Каква е връзката между e-APP, e-Apostille и e-Register?
Електронната програма e-APP на HCCH е модел за прилагане на Хагската конвенция чрез цифрови технологии. Тя включва две компоненти, които могат да работят заедно или поотделно: издаване и използване на електронни апостили и поддържане на публично достъпни електронни регистри.
Електронният апостил е самото удостоверение по Конвенцията в цифрова форма и е подписан с електронен подпис на компетентния орган. Електронният регистър не е втори апостил, а система за запис и проверка на вече издадени удостоверения. Затова понятията са свързани, но не са взаимозаменяеми.
e-APP една обща клиентска платформа ли е?
e-APP не е един световен сайт, в който всеки заявител подава документи. Това е международна рамка и набор от добри практики, а всяка държава и всеки компетентен орган изграждат собствена техническа услуга според националните правила и своя документен обхват.
Конкретен портал може да съчетава заявление, плащане, издаване, получаване и проверка, но тези функции произтичат от местната реализация, не от автоматично правило на e-APP. Наличието на онлайн справка само по себе си не означава, че същият орган приема електронни заявления или издава електронни апостили.
Какво прави електронният регистър?
Е-регистърът пази данни за апостили, издадени от конкретен компетентен орган, и позволява проверка по номер, дата, QR код или друг идентификатор според системата. В него могат да бъдат вписани както хартиени, така и електронни апостили; форматът на удостоверението и наличието на регистърен запис са различни характеристики.
Указанията на HCCH за e-Registers определят онлайн проверката като начин получателят да потвърди произхода на представения апостил. По-развитите регистри могат да показват изображение, цифров подпис и целостта на свързания файл, но регистърът не издава самостоятелно удостоверението и не заменя оригинала.
Как протича издаването и последващата проверка?
Работният процес започва пред органа, компетентен за вида публичен документ. След проверка на подписа, качеството на подписалото лице и печата органът издава хартиен или електронен апостил и вписва данните му в своя регистър. Заявяването и издаването са административната част; регистърът е последващата доказателствена справка.
При електронно удостоверение заявителят получава оригинален подписан файл, а получаващата институция може отделно да провери цифровия подпис и регистърния запис. При хартиен апостил онлайн справката потвърждава данните за физическото удостоверение. И в двата случая регистрационният резултат трябва да съответства на представения апостил.
Как са реализирани компонентите в България?
Актуалният профил на българските органи в HCCH посочва, че НАЦИД прилага и двете компоненти за образователните и удостоверителните документи в своя обхват. От 15 юни 2020 г. той издава хартиени и електронни апостили и ги вписва в усъвършенстван електронен регистър.
Министерството на правосъдието, Министерството на външните работи и областните администрации поддържат електронни регистри за своите удостоверения, но в актуалната таблица за прилагане на e-APP не са отбелязани като издатели на e-Apostille. Следователно възможността за електронно издаване зависи от вида документ и компетентния орган.
Какво доказва и какво не доказва онлайн справката?
Успешната справка в регистъра на НАЦИД или в регистъра на друг компетентен орган потвърждава, че апостил с посочените данни е издаден от този орган. При електронен файл могат да се проверят още валидността на подписа към момента на подписване и липсата на последваща промяна.
Справката не удостоверява истинността на съдържанието на основния документ, не прави сканираното копие електронен оригинал и не решава дали конкретният получател ще приеме документа по същество. Тя също не заменя изискван превод, доказателство за актуалност или друга процедура извън удостоверяването на произхода.
Коя система е приложима и как помага Ла Фит Транс?
Практическият избор започва от издателя, вида на документа, държавата на използване и изискванията на получателя. Например услугата на Министерството на правосъдието за съдебни и нотариални актове не се заявява електронно, въпреки че издадените хартиени апостили могат да бъдат проверени онлайн.
Ла Фит Транс определя компетентния орган, наличната форма, начина за регистърна проверка и нуждата от превод или допълнително удостоверяване. При услугата за апостил заявяването, издаденият оригинал и електронната справка се разграничават като отделни стъпки, без да се обещава решение от името на чуждата институция.