Το κεντρικοποιημένο πληροφοριακό σύστημα της La Fit Trans αναπτύχθηκε για τη διαχείριση μεταφράσεων και την προετοιμασία εγγράφων προς επικύρωση μέσα σε ένα ενιαίο περιβάλλον εργασίας. Κάθε παραγγελία έχει τη δική της καταχώριση με το αίτημα, το αντικείμενο, την προσφορά, τις προθεσμίες, τους υπεύθυνους ειδικούς και τον συμφωνημένο τρόπο παράδοσης. Έτσι το γραφείο, ο συντονιστής και ο πελάτης χρησιμοποιούν συνεπείς πληροφορίες αντί για διάσπαρτες λεπτομέρειες.
Η παραγγελία μπορεί να υποβληθεί από την πλατφόρμα πελατών ή από επιλεγμένο γραφείο. Στην ίδια καταχώριση συνδέονται τα πρωτότυπα έγγραφα, ο γλωσσικός συνδυασμός, η χώρα και ο σκοπός χρήσης, η απαιτούμενη μορφή μετάφρασης, η σχετική επικύρωση ή νομιμοποίηση και η επιθυμητή προθεσμία. Η προσφορά και οι μεταγενέστερες συμφωνημένες αλλαγές παραμένουν στο ίδιο έργο, ώστε το εύρος και οι επιβεβαιωμένες υπηρεσίες να είναι σαφή.
Η εργασία οργανώνεται ανά ρόλο. Ο συντονιστής αναθέτει συγκεκριμένες εργασίες σε μεταφραστή, αναθεωρητή, ταχυμεταφορέα ή γραφείο και παρακολουθεί την κατάστασή τους σε σχέση με τη συνολική προθεσμία. Κάθε συμμετέχων λαμβάνει τις πληροφορίες και τα ενημερωμένα αρχεία που χρειάζεται. Οι εκδόσεις, οι σημειώσεις και οι παραδόσεις μεταξύ σταδίων συνδέονται με την παραγγελία, ώστε να ξεχωρίζουν οι διορθώσεις και οι ευθύνες.
Τα πρωτότυπα έγγραφα, οι μεταφράσεις εργασίας, οι αναθεωρημένες εκδόσεις και τα τελικά αρχεία ταξινομούνται στην ίδια καταχώριση. Η πλατφόρμα πελατών υποστηρίζει αίτημα υπηρεσίας, λήψη προσφοράς, παρακολούθηση προόδου, ηλεκτρονική πληρωμή όταν είναι διαθέσιμη και παραλαβή των ολοκληρωμένων εγγράφων. Το ιστορικό βοηθά και σε επόμενα έργα με σχετικά έγγραφα, επαναλαμβανόμενα ονόματα ή ορολογία που έχει ήδη συμφωνηθεί.
Το σύστημα συνδέει την παραγωγή με τις συμφωνημένες τιμές, τις πληρωμές, την παράδοση και τα απαραίτητα παραστατικά πληρωμής και λογιστικής. Τα προφίλ μεταφραστών, ταχυμεταφορέων και συνεργαζόμενων γραφείων δείχνουν τις αναθέσεις και την ολοκλήρωσή τους χωρίς παράλληλα αντίγραφα της ίδιας παραγγελίας. Η κοινή καταχώριση είναι πολύτιμη όταν μετάφραση, αναθεώρηση, επικυρωμένα αντίγραφα, διοικητική επεξεργασία και παράδοση αποτελούν μία υπηρεσία.
Η τεχνολογία ενισχύει την ταχύτητα και την ιχνηλασιμότητα, αλλά δεν αντικαθιστά την επαγγελματική κρίση. Οι ειδικοί της La Fit Trans εξακολουθούν να αξιολογούν τα έγγραφα, να επιλέγουν την κατάλληλη ομάδα, να ελέγχουν τη γλωσσική ποιότητα και να καθορίζουν τη σχετική διοικητική διαδικασία. Το κεντρικοποιημένο πληροφοριακό σύστημα παρουσιάζει αυτές τις ενέργειες ως συνδεδεμένα μέρη μιας οργανωμένης υπηρεσίας και διατηρεί συνεπή εξυπηρέτηση ανεξάρτητα από τον τρόπο υποβολής.