Какво е общото между двата вида апостил?
И хартиеният, и електронният апостил се издават от компетентен орган по Хагската конвенция. И двата удостоверяват истинността на подписа върху публичния документ, качеството на подписалото лице и, когато е приложимо, автентичността на печата или марката. Апостилът не потвърждава съдържанието на документа и не замества неговото признаване от получателя.
Според официалната информация на HCCH за издаването важат едни и същи правила, а електронният апостил не може да бъде отказан само защото е в електронна форма. Равната правна функция обаче не означава, че двата носителя се подават, проверяват и съхраняват по един и същ начин.
По какво се различават формата и връзката с документа?
Хартиеният апостил е отпечатано удостоверение, поставено върху публичния документ или трайно прикрепено към него. Подписът и печатът са част от физическия комплект, затова целостта му се преценява заедно с начина на прикрепване и видимите реквизити на издаващия орган.
Електронният апостил се създава и подписва като цифров документ и е свързан сигурно с електронното изображение или оригинал на публичния акт. В много системи те образуват един подписан PDF файл. Обикновен скан или снимка на хартиен апостил не се превръща в е-апостил, защото няма цифровия подпис и защитената електронна връзка.
Как се проверява автентичността?
Хартиеният апостил се проверява по номера, датата, компетентния орган и видимите му реквизити. Когато органът поддържа електронен регистър, записът в него позволява допълнително сравнение с издаденото удостоверение; самата онлайн справка не променя хартиената форма на апостила.
При е-апостила се проверяват цифровият сертификат на компетентния орган, валидността му към момента на подписване и целостта на файла след издаването. Указанията на HCCH за електронна проверка разграничават проверката на подписа от справката в е-регистъра. Оригиналният електронен файл носи тези машинно проверими данни; разпечатка или екранна снимка не ги запазва.
Електронният регистър същото ли е като е-апостил?
Е-апостилът е самото официално удостоверение в цифрова форма. Е-регистърът е отделна информационна система, в която компетентният орган записва издадените апостили и предоставя начин за проверка на номер, дата, произход, подпис или целостта на файла според нивото на системата.
В един електронен регистър могат да присъстват както хартиени, така и електронни апостили. Българският регистър на НАЦИД поддържа проверка и на двата вида. Следователно наличието на онлайн запис доказва издаването, но не определя само по себе си дали полученото удостоверение е хартиено или електронно.
Кои форми се издават в България?
Формата зависи от вида на публичния документ и от компетентния за него орган. Актуалният официален профил на България в HCCH посочва, че НАЦИД издава хартиени и електронни апостили за документите в своя образователен обхват. За актовете на съдилища и нотариуси Министерството на правосъдието издава хартиен апостил и осигурява електронна проверка.
Областните администрации и Министерството на външните работи също поддържат регистри за проверка, но според същия актуален профил не издават е-апостили. Затова електронната форма не е универсален избор за всеки български документ; първо се определят издателят и компетентният орган.
Как се използва електронният файл пред получателя?
Е-апостилът запазва доказателствените си свойства като оригинален цифров файл. Той може да бъде предаден през електронния канал на получаващата институция, където подписът и регистърният запис могат да бъдат проверени. Отпечатаното копие може да е удобно за преглед, но не заменя проверимия електронен оригинал.
Хагската конвенция не допуска отказ единствено заради електронния формат, но конкретната институция може да има отделен технически ред за подаване на файлове, преводи и приложения. Практическата подготовка съчетава правната валидност на апостила с формата, която съответният административен процес може да приеме и провери.
Имат ли апостилите срок и как помага Ла Фит Транс?
Апостилът няма собствена дата на изтичане, а изтичането на цифровия сертификат след издаването не обезсилва автоматично валидно подписан е-апостил. Използваемостта все пак може да зависи от срока, истинността и актуалността на основния документ или от изискване на получателя за документ, издаден наскоро. Министерството на правосъдието изрично свързва действието на удостоверяването с валидността и истинността на публичния акт.
Ла Фит Транс определя компетентния орган, приложимата форма и необходимостта от превод или допълнително удостоверяване за конкретната държава и получател. При услугата за апостил електронният оригинал и неговата проверима връзка се разграничават от хартиените копия, без да се обещава решение от името на чуждата институция.