Информацията за устен превод служи за две свързани оценки: кой формат е подходящ за конкретното събитие и какъв екип, подготовка и техническа среда са необходими. Краткото описание може да започне само с известните към момента параметри. Ла Фит Транс подрежда липсващите уточнения според случая, така че първоначалната идея постепенно да се превърне в ясна организация и конкретна оферта.
Езиковата комбинация включва езиците на говорещите и слушателите, както и посоката на превода. При двустранна среща обикновено е важен преводът и в двете посоки, докато при конференция може да има един основен език и няколко езикови канала. Приблизителният брой говорители, слушатели и паралелни групи помага да се прецени дали е достатъчен един преводач или е необходим екип.
Датата, началният и крайният час, мястото и програмата очертават реалната заетост. Значение имат и видът на събитието, продължителността на отделните части, предвидените паузи, движението между различни адреси и участието от разстояние. Когато форматът още не е избран, описание като делова среща, обучение, нотариално производство, конференция или придружаване дава достатъчна основа за сравнение между консекутивен, симултанен превод и шушутаж.
Техническите параметри са особено важни при симултанни, онлайн и хибридни събития. Броят места в залата, наличните кабини, микрофони, приемници и озвучаване, използваната онлайн платформа, езиковите канали и достъпът на преводачите определят какво може да се използва и какво трябва да бъде осигурено допълнително. При дистанционно участие качественият звук и стабилната връзка са съществена част от работната среда, а записването на събитието или специалните правила за достъп се уточняват предварително.
Темата, дневният ред и материалите дават на преводачите необходимия професионален контекст. Презентации, сценарии, списъци с имена и длъжности, терминологични речници, предишни издания и работни документи помагат за последователно предаване на специализираните понятия. Когато съдържанието е поверително, достъпът и срокът за предоставяне на материалите могат да бъдат договорени така, че подготовката да остане съобразена с организацията на събитието.
От събраните параметри Ла Фит Транс определя подходящия формат, броя и профила на преводачите, необходимата техника, времето за подготовка и свързаните организационни разходи. Офертата може да раздели превода, оборудването, техническата поддръжка, пътуването и допълнителните услуги, когато са приложими. Така цената и обхватът се основават на действителното събитие, а детайлите, които още не са окончателни, остават ясно обозначени за последващо потвърждение.