e-APP, e-Apostil ve e-Kayıt nasıl ilişkilidir?
HCCH elektronik Apostil Programı e-APP, Lahey Apostil Sözleşmesi’nin dijital teknolojilerle uygulanmasına yönelik bir modeldir. Birlikte veya ayrı uygulanabilen iki bileşeni vardır: elektronik apostillerin düzenlenmesi ve kullanılması ile kamuya açık elektronik kayıtların işletilmesi.
e-Apostil, yetkili makam tarafından elektronik olarak imzalanmış dijital Sözleşme belgesidir. e-Kayıt ikinci bir apostil değildir; önceden düzenlenen belgeleri kaydeden ve doğrulayan sistemdir. Kavramlar birbiriyle bağlantılıdır, ancak aynı anlama gelmez.
e-APP ortak bir kullanıcı platformu mudur?
e-APP, bütün başvuru sahiplerinin belge sunduğu tek bir dünya sitesi değildir. Uluslararası bir çerçeve ve iyi uygulamalar bütünüdür; her devlet ve yetkili makam kendi ulusal hukukuna ve belge yetkisine göre teknik hizmetini kurar.
Belirli bir portal başvuru, ödeme, düzenleme, teslim ve doğrulamayı bir araya getirebilir. Bu özellikler e-APP’nin otomatik sonucu değil, yerel uygulamanın parçalarıdır. Çevrim içi sorgu bulunması, aynı makamın elektronik başvuru kabul ettiği veya e-Apostil düzenlediği anlamına gelmez.
e-Kayıt ne işe yarar?
e-Kayıt, belirli bir yetkili makamın düzenlediği apostillerin verilerini saklar ve sisteme göre numara, tarih, QR kodu veya başka bir tanımlayıcıyla sorgu sağlar. Hem kâğıt hem elektronik apostiller bulunabilir; belgenin biçimi ile kayıtlı olması farklı özelliklerdir.
HCCH e-Kayıt rehberi, çevrim içi sorguyu alıcının apostilin kaynağını teyit etme yolu olarak açıklar. Gelişmiş kayıtlar belge görüntüsünü, dijital imzayı ve dosya bütünlüğünü gösterebilir; yine de ayrı bir apostil düzenlemez ve orijinalin yerini almaz.
Düzenleme ve sonraki doğrulama nasıl ilerler?
Süreç, kamu belgesi türü için yetkili makamda başlar. Makam imzayı, imzalayanın sıfatını ve mührü kontrol ettikten sonra kâğıt veya elektronik apostil düzenler ve verilerini kaydeder. Başvuru ile düzenleme idari işlemdir; kayıt daha sonraki kanıt kontrolünü sağlar.
Elektronik belgede başvuru sahibi imzalı orijinal dosyayı alır; alıcı kurum dijital imzayı ve kayıt girdisini ayrı ayrı doğrulayabilir. Kâğıt apostilde çevrim içi kayıt fiziksel belgenin bilgilerini teyit eder. Her iki durumda da sorgu sonucu sunulan apostille uyuşmalıdır.
Bileşenler Bulgaristan’da nasıl uygulanır?
Bulgar makamlarının güncel HCCH profilinde, NACID’in kendi yetkisindeki eğitim ve sertifika belgeleri için iki bileşeni de kullandığı belirtilir. NACID 15 Haziran 2020’den beri kâğıt ve elektronik apostil düzenler ve ikisini gelişmiş e-Kayıt sistemine işler.
Adalet Bakanlığı, Dışişleri Bakanlığı ve bölge idareleri kayıt sistemleri işletir; ancak güncel e-APP uygulama tablosunda e-Apostil düzenleyen makamlar olarak gösterilmez. Bu nedenle elektronik düzenleme imkânı belge türüne ve yetkili makama bağlıdır.
Çevrim içi sonuç neyi kanıtlar, neyi kanıtlamaz?
NACID kayıt sisteminde veya başka bir makamın kaydında başarılı sorgu, belirtilen bilgilerde bir apostilin o makam tarafından düzenlendiğini teyit eder. Dijital dosyada imzanın düzenleme anındaki geçerliliği ve sonradan değişiklik yapılmadığı da denetlenebilir.
Sorgu, temel belgenin içeriğinin doğruluğunu onaylamaz, taramayı dijital orijinale dönüştürmez ve belirli alıcının belgeyi esastan kabul edip etmeyeceğine karar vermez. Gerekli tercümenin, belgenin güncelliğinin veya kaynak doğrulaması dışındaki bir işlemin yerini de almaz.
Hangi sistem uygulanır ve La Fit Trans nasıl yardımcı olur?
Pratik yol; düzenleyen makam, belge türü, kullanılacağı ülke ve alıcının talepleriyle belirlenir. Örneğin Bulgaristan Adalet Bakanlığının apostil hizmeti mahkeme ve noter belgeleri için çevrim içi sunulmaz, ancak düzenlenen kâğıt apostiller çevrim içi kayıttan doğrulanabilir.
La Fit Trans yetkili makamı, mevcut biçimi, kayıt kontrolünü ve gerekli tercüme veya ek tasdik adımlarını belirler. Apostil hizmetinde başvuru, düzenlenen orijinal ve elektronik sorgu ayrı aşamalar olarak ele alınır; yabancı kurum adına sonuç vaat edilmez.