Ένα αίτημα για διερμηνεία μπορεί να σταλεί μέσω της πλατφόρμας πελατών της La Fit Trans, με email, τηλεφωνικά ή μέσω ενός γραφείου του δικτύου. Ο πελάτης δεν χρειάζεται από την πρώτη επικοινωνία να έχει επιλέξει μεταξύ διαδοχικής, ταυτόχρονης ή ψιθυριστής διερμηνείας. Μια σύντομη περιγραφή της επικείμενης συνάντησης ή εκδήλωσης αρκεί ώστε ο συντονιστής να κατευθύνει τη συζήτηση προς την κατάλληλη οργάνωση και να διευκρινίσει αν απαιτείται ένας διερμηνέας, ομάδα ή ειδικός τεχνικός εξοπλισμός.
Ένα χρήσιμο αρχικό αίτημα περιγράφει τον γλωσσικό συνδυασμό, την ημερομηνία και το ωράριο, τον χώρο ή την online πλατφόρμα, τον κατά προσέγγιση αριθμό συμμετεχόντων και το θέμα της εκδήλωσης. Η πληροφορία ότι πρόκειται για επαγγελματική συνάντηση, εκπαίδευση, συνέδριο, συμβολαιογραφικό ραντεβού, συνοδεία σε φορέα ή υβριδική συμμετοχή βοηθά να εκτιμηθεί από την αρχή η κατάλληλη μορφή. Πρόγραμμα, παρουσιάσεις, ορολογικό υλικό και τεχνικές απαιτήσεις μπορούν να προστεθούν κατά την επόμενη διευκρίνιση.
Μετά την παραλαβή του αιτήματος, η La Fit Trans ελέγχει τη διαθεσιμότητα επαγγελματιών για τον συγκεκριμένο γλωσσικό συνδυασμό και αντιστοιχίζει την εμπειρία τους με το αντικείμενο. Στη διαδοχική διερμηνεία αξιολογούνται η διάρκεια και ο ρυθμός της συνάντησης, ενώ στην ταυτόχρονη καθορίζονται ο αριθμός διερμηνέων, οι καμπίνες, οι δέκτες, τα μικρόφωνα και η αναγκαία τεχνική υποστήριξη. Για online και υβριδικές εκδηλώσεις διευκρινίζονται επίσης η πλατφόρμα, τα γλωσσικά κανάλια και η πρόσβαση των διερμηνέων.
Ένα αίτημα μπορεί να καλύπτει μία μεμονωμένη ανάθεση ή σειρά συνδεδεμένων εκδηλώσεων. Η διερμηνεία οργανώνεται για διαπραγματεύσεις, εταιρική εκπαίδευση, συνέδρια, παρουσιάσεις, συνεντεύξεις, ιατρικά ή διοικητικά ραντεβού, συμβολαιογραφικές πράξεις και συναντήσεις διεθνών ομάδων. Όταν το πρόγραμμα εκτείνεται σε περισσότερους χώρους, ημέρες ή γλωσσικούς συνδυασμούς, ο συντονισμός αντιμετωπίζεται ως ενιαίο έργο ώστε χρονοδιάγραμμα, συμμετέχοντες και τεχνικοί πόροι να παραμένουν ευθυγραμμισμένοι.
Πριν από την επιβεβαίωση, η ομάδα μπορεί να θέσει λίγες στοχευμένες ερωτήσεις αν λείπει κάποια σημαντική παράμετρος ή υπάρχουν περισσότερες κατάλληλες λύσεις. Η συγκεκριμένη προσφορά περιγράφει τη μορφή διερμηνείας, τον χρόνο απασχόλησης, τον γλωσσικό συνδυασμό και τις υπηρεσίες που περιλαμβάνονται. Όπου χρειάζεται, εξοπλισμός, μετακίνηση, προετοιμασία, απομακρυσμένη πρόσβαση ή άλλα οργανωτικά στοιχεία αναφέρονται χωριστά. Έτσι ο πελάτης έχει σαφή βάση απόφασης και οι επιλεγμένοι διερμηνείς ακριβές πλαίσιο εργασίας.
Το online αίτημα στο my.lafit-trans.com είναι διαθέσιμο ανά πάσα στιγμή και διατηρεί την αλληλογραφία συνδεδεμένη με τη σχετική υπόθεση. Η κεντρική ομάδα δέχεται επίσης αιτήματα στο office@lafit-trans.com και στο +359 2 4411 888, ενώ τα γραφεία της La Fit Trans εξυπηρετούν ανάλογα με την πόλη και τη μορφή της εκδήλωσης. Ανεξάρτητα από το κανάλι, ο στόχος είναι να αποσαφηνιστεί γρήγορα το πραγματικό εύρος και να ετοιμαστεί κατάλληλη πρόταση διερμηνείας χωρίς να αναμένεται από τον πελάτη να αποκωδικοποιήσει μόνος του τις επαγγελματικές μορφές και τις τεχνικές απαιτήσεις τους.