Die Bearbeitung eines Übersetzungs- und/oder Legalisierungsauftrags beginnt mit den tatsächlichen Unterlagen und endet mit der Übergabe des vereinbarten Ergebnisses. Nicht jeder Auftrag folgt demselben Weg. Sprachkombination, Aussteller, Verwendungsland, Empfänger, erforderliche Form, Frist und Dateiformat bestimmen die einzelnen Schritte. Die Projektkoordination verbindet die Tätigkeiten und sorgt dafür, dass im gesamten Auftrag dieselben geprüften Angaben verwendet werden.
Die erste Stufe ist die Prüfung der Ausgangsunterlagen. Kontrolliert werden Anzahl und Lesbarkeit der Seiten, Vorder- und Rückseiten, Unterschriften, Stempel, Anlagen, elektronische Nachweise, Tabellen und Fachterminologie. Zweck und Anforderungen der empfangenden Stelle werden geklärt. Fehlende Seiten, unleserliche Einträge oder ein noch nicht bestimmtes Einreichungsland werden vor Beginn festgehalten, weil sie Umfang, Termin oder Verwaltungsweg verändern können.
Danach werden Leistungsumfang und Angebot erstellt. Übersetzung, unabhängige Revision, beglaubigte Ausfertigungen, Apostille oder eine andere anwendbare Legalisation, amtliche Gebühren, Kopien und Zustellung erscheinen als getrennte Bestandteile. Frist, Ausgabeformat und Übergabeweg werden festgelegt. Für das Projekt wird eine Übersetzerin, ein Übersetzer oder ein Team mit passender sprachlicher und fachlicher Kompetenz ausgewählt; verbundene Dokumente erhalten eine gemeinsame Terminologiegrundlage.
Die sprachliche Bearbeitung umfasst Übersetzung, Eigenprüfung durch den Übersetzer und unabhängige zweisprachige Revision durch eine zweite qualifizierte Fachkraft. Bei komplexen juristischen, medizinischen, technischen oder finanziellen Inhalten kann eine Fachprüfung hinzukommen. Formatierung, Tabellen, Nummerierung und Anlagen werden technisch gesondert kontrolliert. Die Koordination verwaltet Dateien, Versionen und Termine, ist jedoch keine zusätzliche Stufe der sprachlichen Revision.
Umfasst der Auftrag Beglaubigung oder Legalisation, wird das Dokument nach dem anwendbaren Verfahren und der schriftlichen Vorgabe des Empfängers vorbereitet. Geklärt wird, ob Original, beglaubigte Kopie, Unterschrift des Übersetzers, notarielle Handlung, Apostille, konsularisches Verfahren oder eine Befreiung nach Vertrag oder europäischer Regel einschlägig ist. Die Einreichung beginnt erst nach Bestätigung der erforderlichen Form und des vollständigen Satzes; angebrachte Vermerke werden nach Rückgabe geprüft.
Die Schlusskontrolle bestätigt, dass alle vereinbarten Leistungen erledigt, Korrekturen übernommen, Seiten und Anlagen vollständig und Namen, Nummern sowie Daten einheitlich sind. Digitale Dateien und Papierausfertigungen werden auf dem vereinbarten Weg mit einer klaren Übersicht der erbrachten Leistungen übergeben. La Fit Trans beschreibt den projektspezifischen Ablauf im Angebot, sodass Übersetzung, Qualitätskontrolle, administrative Bearbeitung, Termin und Übergabe transparent bleiben.