Wie hängen e-APP, e-Apostille und e-Register zusammen?
Das elektronische Apostillenprogramm e-APP der HCCH ist ein Modell zur digitalen Anwendung des Haager Apostille-Übereinkommens. Es umfasst zwei gemeinsam oder getrennt einsetzbare Komponenten: die Ausstellung und Verwendung elektronischer Apostillen sowie öffentlich zugängliche elektronische Register.
Die e-Apostille ist die Bescheinigung nach dem Übereinkommen selbst in digitaler Form und mit elektronischer Signatur der zuständigen Behörde. Das e-Register ist keine zweite Apostille, sondern erfasst und prüft bereits ausgestellte Bescheinigungen. Die Begriffe sind verbunden, aber nicht austauschbar.
Ist e-APP eine gemeinsame Kundenplattform?
e-APP ist keine einzige weltweite Website für alle Anträge. Es handelt sich um einen internationalen Rahmen mit guten Praktiken; jeder Staat und jede zuständige Behörde entwickelt den eigenen technischen Dienst nach nationalem Recht und für den eigenen Urkundenbereich.
Ein Portal kann Antrag, Zahlung, Ausstellung, Zustellung und Prüfung verbinden. Diese Funktionen ergeben sich jedoch aus der örtlichen Umsetzung und nicht automatisch aus e-APP. Eine Online-Abfrage bedeutet allein weder, dass dieselbe Behörde elektronische Anträge annimmt, noch dass sie e-Apostillen ausstellt.
Welche Aufgabe hat das e-Register?
Das e-Register speichert Angaben zu Apostillen einer bestimmten zuständigen Behörde und ermöglicht je nach System eine Abfrage nach Nummer, Datum, QR-Code oder anderem Kennzeichen. Es kann Papier- und elektronische Apostillen enthalten; Form der Bescheinigung und Registereintrag sind getrennte Merkmale.
Die HCCH-Hinweise zu e-Registern beschreiben die Online-Prüfung als Bestätigung der Herkunft einer Apostille. Fortgeschrittene Register können Bild, digitale Signatur und Dateiintegrität anzeigen; sie stellen aber keine eigene Bescheinigung aus und ersetzen nicht das Original.
Wie laufen Ausstellung und spätere Prüfung ab?
Das Verfahren beginnt bei der für die Urkundenart zuständigen Behörde. Nach Prüfung von Unterschrift, Eigenschaft des Unterzeichners und Siegel stellt sie eine Papier- oder e-Apostille aus und erfasst deren Daten. Antrag und Ausstellung sind Verwaltungsschritte; das Register dient der späteren Nachweisprüfung.
Bei einer elektronischen Bescheinigung erhält der Antragsteller die signierte Originaldatei; der Empfänger kann Signatur und Registereintrag getrennt prüfen. Bei einer Papier-Apostille bestätigt der Online-Eintrag die Angaben der körperlichen Bescheinigung. In beiden Fällen müssen Registerergebnis und vorgelegte Apostille übereinstimmen.
Wie sind die Komponenten in Bulgarien umgesetzt?
Das aktuelle HCCH-Profil der bulgarischen Behörden nennt NACID für beide Komponenten bei Bildungs- und Bescheinigungsdokumenten seines Bereichs. Seit dem 15. Juni 2020 stellt NACID Papier- und e-Apostillen aus und erfasst beide in einem fortgeschrittenen e-Register.
Justizministerium, Außenministerium und Bezirksverwaltungen führen Register, sind in der aktuellen e-APP-Umsetzungstabelle jedoch nicht als Aussteller von e-Apostillen verzeichnet. Die elektronische Ausstellung hängt daher von Urkundenart und zuständiger Behörde ab.
Was beweist eine Online-Abfrage und was nicht?
Eine erfolgreiche Suche im NACID-Register oder im Register einer anderen Behörde bestätigt, dass diese Behörde eine Apostille mit den angegebenen Daten ausgestellt hat. Bei einer digitalen Datei können zudem Signaturgültigkeit zum Signaturzeitpunkt und Unverändertheit geprüft werden.
Die Abfrage bestätigt weder die Wahrheit des Urkundeninhalts, noch macht sie einen Scan zum digitalen Original oder entscheidet über die sachliche Annahme beim Empfänger. Sie ersetzt auch keine verlangte Übersetzung, keinen Aktualitätsnachweis und kein Verfahren außerhalb der Herkunftsbeglaubigung.
Welches System gilt und wie unterstützt La Fit Trans?
Der praktische Weg richtet sich nach Aussteller, Urkundenart, Verwendungsstaat und Anforderungen des Empfängers. Der Apostillendienst des bulgarischen Justizministeriums für Gerichts- und Notariatsakte wird etwa nicht online erbracht, obwohl die Papier-Apostillen online prüfbar sind.
La Fit Trans bestimmt zuständige Behörde, verfügbare Form, Registerprüfung und nötige Übersetzungs- oder weitere Beglaubigungsschritte. Beim Apostillenservice werden Antrag, ausgestelltes Original und Online-Abfrage getrennt behandelt, ohne eine Entscheidung der ausländischen Institution zu versprechen.