilote pour l’apostille électronique (e-APP) de la Conférence de La Haye de droit international privé et de la National Notary Association des États-Unis du 10.03.2006.
L’apostille électronique (e-apostille / e-apostille) a la même valeur et les mêmes mentions, en respectant les exigences de la Convention de La Haye supprimant l’exigence de légalisation des actes publics étrangers, que l’apostille papier. La seule différence entre l’apostille papier et l’apostille électronique réside dans les cachets et signatures apposés : dans la version électronique, il s’agit d’une signature électronique et d’un cachet électronique, tandis que dans la version papier ils sont apposés manuellement, mais dans les deux cas la valeur juridique est la même. Quant à la validité des apostilles électroniques, elle est également conservée comme pour les versions papier, c’est-à-dire sans limitation de durée.
Les documents éducatifs les plus courants pour l’enseignement préscolaire, scolaire et professionnel pouvant être soumis via le programme d’apostille électronique sont :
- Diplôme d’enseignement secondaire, délivré APRÈS le 01.01.2007 ;
- Annexe au diplôme d’enseignement secondaire, délivrée APRÈS le 01.01.2007 ;
- Certificat d’enseignement de base, délivré APRÈS le 01.06.2009 ;
- Certificat de qualification professionnelle, délivré APRÈS le 01.06.2008 ;
- Annexe au certificat de qualification professionnelle, délivrée APRÈS le 01.06.2008 ;
- Certificat d’achèvement de la première étape du secondaire, délivré APRÈS le 01.06.2020 ;
- Annexe au certificat d’achèvement de la première étape du secondaire, délivrée APRÈS le 01.06.2020 ;
- Certificat d’achèvement du cycle secondaire, délivré APRÈS le 01.01.2007 ;
- Annexe au certificat d’achèvement du cycle secondaire, délivrée APRÈS le 01.01.2007 ;
- Certificat de qualification professionnelle, délivré par un Centre de formation professionnelle APRÈS le 01.08.2016 ;
- Certificat de formation professionnelle, délivré par un Centre de formation professionnelle APRÈS le 01.08.2016 ;
- Certificat d’aptitude délivré par un Centre de formation professionnelle APRÈS le 01.08.2016.
Pour les documents éducatifs délivrés par des établissements d’enseignement supérieur et des organisations scientifiques pouvant être soumis via le programme d’apostille électronique :
- Diplôme de grade d’enseignement supérieur obtenu, délivré APRÈS le 01.01.2012 ;
- Annexe au diplôme d’enseignement supérieur, délivrée APRÈS le 01.01.2012 ;
- Diplôme de grade éducatif et scientifique « docteur », délivré APRÈS le 01.01.2018 ;
- Annexe au diplôme de grade éducatif et scientifique, délivrée APRÈS le 01.01.2018 ;
- Diplôme de grade scientifique « docteur ès sciences », délivré APRÈS le 01.01.2018 ;
- Certificat de reconnaissance d’un enseignement supérieur obtenu dans des établissements d’enseignement supérieur étrangers, délivré APRÈS le 01.01.2010 ;
- Certificat de reconnaissance d’un grade éducatif et scientifique/scientifique obtenu dans un établissement d’enseignement supérieur étranger/une organisation scientifique étrangère, délivré APRÈS le 17.07.2018.
Pour les documents éducatifs délivrés avant le 01.01.2007, il est également possible de délivrer une apostille électronique, mais l’original du document doit être présenté pour vérification.
La légalisation (certification) par apostille du NACID peut être vérifiée à l’adresse suivante : https://apostille.bg
Certification par apostille des documents du ministère des Affaires étrangères
La légalisation de documents (certification par apostille) par le ministère des Affaires étrangères est apposée sur les documents délivrés par l’Agence d’enregistrement (par ex. certificat de situation actuelle d’une société), l’Institut national de sécurité sociale (par ex. certificat du montant mensuel de la pension), l’Agence nationale des recettes (par ex. certificat d’existence ou d’absence d’obligations), la Direction générale « Police nationale » (par ex. certificat de possession d’un document d’identité). Les documents délivrés par ces institutions et soumis à légalisation (certification par apostille) doivent être établis sur le formulaire de l’institution, indiquer le pays dans lequel le document sera utilisé et comporter une signature et un cachet.
La légalisation (certification) par apostille du ministère des Affaires étrangères peut être vérifiée à l’adresse suivante : https://apostille.mfa.bg
En plus de la légalisation du document (certification par apostille) d’un document délivré par une autorité bulgare, celui-ci doit également être traduit dans la langue officielle du pays où il sera utilisé, et la traduction doit être certifiée par le ministère des Affaires étrangères.
Utilisation en Bulgarie de documents délivrés par un État étranger membre de la Convention de La Haye
Pour un document délivré par un État étranger membre de la Convention de La Haye, il est nécessaire que le document soit légalisé (certifié par apostille) dans le pays qui l’a délivré. Pour être utilisé en Bulgarie, il est également nécessaire d’effectuer une traduction écrite en bulgare et de la faire certifier devant notaire par un traducteur assermenté. Ainsi, le document délivré peut être utilisé en Bulgarie.
La légalisation de documents (certification par apostille) n’est pas requise si le document est délivré par un pays ayant des accords bilatéraux qui exemptent les documents de la légalisation et de la certification avec le pays dans lequel le document sera utilisé. Il reste nécessaire que le document soit délivré conformément aux exigences d’utilisation à l’étranger, selon la législation du pays de délivrance, et qu’il soit traduit dans la langue officielle du pays. Parmi les pays avec lesquels la République de Bulgarie entretient des relations bilatérales figurent la Macédoine, l’Autriche, la France, etc.
Pour les documents délivrés par un pays qui n’est pas membre de la Convention de La Haye et qui n’a pas d’accords bilatéraux d’assistance juridique avec le pays dans lequel le document doit être utilisé, il est nécessaire de légaliser le document en obtenant une certification du ministère des Affaires étrangères du pays de délivrance ainsi qu’une certification de l’ambassade du pays dans lequel le document doit servir. Le document ainsi délivré est ensuite traduit dans la langue officielle du pays et la traduction doit être certifiée.