Η μετάφραση και η νομιμοποίηση εγγράφων είναι απαραίτητη όταν ένα έγγραφο πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ενώπιον ξένου κράτους.
Σύμφωνα με τις απαιτήσεις για μετάφραση και νομιμοποίηση του κράτους ενώπιον του οποίου θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο, απαιτείται επικύρωση με αποστίλ ή η τοποθέτηση ειδικών πρόσθετων βεβαιώσεων.
Θα εξετάσουμε πιο συγκεκριμένα τις απαιτήσεις για μετάφραση και νομιμοποίηση ανάλογα με το κράτος που εξέδωσε το έγγραφο ή στο οποίο θα χρησιμοποιηθεί, σε όλες όμως τις περιπτώσεις η Βουλγαρία θα είναι μέρος της εξεταζόμενης περίπτωσης.
Μετάφραση και νομιμοποίηση όταν υπάρχουν διμερείς σχέσεις
Στις περιπτώσεις όπου τα δύο κράτη, το κράτος έκδοσης και το κράτος όπου θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο, έχουν υπογράψει διμερείς συμφωνίες για νομική συνδρομή σε αστικές υποθέσεις, που προβλέπουν απαλλαγή από τη νομιμοποίηση του εγγράφου, απαιτείται μόνο γραπτή μετάφραση και επικύρωση μόνο της ίδιας της μετάφρασης. Η Βουλγαρία έχει τέτοιες διμερείς σχέσεις με την Αυστρία, τη Λευκορωσία, τη Μακεδονία και άλλες χώρες.
Εδώ, ωστόσο, διατηρούνται οι απαιτήσεις το έγγραφο να έχει εκδοθεί για χρήση στο εξωτερικό, π. χ.:
- Το πιστοποιητικό γέννησης πρέπει να εκδίδεται ως «Διπλότυπο» με ορθογώνια σφραγίδα, που βεβαιώνει τις υπογραφές και τις σφραγίδες που έχουν τεθεί·
- Το λευκό ποινικό μητρώο εκδίδεται σε «Πρωτότυπο» με σφραγίδα του δικαστηρίου και υπογραφή του δικαστή και του γραμματέα.
Μετάφραση και νομιμοποίηση για κράτη μέλη της Σύμβασης της Χάγης
Η Σύμβαση για την κατάργηση της απαίτησης επικύρωσης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων εφαρμόζεται σε έγγραφα που εκδίδονται από ένα από τα συμβαλλόμενα μέρη και πρόκειται να χρησιμοποιηθούν ενώπιον άλλου συμβαλλόμενου μέρους. Κράτη μέλη της Σύμβασης της Χάγης είναι η Βουλγαρία, η Αγγλία, η Αμερική, η Γερμανία, η Τουρκία κ. ά.
Κατά την έννοια της σύμβασης, νομιμοποίηση εγγράφων απαιτείται μόνο ως προς τις τυπικές διαδικασίες με τις οποίες βεβαιώνεται η γνησιότητα των υπογραφών και των σφραγίδων πάνω στο έγγραφο, δηλαδή και πάλι εφαρμόζονται οι ανωτέρω περιγραφόμενες απαιτήσεις για την έκδοση του εγγράφου για χρήση στο εξωτερικό.
Όταν και οι δύο χώρες είναι κράτη μέλη της σύμβασης, πραγματοποιείται μετάφραση και νομιμοποίηση του εγγράφου, η οποία νομιμοποίηση (μετά τις τυπικές διαδικασίες βεβαίωσης της γνησιότητας) συνίσταται στην επικύρωση με αποστίλ του εγγράφου.
Μετάφραση και νομιμοποίηση ελλείψει συμφωνιών
Για μετάφραση και νομιμοποίηση εγγράφων που έχουν εκδοθεί από κράτος το οποίο δεν είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Χάγης και δεν έχει διμερείς σχέσεις με τη Βουλγαρία, τα έγγραφα πρέπει να φέρουν βεβαίωση από το Υπουργείο Εξωτερικών του συγκεκριμένου κράτους έκδοσης, καθώς και βεβαίωση από τη διπλωματική ή προξενική αντιπροσωπεία της Δημοκρατίας της Βουλγαρίας στο αντίστοιχο κράτος. Το έγγραφο που προετοιμάζεται με αυτόν τον τρόπο μεταφράζεται στα βουλγαρικά και η μετάφραση επικυρώνεται.
Η αντίστροφη περίπτωση είναι ισοδύναμη, δηλαδή όταν απαιτείται να γίνει μετάφραση και νομιμοποίηση εγγράφου που έχει εκδοθεί από βουλγαρικό θεσμό και πρόκειται να χρησιμοποιηθεί ενώπιον κράτους με το οποίο δεν υπάρχει ισχύουσα διμερής συμφωνία και το οποίο δεν είναι συμβαλλόμενο μέρος της Σύμβασης της Χάγης, η νομιμοποίηση του εγγράφου συνίσταται στην τοποθέτηση βεβαίωσης από το Υπουργείο Εξωτερικών της Δημοκρατίας της Βουλγαρίας και βεβαίωσης από τη διπλωματική ή προξενική αντιπροσωπεία του αντίστοιχου ξένου κράτους ενώπιον του οποίου πρόκειται να χρησιμοποιηθεί το έγγραφο.
Σε κάθε περίπτωση είναι αναγκαίο να γίνει γραπτή μετάφραση στην επίσημη γλώσσα του κράτους όπου θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο, η οποία μετάφραση πρέπει να γίνει από ορκωτό μεταφραστή.
Στη Βουλγαρία οι μεταφράσεις από τα βουλγαρικά σε ξένη γλώσσα επικυρώνονται από το Υπουργείο Εξωτερικών, ενώ οι μεταφράσεις από ξένη γλώσσα στα βουλγαρικά βεβαιώνονται ενώπιον συμβολαιογράφου από τον μεταφραστή που πραγματοποίησε τη μετάφραση.