Les informations relatives à une mission d’interprétation permettent deux évaluations complémentaires : déterminer le format adapté à l’événement et définir l’équipe, la préparation et l’environnement technique nécessaires. Une première description peut se limiter aux éléments déjà connus. La Fit Trans organise les précisions manquantes en fonction du cas afin de transformer progressivement une idée initiale en organisation claire et en offre concrète.
La combinaison linguistique comprend les langues des intervenants et du public ainsi que le sens de l’interprétation. Une réunion bilatérale nécessite souvent les deux sens, tandis qu’une conférence peut avoir une langue principale et plusieurs canaux linguistiques. Le nombre approximatif d’intervenants, d’auditeurs et de groupes parallèles aide à déterminer si un seul interprète suffit ou si une équipe est requise.
La date, les heures de début et de fin, le lieu et le programme définissent la mobilisation réelle. Le type d’événement, la durée des différentes séquences, les pauses, les déplacements entre plusieurs sites et une éventuelle participation à distance ont également leur importance. Si le format n’est pas encore choisi, une description telle que réunion d’affaires, formation, acte notarié, conférence ou accompagnement permet de comparer l’interprétation consécutive, simultanée et chuchotée.
Les paramètres techniques sont essentiels pour les événements simultanés, en ligne et hybrides. La capacité de la salle, les cabines, microphones, récepteurs et équipements de sonorisation disponibles, la plateforme en ligne, les canaux linguistiques et l’accès des interprètes indiquent ce qui peut être utilisé et ce qui doit être ajouté. À distance, un son clair et une connexion stable font partie de l’environnement de travail ; l’enregistrement et les règles d’accès particulières sont précisés à l’avance.
Le sujet, l’ordre du jour et les supports donnent aux interprètes le contexte professionnel nécessaire. Présentations, scripts, listes de noms et de fonctions, glossaires, éditions antérieures et documents de travail favorisent une restitution cohérente des notions spécialisées. En présence de contenu confidentiel, l’accès aux documents et leur calendrier de transmission peuvent être convenus de façon à coordonner la préparation avec l’organisation de l’événement.
À partir de ces paramètres, La Fit Trans définit le format approprié, le nombre et le profil des interprètes, l’équipement, le temps de préparation et les frais d’organisation associés. Lorsque cela s’applique, l’offre peut distinguer l’interprétation, le matériel, l’assistance technique, le déplacement et les services complémentaires. Le prix et le périmètre correspondent ainsi à l’événement réel, tandis que les éléments encore provisoires restent clairement identifiés pour confirmation ultérieure.