Come sono collegati e-APP, e-Apostille ed e-Registro?
Il Programma Apostille elettronica e-APP dell’HCCH è un modello per applicare digitalmente la Convenzione dell’Aja. Comprende due componenti utilizzabili insieme o separatamente: rilascio e uso delle apostille elettroniche e gestione di registri elettronici accessibili al pubblico.
L’e-Apostille è il certificato della Convenzione in formato digitale, firmato elettronicamente dall’autorità competente. L’e-Registro non è una seconda apostille: è il sistema che registra e verifica certificati già rilasciati. I concetti sono collegati, ma non equivalenti.
L’e-APP è un’unica piattaforma per gli utenti?
L’e-APP non è un unico sito mondiale nel quale ogni richiedente presenta documenti. È un quadro internazionale di buone pratiche; ciascuno Stato e ciascuna autorità competente realizza il proprio servizio tecnico secondo il diritto nazionale e il proprio ambito documentale.
Un portale locale può riunire domanda, pagamento, rilascio, consegna e verifica. Queste funzioni dipendono però dall’attuazione nazionale, non da una regola automatica dell’e-APP. Una consultazione online non prova da sola che la stessa autorità accetti domande elettroniche o rilasci e-Apostille.
Qual è la funzione dell’e-Registro?
L’e-Registro conserva i dati delle apostille rilasciate da una determinata autorità e consente ricerche per numero, data, codice QR o altro identificativo secondo il sistema. Può contenere apostille cartacee ed elettroniche; formato del certificato e iscrizione sono caratteristiche separate.
Le indicazioni HCCH sugli e-Registri descrivono la verifica online come mezzo per confermare l’origine di un’apostille. I registri avanzati possono mostrare certificato, firma digitale e integrità del file, ma non rilasciano un certificato autonomo e non sostituiscono l’originale.
Come funzionano il rilascio e la verifica successiva?
Il procedimento inizia presso l’autorità competente per il tipo di atto pubblico. Dopo aver controllato firma, qualità del firmatario e sigillo, l’autorità rilascia un’apostille cartacea o elettronica e ne registra i dati. Domanda e rilascio sono atti amministrativi; il registro fornisce il controllo probatorio successivo.
Per un certificato elettronico il richiedente riceve il file originale firmato e il destinatario può verificare separatamente firma e iscrizione. Per un’apostille cartacea la consultazione conferma i dati del certificato fisico. In entrambi i casi il risultato del registro deve corrispondere all’apostille presentata.
Come sono attuate le componenti in Bulgaria?
L’attuale profilo HCCH delle autorità bulgare indica che il NACID applica entrambe le componenti ai documenti educativi e certificativi di propria competenza. Dal 15 giugno 2020 rilascia apostille cartacee ed elettroniche e registra entrambe in un e-Registro avanzato.
Ministero della Giustizia, Ministero degli Affari Esteri e amministrazioni regionali gestiscono registri, ma l’attuale tabella di attuazione e-APP non li indica come emittenti di e-Apostille. Il rilascio elettronico dipende quindi dal documento e dall’autorità competente.
Che cosa prova la consultazione online e che cosa non prova?
Una ricerca riuscita nel registro NACID o in quello di un’altra autorità conferma che tale autorità ha rilasciato un’apostille con i dati indicati. Per un file digitale possono essere controllate anche la validità della firma al momento della sottoscrizione e l’assenza di modifiche successive.
La consultazione non certifica la verità del contenuto dell’atto, non trasforma una scansione in originale digitale e non decide se uno specifico destinatario accetterà il documento nel merito. Non sostituisce una traduzione richiesta, la prova dell’attualità del documento o un procedimento estraneo all’autenticazione dell’origine.
Quale sistema si applica e come aiuta La Fit Trans?
Il percorso dipende dall’emittente, dal tipo di atto, dal Paese d’uso e dai requisiti del destinatario. Ad esempio, il servizio Apostille del Ministero bulgaro della Giustizia per atti giudiziari e notarili non è fornito online, sebbene le apostille cartacee siano verificabili in un registro elettronico.
La Fit Trans individua l’autorità competente, il formato disponibile, la verifica nel registro e le eventuali traduzioni o ulteriori autenticazioni. Il suo servizio Apostille distingue domanda, originale rilasciato e consultazione elettronica, senza promettere decisioni per conto di un’istituzione straniera.