Die Legalisierung von Dokumenten und anderen Schriftstücken ist erforderlich, wenn ein von einem Staat ausgestelltes Dokument in einem anderen ausländischen Staat verwendet wird. Durch die Legalisierung von Dokumenten werden die Echtheit und die Richtigkeit des Dokuments bestätigt, damit es vor staatlichen und privaten Verwaltungen in einem ausländischen Staat verwendet werden kann. Neben der Legalisierung des Dokuments ist auch eine schriftliche Übersetzung in die Amtssprache des Staates erforderlich, vor dem das Dokument verwendet werden soll.
Je nach ausstellendem Staat werden die Verfahren zur Legalisierung von Dokumenten in drei Hauptgruppen unterteilt.
Legalisierung von Dokumenten, die von einem Mitgliedstaat des Haager Übereinkommens ausgestellt wurden (Apostille)
Am häufigsten ist der Fall, wenn das Dokument von einem Staat ausgestellt wurde, der Vertragspartei des Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation (Haager Übereinkommen) ist. In diesem Fall bestätigt der ausstellende Staat die Echtheit des Dokuments durch Anbringen einer Apostille (apostille).
Was ist eine Apostille (apostille)?
Die Apostille (Apostille) ist eine Bescheinigung mit Stempel/Prägung, die die Echtheit der Unterschrift der Person bestätigt, die das Dokument unterzeichnet hat; die Eigenschaft, in der die Person gehandelt hat; sowie die Echtheit der im Dokument angebrachten Siegel oder Stempel. Die Apostille wird in der Amtssprache des Staates abgefasst und auf dem Dokument selbst oder auf einer dazugehörigen Anlage als untrennbarer Bestandteil angebracht. Häufig wird sie in der Amtssprache des Staates und in englischer Sprache abgefasst, wobei der Titel immer auch in französischer Sprache vorhanden sein muss (Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961).
Gemäß dem Haager Übereinkommen benennt jeder Mitgliedstaat die Behörden, die nach Maßgabe ihrer dienstlichen Aufgaben befugt sind, eine Apostille anzubringen. Jede der benannten Behörden führt ein Register der ausgestellten Apostillen, in dem die laufende Nummer und das Datum der Anbringung; der Name der Person, die die öffentliche Urkunde unterzeichnet hat, sowie die Eigenschaft, in der sie gehandelt hat, angegeben werden.
Bestätigung mit Apostille (apostille) von in Bulgarien ausgestellten Dokumenten
In der Republik Bulgarien sind die Stellen, die Apostillen anbringen, die Bezirksverwaltungen, das Ministerium der Justiz, das Nationale Zentrum für Information und Dokumentation sowie das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten.
Die Anforderungen für die Ausstellung eines bulgarischen Dokuments, damit es mit einer Apostille bestätigt werden kann, hängen von der Art des Dokuments und der ausstellenden Behörde ab. Es lassen sich mehrere der häufigsten Dokumentarten nach den Behörden, die Apostillen anbringen, unterscheiden.
Bestätigung mit Apostille von Dokumenten der Bezirksverwaltungen
Die Legalisierung von Dokumenten (Bestätigung mit Apostille) durch die Bezirksverwaltungen kommt am häufigsten bei Geburtsurkunden und Eheurkunden vor, die als "Duplikat" mit einem rechteckigen Stempel ausgestellt werden sollten, der die angebrachten Unterschriften und Stempel des Dokuments bestätigt. Andere häufige Dokumente zur Legalisierung dieser Art sind Bescheinigungen über Familienstand, Ehegatte/Ehegattin und Kinder; Bescheinigungen über die ständige Adresse; Bescheinigungen über die derzeitige Adresse; Bescheinigungen über die Eheschließung eines bulgarischen Staatsbürgers im Ausland; Bescheinigungen über die Identität einer Person mit verschiedenen Namen usw. Sie werden als "Original" mit einem rechteckigen Stempel ausgestellt, der die angebrachten Unterschriften und Stempel bestätigt.
Die Legalisierung (Bestätigung) mit Apostille durch Bezirksverwaltungen kann unter folgender Adresse geprüft werden: http://apostille.gov.bg/
Bestätigung mit Apostille (apostille) von Dokumenten des Ministeriums der Justiz
Die Legalisierung von Dokumenten (Bestätigung mit Apostille) durch das Ministerium der Justiz wird auf Dokumente angebracht, die von Gerichten ausgestellt und von einem Notar beglaubigt wurden.
Bei von Gerichten ausgestellten Dokumenten werden am häufigsten das Führungszeugnis und Entscheidungen im Ausland verwendet. Voraussetzung für die Ausstellung eines Führungszeugnisses für das Ausland ist, dass angegeben wird, für welches Land es bestimmt ist, und dass Unterschriften des Richters und des Gerichtsschreibers angebracht sind, was der wesentliche Unterschied zu einem für die Verwendung in Bulgarien ausgestellten Führungszeugnis ist. Bei einer als "Abschrift" ausgestellten Gerichtsentscheidung sollte der Vermerk "Wahrheitsgetreu mit dem Original" angebracht sein, das Datum des Inkrafttretens angegeben werden und die Unterschriften des Richters und des Sekretärs/Gerichtsschreibers vorhanden sein. Falls die Unterschrift des Richters nicht im Original vorliegt, sollten die Namen des Sekretärs/Gerichtsschreibers ausgeschrieben sein.
Bei der Legalisierung von Dokumenten (Bestätigung mit Apostille), die von einem Notar beglaubigt wurden, bestehen die Anforderungen für die Ausstellung in der Originalfassung mit der Beglaubigung des Notars, die die angebrachten Unterschriften bestätigt (z. B. Vollmacht und Erklärung), sowie als notarielle Abschrift, in der die Beglaubigung bestätigt, dass eine Abschrift vom Original genommen wurde (z. B. Vertrag, Gründungsakt, Protokoll).
Die Legalisierung (Bestätigung) mit Apostille durch das Ministerium der Justiz kann unter folgender Adresse geprüft werden: https://apostil.mjs.bg
Bestätigung mit Apostille (apostille) von Dokumenten des Nationalen Zentrums für Information und Dokumentation (NAZID)
Die Legalisierung von Dokumenten (Bestätigung mit Apostille) durch NAZID wird für alle Bildungsdokumente durchgeführt, die von bulgarischen Bildungseinrichtungen ausgestellt wurden.
Das Nationale Zentrum für Information und Dokumentation (NAZID) ist die einzige Behörde in der Republik Bulgarien, die den Dienst der Legalisierung (Bestätigung mit Apostille) vollständig online gemäß dem Pilotprogramm für elektronische Apostille (e-APP) der Haager Konferenz für internationales Privatrecht und der Nationalen Notarvereinigung der Vereinigten Staaten vom 10.03.2006 anbietet.
Die elektronische Apostille (e-Apostille / e-apostille) hat denselben Wert und dieselben Angaben und erfüllt die Anforderungen des Haager Übereinkommens zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation wie die Papier-Apostille. Der einzige Unterschied zwischen der Papier- und der elektronischen Apostille besteht in den angebrachten Stempeln und Unterschriften; bei der elektronischen sind es elektronische Signatur und elektronisches Siegel, bei der Papier-Apostille werden sie manuell angebracht, aber in beiden Varianten ist die Rechtswirkung dieselbe. Hinsichtlich der Gültigkeit elektronischer Apostillen bleibt diese ebenso wie bei den Papier-Apostillen bestehen, d. h. sie ist unbefristet.
Die häufigsten Bildungsdokumente für Vorschul-, Schul- und Berufsbildung, die über das Programm für elektronische Apostille eingereicht werden können, sind:
- Abschlusszeugnis der Sekundarstufe, ausgestellt NACH dem 01.01.2007;
- Anlage zum Abschlusszeugnis der Sekundarstufe, ausgestellt NACH dem 01.01.2007;
- Zeugnis über die Grundschulbildung, ausgestellt NACH dem 01.06.2009;
- Zeugnis über die berufliche Qualifikation, ausgestellt NACH dem 01.06.2008;
- Anlage zum Zeugnis über die berufliche Qualifikation, ausgestellt NACH dem 01.06.2008;
- Bescheinigung über den Abschluss der ersten gymnasialen Stufe der Sekundarstufe, ausgestellt NACH dem 01.06.2020;
- Anlage zur Bescheinigung über den Abschluss der ersten gymnasialen Stufe der Sekundarstufe, ausgestellt NACH dem 01.06.2020;
- Bescheinigung über den Abschluss der gymnasialen Stufe, ausgestellt NACH dem 01.01.2007;
- Anlage zur Bescheinigung über den Abschluss der gymnasialen Stufe, ausgestellt NACH dem 01.01.2007;
- Zeugnis über berufliche Qualifikation, ausgestellt von einem Berufsbildungszentrum NACH dem 01.08.2016;
- Bescheinigung über die Berufsausbildung, ausgestellt von einem Berufsbildungszentrum NACH dem 01.08.2016;
- Befähigungszeugnis, ausgestellt von einem Berufsbildungszentrum NACH dem 01.08.2016..
Bei Bildungsdokumenten von Hochschulen und wissenschaftlichen Organisationen, die über das Programm für elektronische Apostille eingereicht werden können, sind dies:
- Diplom über einen abgeschlossenen Hochschulabschluss mit akademischem Grad, ausgestellt NACH dem 01.01.2012;
- Anlage zum Hochschuldiplom, ausgestellt NACH dem 01.01.2012;
- Diplom über den Bildungs- und wissenschaftlichen Grad „Doktor“, ausgestellt NACH dem 01.01.2018;
- Anlage zum Diplom über einen Bildungs- und wissenschaftlichen Grad, ausgestellt NACH dem 01.01.2018;
- Diplom über den wissenschaftlichen Grad „Doktor der Wissenschaften“, ausgestellt NACH dem 01.01.2018;
- Bescheinigung über die anerkannte Hochschulbildung, erworben an ausländischen Hochschulen, ausgestellt NACH dem 01.01.2010;
- Bescheinigung über die Anerkennung eines Bildungs- und wissenschaftlichen/wissenschaftlichen Grades, erworben an einer ausländischen Hochschule/wissenschaftlichen Organisation, ausgestellt NACH dem 17.07.2018..
Für Bildungsdokumente, die vor dem 01.01.2007 ausgestellt wurden, ist ebenfalls die Ausstellung einer elektronischen Apostille möglich, jedoch muss das Originaldokument zur Einsicht vorgelegt werden.
Die Legalisierung (Bestätigung) mit Apostille durch NAZID kann unter folgender Adresse geprüft werden: https://apostille.bg
Bestätigung mit Apostille (apostille) von Dokumenten des Ministeriums für auswärtige Angelegenheiten
Die Legalisierung von Dokumenten (Bestätigung mit Apostille) durch das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten wird auf Dokumente angebracht, die von der Registrierungsagentur (z. B. Bescheinigung über den aktuellen Status eines Unternehmens), dem Nationalen Versicherungsinstitut (z. B. Bescheinigung über die monatliche Rentenhöhe), der Nationalen Einnahmenagentur (z. B. Bescheinigung über das Vorhandensein oder Nichtvorhandensein von Verbindlichkeiten) und der Generaldirektion "Nationale Polizei" (z. B. Bescheinigung über den Besitz eines Ausweisdokuments) ausgestellt wurden. Dokumente, die von diesen Institutionen ausgestellt werden und der Legalisierung (Bestätigung mit Apostille) unterliegen, sollten auf dem Formular der Institution ausgestellt sein, es sollte angegeben sein, für welches Land das Dokument verwendet wird, und es sollten Unterschrift und Stempel angebracht sein.
Die Legalisierung (Bestätigung) mit Apostille durch das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten kann unter folgender Adresse geprüft werden: https://apostille.mfa.bg
Neben der Legalisierung des Dokuments (Bestätigung mit Apostille) eines von einer bulgarischen Behörde ausgestellten Dokuments muss es in die Amtssprache des Landes, in dem es verwendet werden soll, übersetzt und die Übersetzung im Ministerium für auswärtige Angelegenheiten beglaubigt werden.
Verwendung von Dokumenten in Bulgarien, die von einem ausländischen Staat, der Mitglied des Haager Übereinkommens ist, ausgestellt wurden
Bei einem von einem ausländischen Staat, der Mitglied des Haager Übereinkommens ist, ausgestellten Dokument ist es erforderlich, dass das Dokument im ausstellenden Staat legalisiert (mit Apostille bestätigt) wird. Damit es in Bulgarien verwendet werden kann, ist es außerdem erforderlich, eine schriftliche Übersetzung ins Bulgarische anzufertigen und diese von einem beeidigten Übersetzer vor einem Notar beglaubigen zu lassen. So ausgestelltes Dokument kann in Bulgarien verwendet werden.
Eine Legalisierung von Dokumenten (Bestätigung mit Apostille) ist nicht erforderlich, wenn das Dokument von einem Staat ausgestellt wurde, der bilaterale Verträge hat, welche die Dokumente von der Legalisation und Bestätigung befreien, mit dem Staat, in dem das Dokument verwendet werden soll. Erforderlich bleibt, dass das Dokument gemäß den Anforderungen für die Verwendung im Ausland und nach dem Recht des ausstellenden Staates ausgestellt wird und dass es in die Amtssprache des Staates übersetzt wird. Zu den Staaten, mit denen die Republik Bulgarien bilaterale Beziehungen unterhält, gehören Nordmazedonien, Österreich, Frankreich usw.
Für Dokumente, die von einem Staat ausgestellt wurden, der kein Mitglied des Haager Übereinkommens ist und keine bilateralen Rechtshilfeabkommen mit dem Staat hat, in dem das Dokument verwendet werden soll, ist eine Legalisierung des Dokuments erforderlich, indem eine Beglaubigung durch das Ministerium für auswärtige Angelegenheiten des ausstellenden Staates und eine Beglaubigung durch die Botschaft des Staates, in dem das Dokument verwendet werden soll, angebracht werden. Das so ausgestellte Dokument wird in die Amtssprache des Staates übersetzt, und die Übersetzung muss beglaubigt werden.