Як пов’язані e-APP, електронний апостиль та електронний реєстр?
Програма електронного апостиля e-APP ГКМП — модель цифрового застосування Гаазької конвенції. Вона має два компоненти, які можна впроваджувати разом або окремо: видачу й використання електронних апостилів та роботу загальнодоступних електронних реєстрів.
Електронний апостиль — сам сертифікат за Конвенцією у цифровій формі, підписаний електронним підписом компетентного органу. Електронний реєстр не є другим апостилем: це система обліку та перевірки вже виданих сертифікатів. Поняття пов’язані, але не взаємозамінні.
Чи є e-APP єдиною платформою для користувачів?
e-APP — не один світовий сайт, куди всі заявники подають документи. Це міжнародна рамкова модель і набір добрих практик; кожна держава та компетентний орган створює власний технічний сервіс відповідно до національного права й свого документального обсягу.
Окремий портал може поєднувати заяву, оплату, видачу, отримання та перевірку. Проте ці функції належать місцевій реалізації, а не є автоматичним правилом e-APP. Наявність онлайн-пошуку сама собою не означає, що той самий орган приймає електронні заяви або видає електронні апостилі.
Що робить електронний реєстр?
Електронний реєстр зберігає дані про апостилі конкретного компетентного органу та дає змогу шукати за номером, датою, QR-кодом або іншим ідентифікатором. Він може містити паперові й електронні апостилі; форма сертифіката та наявність реєстрового запису є різними характеристиками.
Настанови ГКМП щодо електронних реєстрів визначають онлайн-перевірку як спосіб підтвердити походження апостиля. Розширені реєстри можуть показувати сертифікат, цифровий підпис і цілісність файлу, але не видають окремий сертифікат і не замінюють оригінал.
Як відбуваються видача та подальша перевірка?
Процес починається в органі, компетентному для виду публічного документа. Перевіривши підпис, статус підписанта та печатку, орган видає паперовий або електронний апостиль і реєструє його дані. Заява та видача є адміністративними діями; реєстр забезпечує подальшу доказову перевірку.
Для електронного сертифіката заявник отримує оригінальний підписаний файл, а одержувач окремо перевіряє цифровий підпис і реєстровий запис. Для паперового апостиля онлайн-запис підтверджує реквізити фізичного сертифіката. В обох випадках результат пошуку має відповідати поданому апостилю.
Як компоненти реалізовані в Болгарії?
Чинний профіль болгарських органів у ГКМП вказує, що НАЦІД застосовує обидва компоненти для освітніх і посвідчувальних документів у межах своєї компетенції. З 15 червня 2020 року він видає паперові та електронні апостилі й реєструє їх у розширеному електронному реєстрі.
Міністерство юстиції, Міністерство закордонних справ та обласні адміністрації ведуть реєстри, але чинна таблиця впровадження e-APP не зазначає їх як видавців електронних апостилів. Можливість електронної видачі залежить від документа та компетентного органу.
Що доводить онлайн-перевірка і чого вона не доводить?
Успішний пошук у реєстрі НАЦІД або реєстрі іншого органу підтверджує, що цей орган видав апостиль із зазначеними даними. Для цифрового файлу можна також перевірити чинність підпису на момент підписання та відсутність подальших змін.
Перевірка не засвідчує правдивість змісту основного документа, не перетворює скан на цифровий оригінал і не вирішує, чи прийме конкретний одержувач документ по суті. Вона не замінює потрібний переклад, доказ актуальності документа або процедуру поза посвідченням його походження.
Яка система застосовується і як допомагає Ла Фіт Транс?
Практичний порядок залежить від видавця, виду документа, країни використання та вимог одержувача. Наприклад, послуга Міністерства юстиції Болгарії для судових і нотаріальних актів не надається онлайн, хоча видані паперові апостилі можна перевірити в електронному реєстрі.
Ла Фіт Транс визначає компетентний орган, доступну форму, спосіб реєстрової перевірки та потребу в перекладі чи додатковому посвідченні. У межах послуги апостиля заява, виданий оригінал та електронна довідка розглядаються окремо, без обіцянки рішення від імені іноземної установи.