Най-краткият отговор е, че удостоверението за раждане и удостоверението за сключен граждански брак обичайно се представят като дубликат, когато първият екземпляр вече е бил издаден. Удостоверенията за идентичност на имена, семейно положение, членове на семейството, родствени връзки, наследници или сключване на брак с чужденец се представят като актуални официални екземпляри, издадени от компетентната община.
Думите „оригинал“ и „дубликат“ имат точно значение при документите за гражданско състояние. Актът за раждане или брак е вписването в общинския регистър. Въз основа на него се издава удостоверение: първото удостоверение след съставянето на акта е оригинал, а всяко следващо е дубликат. Това е изрично посочено в Наредба РД-02-20-9 за функционирането на Единната система за гражданска регистрация.
Дубликатът не е фотокопие и не е документ с по-ниска доказателствена стойност. Той е нов официален документ, издаден от длъжностно лице по гражданското състояние въз основа на регистъра. При акт за смърт обичайният документ е препис-извлечение, а при конкретен казус може да е необходим пълен препис или заверено копие на акта.
За останалите общински удостоверения няма универсално правило, според което всяко трябва да носи обозначение „оригинал“ или „дубликат“. Значение имат точният вид на удостоверението, датата на издаване, подписът и печатът, както и предназначението му. Получаващата институция може да изисква актуално издаден екземпляр или определен образец, дори когато документ със същото съдържание вече е бил използван другаде.
При общински документ за чужбина се проверява и начинът на удостоверяване. От 1 януари 2019 г. апостилът за документи, издавани от кметове и общински администрации, се поставя от съответната областна администрация. Когато е приложим друг режим, документът може да премине през легализация или да бъде освободен от апостил по силата на европейски регламент, многостранна конвенция или действащ договор за правна помощ.
Затова формата не се определя само по държавата, нито само по думата „общински“. Проверяват се издателят, видът на документа, подписът на оправомощеното лице, държавата на използване и изискването на конкретната институция. След това се избира точната последователност за апостил или легализация, превод и заверка на превода.
Ла Фит Транс прави тази проверка по четливо копие и уточнено предназначение на документа. Офертата може да обхване издадения общински документ, необходимото удостоверяване, превода и заверените екземпляри, така че отделните етапи да бъдат координирани като една услуга.
Официални източници: Наредба РД-02-20-9 за гражданската регистрация и информацията на МВнР за заверки и легализации.