Η επεξεργασία μιας παραγγελίας μετάφρασης και/ή επικύρωσης αρχίζει με τα πραγματικά έγγραφα και ολοκληρώνεται με την παράδοση του συμφωνημένου αποτελέσματος. Δεν ακολουθούν όλες οι παραγγελίες την ίδια διαδρομή. Το ζεύγος γλωσσών, ο εκδότης, η χώρα χρήσης, ο παραλήπτης, η απαιτούμενη μορφή, η προθεσμία και ο τύπος αρχείου καθορίζουν τα κατάλληλα βήματα. Ο συντονιστής συνδέει τις εργασίες και διατηρεί συνεπείς τις επαληθευμένες πληροφορίες.
Το πρώτο επίπεδο είναι η αξιολόγηση της πηγής. Ελέγχονται ο αριθμός και η αναγνωσιμότητα των σελίδων, οι δύο όψεις κάθε εγγράφου, οι υπογραφές, οι σφραγίδες, τα παραρτήματα, οι ηλεκτρονικές επαληθεύσεις, οι πίνακες και η ειδική ορολογία. Διευκρινίζονται ο σκοπός και οι απαιτήσεις της αρχής παραλαβής. Ελλιπής σελίδα, δυσανάγνωστη καταχώριση ή άγνωστη χώρα υποβολής εντοπίζονται πριν από την έναρξη, επειδή μπορεί να αλλάξουν τον όγκο, τον χρόνο ή τη διοικητική διαδικασία.
Στη συνέχεια καταρτίζονται το αντικείμενο και η προσφορά. Η μετάφραση, η ανεξάρτητη αναθεώρηση, τα επικυρωμένα αντίγραφα, η επισημείωση Apostille ή άλλη εφαρμοστέα νομιμοποίηση, τα επίσημα τέλη, τα αντίγραφα και η παράδοση εμφανίζονται ως χωριστά στοιχεία. Συμφωνούνται η προθεσμία, η τελική μορφή και ο τρόπος παραλαβής. Επιλέγεται μεταφραστής ή ομάδα με κατάλληλη γλωσσική και θεματική επάρκεια και δημιουργείται κοινό πλαίσιο ορολογίας για συνδεδεμένα έγγραφα.
Η γλωσσική παραγωγή περιλαμβάνει μετάφραση, αυτοέλεγχο του μεταφραστή και ανεξάρτητη δίγλωσση αναθεώρηση από δεύτερο ειδικευμένο γλωσσολόγο. Για σύνθετο νομικό, ιατρικό, τεχνικό ή οικονομικό περιεχόμενο μπορεί να προστεθεί θεματικός έλεγχος. Η μορφοποίηση, οι πίνακες, η αρίθμηση και τα παραρτήματα ελέγχονται τεχνικά χωριστά. Ο συντονιστής διαχειρίζεται αρχεία, εκδόσεις και προθεσμίες, αλλά η διοικητική εργασία δεν αποτελεί επιπλέον επίπεδο γλωσσικής αναθεώρησης.
Όταν η παραγγελία περιλαμβάνει επικύρωση ή νομιμοποίηση, το έγγραφο προετοιμάζεται σύμφωνα με το εφαρμοστέο καθεστώς και τη γραπτή απαίτηση του παραλήπτη. Εξετάζεται αν απαιτείται πρωτότυπο, επικυρωμένο αντίγραφο, υπογραφή μεταφραστή, συμβολαιογραφική πράξη, Apostille, προξενική διαδικασία ή απαλλαγή βάσει σύμβασης ή ευρωπαϊκού κανόνα. Η υποβολή στην αρμόδια αρχή αρχίζει αφού επιβεβαιωθούν η μορφή και το σύνολο των εγγράφων, ενώ οι επικυρώσεις ελέγχονται κατά την επιστροφή.
Η τελική επαλήθευση επιβεβαιώνει ότι ολοκληρώθηκαν όλες οι συμφωνημένες υπηρεσίες, ενσωματώθηκαν οι διορθώσεις, οι σελίδες και τα παραρτήματα αποτελούν το σωστό σύνολο και τα ονόματα, οι αριθμοί και οι ημερομηνίες παραμένουν συνεπή. Τα ψηφιακά αρχεία και τα έντυπα αντίγραφα παραδίδονται με σαφή αναφορά των εργασιών. Η La Fit Trans περιγράφει τη συγκεκριμένη διαδρομή στην προσφορά, ώστε μετάφραση, ποιοτικός έλεγχος, διοικητική επεξεργασία, χρόνος και παράδοση να είναι διακριτά.