Информация о задании на устный перевод нужна для двух связанных оценок: какой формат подходит мероприятию и какая команда, подготовка и техническая среда потребуются. Первичное описание может включать только уже известные параметры. La Fit Trans выстраивает недостающие уточнения с учётом конкретного случая, чтобы первоначальная идея постепенно превратилась в понятную организацию и конкретное предложение.
Языковая комбинация охватывает языки выступающих и слушателей, а также направление перевода. Для двусторонней встречи обычно требуется перевод в обе стороны, тогда как на конференции может быть один основной язык и несколько языковых каналов. Примерное число выступающих, слушателей и параллельных групп помогает определить, достаточно ли одного переводчика или необходима команда.
Дата, время начала и окончания, место и программа определяют фактическую занятость. Важны также вид мероприятия, продолжительность отдельных частей, предусмотренные перерывы, перемещение между адресами и дистанционное участие. Если формат ещё не выбран, описание вроде деловой встречи, обучения, нотариального действия, конференции или сопровождения даёт основу для сравнения последовательного, синхронного и шепотного перевода.
Технические параметры особенно важны для синхронных, онлайн- и гибридных мероприятий. Вместимость зала, имеющиеся кабины, микрофоны, приёмники и звуковая система, онлайн-платформа, языковые каналы и доступ переводчиков показывают, что можно использовать и что потребуется дополнительно. При дистанционном участии чистый звук и стабильное соединение являются частью рабочей среды, а запись мероприятия и особые правила доступа уточняются заранее.
Тематика, повестка и материалы дают переводчикам необходимый профессиональный контекст. Презентации, сценарии выступлений, списки имён и должностей, терминологические глоссарии, предыдущие версии и рабочие документы помогают последовательно передавать специальные понятия. Если содержание конфиденциально, доступ и срок предоставления материалов можно согласовать так, чтобы подготовка соответствовала организации мероприятия.
На основании этих параметров La Fit Trans определяет подходящий формат, число и профиль переводчиков, оборудование, время подготовки и связанные организационные расходы. При необходимости в предложении отдельно указываются устный перевод, техника, техническая поддержка, поездки и дополнительные услуги. Цена и объём поэтому соответствуют реальному мероприятию, а ещё не утверждённые детали ясно обозначаются для последующего подтверждения.