Η νομιμοποίηση εγγράφων και άλλων εγγράφων είναι απαραίτητη όταν χρησιμοποιείται έγγραφο που έχει εκδοθεί σε ένα κράτος σε άλλο ξένο κράτος. Με τη νομιμοποίηση εγγράφων πιστοποιούνται η αυθεντικότητα και η ακρίβεια του εγγράφου, ώστε να μπορεί να χρησιμοποιηθεί ενώπιον δημόσιων και ιδιωτικών διοικήσεων σε ξένο κράτος. Εκτός από τη νομιμοποίηση του εγγράφου είναι απαραίτητο να γίνει και γραπτή μετάφραση στην επίσημη γλώσσα του κράτους ενώπιον του οποίου θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο.
Ανάλογα με το κράτος έκδοσης, οι διαδικασίες νομιμοποίησης εγγράφων διακρίνονται σε τρεις βασικές ομάδες.
Νομιμοποίηση εγγράφων που έχουν εκδοθεί από κράτος μέλος της Σύμβασης της Χάγης (Αποστίλ)
Η συνηθέστερη περίπτωση είναι όταν το έγγραφο έχει εκδοθεί από κράτος που είναι συμβαλλόμενο μέρος στη Σύμβαση για την κατάργηση της υποχρέωσης νομιμοποίησης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων (Σύμβαση της Χάγης). Σε αυτήν την περίπτωση, το κράτος που εκδίδει το έγγραφο πιστοποιεί την αυθεντικότητα του εγγράφου θέτοντας αποστίλ.
Τι είναι το αποστίλ;
Το αποστίλ είναι πιστοποιητικό με σφραγίδα/σφραγιδάκι, το οποίο βεβαιώνει την αληθή υπογραφή του προσώπου που υπέγραψε το έγγραφο, την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε το πρόσωπο, καθώς και την αυθεντικότητα της σφραγίδας ή της σήμανσης που έχει τεθεί στο έγγραφο. Το αποστίλ συντάσσεται στην επίσημη γλώσσα του κράτους και τοποθετείται στο ίδιο το έγγραφο ή σε συνέχειά του, ως αναπόσπαστο μέρος. Συχνά συντάσσεται στην επίσημη γλώσσα του κράτους και στα αγγλικά, ενώ μόνο ο τίτλος πρέπει πάντοτε να υπάρχει και στα γαλλικά (Αποστίλ (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Σύμφωνα με τη Σύμβαση της Χάγης, κάθε κράτος μέλος ορίζει τις αρχές που, σύμφωνα με τα υπηρεσιακά τους καθήκοντα, είναι εξουσιοδοτημένες να θέτουν αποστίλ. Κάθε μία από τις αναφερόμενες αρχές τηρεί μητρώο των εκδοθέντων αποστίλ, αναγράφοντας τον αύξοντα αριθμό και την ημερομηνία θέσπισής του, το όνομα του προσώπου που υπέγραψε τη δημόσια πράξη και την ιδιότητα υπό την οποία ενήργησε.
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων που έχουν εκδοθεί στη Βουλγαρία
Στη Δημοκρατία της Βουλγαρίας οι αρχές που θέτουν αποστίλ είναι οι Περιφερειακές Διοικήσεις, το Υπουργείο Δικαιοσύνης, το Εθνικό Κέντρο Πληροφόρησης και Τεκμηρίωσης και το Υπουργείο Εξωτερικών.
Οι απαιτήσεις για την έκδοση βουλγαρικού εγγράφου, ώστε να βεβαιωθεί με αποστίλ, εξαρτώνται από το είδος του εγγράφου και την αρχή έκδοσης. Μπορούν να διακριθούν αρκετά από τα συνηθέστερα είδη εγγράφων ανάλογα με τις αρχές που θέτουν αποστίλ.
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων από Περιφερειακές Διοικήσεις
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) από τις Περιφερειακές Διοικήσεις είναι συνηθέστερη για ληξιαρχική πράξη γέννησης και ληξιαρχική πράξη πολιτικού γάμου, οι οποίες πρέπει να εκδίδονται ως “αντίγραφο” με ορθογώνια σφραγίδα, η οποία βεβαιώνει τις τεθείσες υπογραφές και σφραγίδες στο έγγραφο. Άλλα συνηθισμένα έγγραφα για νομιμοποίηση αυτού του τύπου είναι βεβαίωση οικογενειακής κατάστασης, συζύγου/ης και τέκνων· βεβαίωση μόνιμης διεύθυνσης· βεβαίωση τρέχουσας διεύθυνσης· βεβαίωση σύναψης γάμου από Βούλγαρο πολίτη στο εξωτερικό· βεβαίωση ταυτότητας προσώπου με διαφορετικά ονόματα κ. ά., και εκδίδονται ως “πρωτότυπο” με ορθογώνια σφραγίδα, η οποία βεβαιώνει τις τεθείσες υπογραφές και σφραγίδες.
Η νομιμοποίηση (βεβαίωση) με αποστίλ από Περιφερειακές Διοικήσεις μπορεί να ελεγχθεί στη διεύθυνση: http://apostille.gov.bg/
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων από το Υπουργείο Δικαιοσύνης
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) από το Υπουργείο Δικαιοσύνης τίθεται σε έγγραφα που εκδίδονται από δικαστήρια και σε εκείνα που είναι επικυρωμένα από συμβολαιογράφο.
Για τα έγγραφα που εκδίδονται από δικαστήρια, τα συνηθέστερα που χρησιμοποιούνται ενώπιον ξένου κράτους είναι το ποινικό μητρώο και οι δικαστικές αποφάσεις. Η απαίτηση για την έκδοση ποινικού μητρώου για ξένο κράτος είναι να αναφέρεται για ποιο κράτος προορίζεται και να έχουν τεθεί υπογραφές από τον δικαστή και τον δικαστικό υπάλληλο, κάτι που αποτελεί τη βασική διαφορά από το ποινικό μητρώο που εκδίδεται για χρήση στη Βουλγαρία. Στην περίπτωση δικαστικής απόφασης που εκδίδεται ως “αντίγραφο”, πρέπει να έχει τεθεί η σφραγίδα “Ακριβές αντίγραφο”, να αναγράφεται η ημερομηνία έναρξης ισχύος και να φέρει τις υπογραφές του δικαστή και του γραμματέα/δικαστικού υπαλλήλου. Σε περίπτωση που η υπογραφή του δικαστή δεν είναι πρωτότυπη, θα πρέπει να είναι γραμμένο το όνομα του γραμματέα/δικαστικού υπαλλήλου.
Κατά τη νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) που έχουν επικυρωθεί από συμβολαιογράφο, οι απαιτήσεις για την έκδοση είναι στο πρωτότυπο με επικύρωση από τον συμβολαιογράφο, η οποία βεβαιώνει τις τεθείσες υπογραφές (π. χ. πληρεξούσιο και δήλωση), καθώς και ως αντίγραφο από συμβολαιογράφο, στην οποία η επικύρωση βεβαιώνει ότι έχει ληφθεί αντίγραφο από το πρωτότυπο (π. χ. σύμβαση, ιδρυτική πράξη, πρακτικό).
Η νομιμοποίηση (βεβαίωση) με αποστίλ από το Υπουργείο Δικαιοσύνης μπορεί να ελεγχθεί στη διεύθυνση: https://apostil.mjs.bg
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων από το Εθνικό Κέντρο Πληροφόρησης και Τεκμηρίωσης (ΝΑCID)
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) από το ΝΑCID πραγματοποιείται για όλα τα εκπαιδευτικά έγγραφα που έχουν εκδοθεί από βουλγαρικά εκπαιδευτικά ιδρύματα.
Το Εθνικό Κέντρο Πληροφόρησης και Τεκμηρίωσης (ΝΑCID) είναι η μόνη αρχή στη Δημοκρατία της Βουλγαρίας που παρέχει την υπηρεσία νομιμοποίησης (βεβαίωσης με αποστίλ) εξ ολοκλήρου online, σύμφωνα με το Πιλοτικό Πρόγραμμα για ηλεκτρονικό αποστίλ (e-APP) της Διάσκεψης της Χάγης για το ιδιωτικό διεθνές δίκαιο και της Εθνικής Ένωσης Συμβολαιογράφων των Ηνωμένων Πολιτειών από 10.03.2006.
Το ηλεκτρονικό αποστίλ (e-αποστίλ / e-αποστίλ) έχει την ίδια αξία και τα ίδια στοιχεία, τηρώντας τις απαιτήσεις της Σύμβασης της Χάγης για την κατάργηση της υποχρέωσης νομιμοποίησης αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων, όπως και το χάρτινο αποστίλ. Η μόνη διαφορά μεταξύ χάρτινου και ηλεκτρονικού αποστίλ είναι στις σφραγίδες και τις υπογραφές που τοποθετούνται· στο ηλεκτρονικό είναι ηλεκτρονική υπογραφή και σφραγίδα, ενώ στο χάρτινο τίθενται χειρογράφως, αλλά και στις δύο περιπτώσεις η ισχύς είναι η ίδια. Όσον αφορά την ισχύ των ηλεκτρονικών αποστίλ, διατηρείται και πάλι όπως και στα χάρτινα, δηλαδή είναι αορίστου χρόνου.
Τα συνηθέστερα εκπαιδευτικά έγγραφα προσχολικής, σχολικής και επαγγελματικής εκπαίδευσης και κατάρτισης που μπορούν να υποβληθούν μέσω του προγράμματος ηλεκτρονικού αποστίλ είναι:
- Απολυτήριο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2007·
- Παράρτημα στο απολυτήριο δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2007·
- Πιστοποιητικό βασικής εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.06.2009·
- Πιστοποιητικό επαγγελματικής ειδίκευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.06.2008·
- Παράρτημα στο πιστοποιητικό επαγγελματικής ειδίκευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.06.2008·
- Βεβαίωση ολοκλήρωσης του πρώτου γυμνασιακού σταδίου της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, εκδοθείσα ΜΕΤΑ τις 01.06.2020·
- Παράρτημα στη βεβαίωση ολοκλήρωσης του πρώτου γυμνασιακού σταδίου της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.06.2020·
- Βεβαίωση ολοκλήρωσης γυμνασιακού σταδίου, εκδοθείσα ΜΕΤΑ τις 01.01.2007·
- Παράρτημα στη βεβαίωση ολοκλήρωσης γυμνασιακού σταδίου, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2007·
- Πιστοποιητικό επαγγελματικής ειδίκευσης, εκδοθέν από Κέντρο Επαγγελματικής Κατάρτισης ΜΕΤΑ τις 01.08.2016·
- Βεβαίωση επαγγελματικής κατάρτισης, εκδοθείσα από Κέντρο Επαγγελματικής Κατάρτισης ΜΕΤΑ τις 01.08.2016·
- Πιστοποιητικό επαγγελματικής ικανότητας εκδοθέν από Κέντρο Επαγγελματικής Κατάρτισης ΜΕΤΑ τις 01.08.2016..
Και για τα εκπαιδευτικά έγγραφα ανώτατων εκπαιδευτικών ιδρυμάτων και επιστημονικών οργανισμών, που μπορούν να υποβληθούν μέσω του προγράμματος ηλεκτρονικού αποστίλ, είναι:
- Δίπλωμα ολοκληρωμένου πτυχίου ανώτατης εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2012·
- Παράρτημα στο δίπλωμα ανώτατης εκπαίδευσης, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2012·
- Δίπλωμα ακαδημαϊκού και επιστημονικού τίτλου «διδάκτωρ», εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2018·
- Παράρτημα σε δίπλωμα ακαδημαϊκού και επιστημονικού τίτλου, εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2018·
- Δίπλωμα επιστημονικού τίτλου «διδάκτωρ των επιστημών», εκδοθέν ΜΕΤΑ τις 01.01.2018·
- Βεβαίωση αναγνωρισμένης ανώτατης εκπαίδευσης, αποκτηθείσας σε αλλοδαπά ανώτατα εκπαιδευτικά ιδρύματα, εκδοθείσα ΜΕΤΑ τις 01.01.2010·
- Βεβαίωση αναγνώρισης ακαδημαϊκού και επιστημονικού/επιστημονικού τίτλου, αποκτηθέντος σε αλλοδαπό ανώτατο εκπαιδευτικό ίδρυμα/επιστημονικό οργανισμό, εκδοθείσα ΜΕΤΑ τις 17.07.2018..
Για εκπαιδευτικά έγγραφα που έχουν εκδοθεί πριν από τις 01.01.2007 είναι επίσης δυνατή η έκδοση ηλεκτρονικού αποστίλ, αλλά είναι απαραίτητο να προσκομιστεί το πρωτότυπο του εγγράφου για έλεγχο.
Η νομιμοποίηση (βεβαίωση) με αποστίλ από το ΝΑCID μπορεί να ελεγχθεί στη διεύθυνση: https://apostille.bg
Βεβαίωση με αποστίλ εγγράφων από το Υπουργείο Εξωτερικών
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) από το Υπουργείο Εξωτερικών τίθεται σε έγγραφα που έχουν εκδοθεί από τον Οργανισμό Μητρώων, (π. χ. Πιστοποιητικό τρέχουσας κατάστασης εταιρείας), το Εθνικό Ινστιτούτο Κοινωνικής Ασφάλισης (π. χ. Πιστοποιητικό μηνιαίου ποσού σύνταξης), την Εθνική Υπηρεσία Εσόδων (π. χ. Πιστοποιητικό ύπαρξης ή μη υποχρεώσεων), τη Γενική Διεύθυνση “Εθνική Αστυνομία” (π. χ. Πιστοποιητικό κατοχής εγγράφου ταυτότητας). Έγγραφα που έχουν εκδοθεί από αυτές τις αρχές και υπόκεινται σε νομιμοποίηση (βεβαίωση με αποστίλ), πρέπει να έχουν εκδοθεί σε έντυπο της αντίστοιχης αρχής, να αναφέρεται ενώπιον ποιας χώρας θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο και να φέρουν υπογραφή και σφραγίδα.
Η νομιμοποίηση (βεβαίωση) με αποστίλ από το Υπουργείο Εξωτερικών μπορεί να ελεγχθεί στη διεύθυνση: https://apostille.mfa.bg
Εκτός από τη νομιμοποίηση του εγγράφου (βεβαίωση με αποστίλ) εγγράφου εκδοθέντος από βουλγαρική αρχή, το ίδιο πρέπει να μεταφραστεί στην επίσημη γλώσσα του κράτους στο οποίο θα χρησιμοποιηθεί και η μετάφραση να επικυρωθεί στο Υπουργείο Εξωτερικών.
Χρήση εγγράφων στη Βουλγαρία που έχουν εκδοθεί από ξένο κράτος μέλος της Σύμβασης της Χάγης
Σε περίπτωση εγγράφου εκδοθέντος από ξένο κράτος μέλος της Σύμβασης της Χάγης, είναι απαραίτητο το έγγραφο να έχει νομιμοποιηθεί (βεβαιωθεί με αποστίλ) στο κράτος που το εκδίδει. Για να χρησιμοποιηθεί στη Βουλγαρία, είναι απαραίτητο να γίνει και γραπτή μετάφραση στα βουλγαρικά και η ίδια να επικυρωθεί ενώπιον συμβολαιογράφου από ορκωτό μεταφραστή. Έτσι εκδοθέν το έγγραφο μπορεί να χρησιμοποιηθεί στη Βουλγαρία.
Η νομιμοποίηση εγγράφων (βεβαίωση με αποστίλ) δεν απαιτείται, εάν το έγγραφο έχει εκδοθεί από κράτος που έχει διμερείς συμφωνίες, οι οποίες απαλλάσσουν τα έγγραφα από νομιμοποίηση και βεβαίωση, με το κράτος στο οποίο θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφο. Παραμένει η ανάγκη το έγγραφο να έχει εκδοθεί σύμφωνα με τις απαιτήσεις για χρήση σε ξένη χώρα, βάσει της νομοθεσίας του κράτους έκδοσης, καθώς και να μεταφραστεί στην επίσημη γλώσσα του κράτους. Ορισμένα από τα κράτη με τα οποία η Δημοκρατία της Βουλγαρίας έχει διμερείς σχέσεις είναι η Μακεδονία, η Αυστρία, η Γαλλία κ. ά.
Για έγγραφα που έχουν εκδοθεί από κράτος που δεν είναι μέλος της Σύμβασης της Χάγης και δεν υπάρχουν διμερείς συμφωνίες για νομική συνδρομή με το κράτος στο οποίο πρόκειται να χρησιμοποιηθεί το έγγραφο, είναι απαραίτητο να γίνει νομιμοποίηση του εγγράφου, με επικύρωση από το Υπουργείο Εξωτερικών του κράτους έκδοσης και επικύρωση από την πρεσβεία του κράτους στο οποίο πρόκειται να χρησιμεύσει το έγγραφο. Έτσι εκδοθέν το έγγραφο μεταφράζεται στην επίσημη γλώσσα του κράτους και η μετάφραση πρέπει να επικυρωθεί.