Легализация на документи

Легализацията не е еднаква последователност от действия за всички документи. Тя обхваща стъпките, чрез които документът се подготвя за използване в друга държава или пред конкретна институция. В зависимост от случая може да е достатъчен апостил, да е приложимо освобождаване по международен договор или да е необходима по-пълна процедура по легализация.

Кога услугата е приложима

Процедура може да е необходима за български документ, който ще се представя в чужбина, както и за чуждестранен документ, предназначен за България. Решението не следва само от вида на документа: значение имат издателят, държавите, приложимите международни правила и изричните условия на приемащата институция.

Какво включва работата

Екипът определя необходимите стъпки и координира включените в поръчката превод и заверки. Отделно се посочват действията, които зависят от компетентен орган или от приемащата институция. Така още преди изпълнението са ясни обхватът на услугата, необходимите документи и зависимостите от външни органи. За по-широкия информационен контекст е достъпно подробното обяснение какво представлява легализацията на документи.

Тези действия имат различна функция и не се заменят автоматично едно с друго. Подходящата комбинация се определя за конкретния документ и неговото предназначение.

Апостил

Апостилът е удостоверение за публични документи в рамките на Хагската конвенция. Той удостоверява произхода на документа, подписа, качеството на подписалото лице и печата или щемпела, но не потвърждава съдържанието на документа. Когато конвенцията е приложима, апостилът заменя традиционната консулска легализация.

Легализация

Когато държавата не попада в приложимия режим на Хагската конвенция и няма освобождаващ международен договор, може да е необходима по-пълна процедура. В нея според случая участват компетентни национални органи и дипломатическо или консулско представителство. Редът се проверява за конкретната двойка държави и документ.

Заверен превод

Завереният превод е отделна услуга, свързана с езиковото представяне на документа. Той не е равнозначен на апостил и не заменя легализацията. Моментът, в който се изготвя преводът, и необходимата заверка зависят от процедурата и от изискването на приемащата институция.

Нотариална заверка

Нотариалната заверка може да удостоверява подпис или съответствие на препис според вида на нотариалното действие. Тя също не замества автоматично апостил или легализация. Ако се изискват оригинал, заверено копие или конкретна заверка, това се включва в предварително определения обхват.

Няма универсална процедура, която да е валидна за всеки документ. Необходимата процедура се определя според четири основни обстоятелства.

1. Вид на документа и издател

Публичен акт, съдебен или нотариален документ, диплома, удостоверение за гражданско състояние и фирмен документ могат да попадат в различна компетентност. Издателят определя кой орган може да удостовери документа и дали е необходим предварителен подпис, печат или заверено копие.

2. Държава на издаване и държава на използване

Държавата на издаване и държавата на използване определят дали е приложима Хагската конвенция, двустранен договор, правило на Европейския съюз или традиционна легализация. Затова еднакъв вид документ може да премине по различен ред според държавата, за която е предназначен.

3. Условия на приемащата институция

Приемащата институция може да изисква оригинал, заверено копие, определен срок на издаване, превод на конкретен език или комплект от приложения. Тези условия са решаващи за крайния формат и не могат да бъдат заменени с общо предположение.

4. Последователност на превода и заверките

След като процедурата е изяснена, се определя кога се изготвя преводът и как се свързва с документа. Това предпазва от ненужна стъпка или от превод, изготвен във формат, който не съответства на изискването на приемащата институция.

Сред документите, за които често се проверява процедура по апостил или легализация, са актове и удостоверения за гражданско състояние, дипломи и академични справки, свидетелства за съдимост, съдебни и нотариални актове, пълномощни, декларации и фирмени документи. Това не означава, че всеки документ от дадена категория задължително преминава една и съща процедура.

Компетентни органи в България

Органът, който поставя апостил, зависи от вида и издателя на документа. В България компетентността е разпределена между следните органи:

• Министерството на правосъдието — за съдебни и нотариални актове;
• НАЦИД — за определени образователни и квалификационни документи;
• областните администрации — за актове на кметове и общински администрации;
• Министерството на външните работи — за останалите актове в неговата компетентност.

Оригинал, заверено копие и приложения

Предварителната оценка често може да започне от четлив скан или снимка на целия документ. За необходимата процедура обаче може да е нужен оригинал, официален дубликат или заверено копие. Приложенията, печатите, подписите и свързаните страници се разглеждат като част от комплекта, когато имат значение за удостоверяването.

Страници по вид документ

Практически контекст за отделни категории има в страниците за акт за раждане, диплома, свидетелство за съдимост, пълномощно и фирмени документи. Пълният каталог е в секцията Документи.

Цената и срокът се определят след преглед на документа и приложимия ред. Значение имат броят и видът на документите, държавите, компетентните органи, необходимият превод, видът на заверките и начинът на предаване и получаване.

От какво се формира общата стойност

Стойността на превода и услугите на Ла Фит Транс се разграничава от държавни, консулски, нотариални и куриерски разходи, когато такива са приложими. Всеки елемент се посочва според конкретния случай, без обща цена да се представя като валидна за всички документи.

Как се определя срокът

Срокът зависи както от работата по превода и подготовката, така и от времето за обработка в участващите институции. Затова той се потвърждава за конкретната процедура. Публикуваните ориентири са достъпни в страницата Цени за легализация.

Предварителният преглед може да започне онлайн от четливо копие, което показва целия документ и приложенията. На тази основа се очертават приложимите действия, нуждата от физически екземпляр, ориентировъчните разходи и срокът.

Когато е необходим оригинал или заверено копие, предаването може да бъде организирано в офис или чрез куриер след предварително уточняване. Готовите документи се получават по начин, съобразен с вида на услугата и необходимостта от физически оригинал. Онлайн обслужването е представено подробно в страницата Онлайн преводи.

Ла Фит Транс организира превода и съпътстващите заверки като една последователна услуга. Преди възлагането се уточняват включените услуги, необходимите екземпляри, зависимостите от институции, ориентировъчните разходи и начинът на получаване.

Документът и приложенията се разглеждат като свързан комплект. Липсващи страници, нечетливи печати или противоречиви данни се уточняват предварително, за да се избере правилният ред и да се избегне ненужно забавяне.