Інформація про завдання з усного перекладу потрібна для двох пов’язаних оцінок: який формат відповідає події та яка команда, підготовка й технічне середовище необхідні. Початковий опис може містити лише вже відомі параметри. La Fit Trans упорядковує решту уточнень відповідно до конкретного випадку, щоб перша ідея поступово перетворилася на зрозумілу організацію та конкретну пропозицію.
Мовна комбінація охоплює мови доповідачів і слухачів, а також напрямок перекладу. Для двосторонньої зустрічі зазвичай потрібен переклад в обох напрямках, тоді як конференція може мати одну основну мову й кілька мовних каналів. Орієнтовна кількість доповідачів, слухачів і паралельних груп допомагає визначити, чи достатньо одного перекладача, чи потрібна команда.
Дата, час початку й завершення, місце та програма визначають фактичну зайнятість. Важливі також вид події, тривалість окремих частин, заплановані перерви, переміщення між адресами й дистанційна участь. Якщо формат ще не обрано, опис на кшталт ділової зустрічі, навчання, нотаріальної дії, конференції або супроводу дає основу для порівняння послідовного, синхронного та шепітного перекладу.
Технічні параметри особливо важливі для синхронних, онлайн- і гібридних подій. Місткість зали, наявні кабіни, мікрофони, приймачі та звукова система, онлайн-платформа, мовні канали й доступ перекладачів показують, що можна використати та що треба забезпечити додатково. За дистанційної участі чистий звук і стабільне з’єднання є частиною робочого середовища, а запис події та особливі правила доступу уточнюють заздалегідь.
Тематика, порядок денний і матеріали дають перекладачам необхідний професійний контекст. Презентації, тексти виступів, списки імен і посад, термінологічні глосарії, попередні видання та робочі документи допомагають послідовно передавати спеціалізовані поняття. Якщо зміст конфіденційний, доступ і строк надання матеріалів можна погодити так, щоб підготовка залишалася узгодженою з організацією події.
На підставі цих параметрів La Fit Trans визначає відповідний формат, кількість і профіль перекладачів, обладнання, час підготовки та пов’язані організаційні витрати. За потреби в пропозиції окремо зазначають усний переклад, техніку, технічну підтримку, поїздки й додаткові послуги. Ціна та обсяг тому відповідають реальній події, а ще не остаточні деталі залишаються чітко позначеними для подальшого підтвердження.