La gestión de un pedido de traducción y/o legalización comienza con los documentos reales y termina con la entrega del resultado acordado. No todos los encargos siguen el mismo recorrido. La combinación lingüística, el emisor, el país de uso, el destinatario, la forma requerida, el plazo y el formato del archivo determinan las etapas pertinentes. La coordinación enlaza las actividades y mantiene la misma información verificada durante todo el proyecto.
El primer nivel es la evaluación del original. Se comprueban el número y la legibilidad de las páginas, ambas caras del documento, firmas, sellos, anexos, autenticaciones electrónicas, tablas y terminología especializada. También se aclaran la finalidad y los requisitos de la entidad receptora. Una página ausente, un dato ilegible o un país de presentación sin confirmar se detectan antes de empezar porque pueden modificar el volumen, el plazo o el procedimiento administrativo.
Después se preparan el alcance y el presupuesto. La traducción, la revisión independiente, los ejemplares certificados, la apostilla u otra legalización aplicable, las tasas oficiales, las copias y la entrega figuran como componentes separados. Se acuerdan el plazo, el formato final y el modo de recepción. Se selecciona un traductor o equipo con la competencia lingüística y temática adecuada y se establece una base terminológica común para los documentos relacionados.
La producción lingüística comprende la traducción, el autocontrol del traductor y una revisión bilingüe independiente por un segundo lingüista cualificado. Puede añadirse una revisión temática para material jurídico, médico, técnico o financiero complejo. El formato, las tablas, la numeración y los anexos reciben un control técnico separado. La coordinación gestiona archivos, versiones y fechas, pero no se presenta como otro nivel de revisión lingüística.
Cuando el encargo incluye certificación o legalización, el documento se prepara conforme al régimen aplicable y al requisito escrito del destinatario. Se determina si corresponde utilizar original, copia certificada, firma del traductor, actuación notarial, apostilla, trámite consular o una exención derivada de un tratado o norma europea. La presentación ante la autoridad comienza después de confirmar la forma y el conjunto necesarios, y las certificaciones incorporadas se revisan al recibirlos.
La verificación final confirma que todos los servicios acordados están completos, que las correcciones se han incorporado, que páginas y anexos forman el conjunto correcto y que nombres, números y fechas son coherentes. Los archivos digitales y ejemplares en papel se entregan por el canal elegido con una relación clara del trabajo realizado. La Fit Trans describe esta ruta específica en el presupuesto para mantener transparentes la traducción, el control, la gestión administrativa, el plazo y la entrega.