Ο πελάτης συνδέεται στην πύλη, ανοίγει τη λίστα παραγγελιών και επιλέγει τη σωστή παραγγελία. Ο πελάτης χρησιμοποιεί το γενικό πεδίο μηνύματος όταν η ερώτηση αφορά ολόκληρο το αίτημα. Αν η σημείωση αφορά μόνο ένα μεταφορτωμένο έγγραφο, ο πελάτης την προσθέτει στο αντίστοιχο αρχείο, εφόσον εμφανίζεται ξεχωριστό πεδίο. Πριν φύγει από τη σελίδα, ο πελάτης ελέγχει ότι το μήνυμα εμφανίζεται ή ότι επιβεβαιώνεται η αποστολή του.
Ποια είναι τα βασικά βήματα;
Ο πελάτης συνδέεται, ανοίγει την ενότητα παραγγελιών και βρίσκει την παραγγελία με αριθμό ή θέμα. Ο πελάτης ανοίγει την παραγγελία, γράφει στο κατάλληλο πεδίο και χρησιμοποιεί τη διαθέσιμη ενέργεια αποθήκευσης ή αποστολής. Ο πελάτης ελέγχει το ιστορικό ή την επιβεβαίωση παραλαβής.
Πότε χρησιμοποιώ γενικό σχόλιο;
Είναι κατάλληλο για ερώτηση σχετικά με προθεσμία, παραλαβή, προσφορά ή ενέργεια που αφορά όλα τα έγγραφα. Ο πελάτης περιγράφει σύντομα το αίτημα και το μέρος της παραγγελίας που αφορά, ώστε να μη συνδεθεί λανθασμένα με ένα μόνο αρχείο.
Πότε το σχόλιο πρέπει να αφορά αρχείο;
Ο πελάτης χρησιμοποιεί το πεδίο του συγκεκριμένου αρχείου για διόρθωση ονόματος, σελίδας, όρου ή άλλη σημείωση μόνο για αυτό το έγγραφο. Ο πελάτης αναφέρει το αρχείο και την ακριβή αλλαγή. Αν δεν υπάρχει ξεχωριστό πεδίο, ο πελάτης γράφει γενικό σχόλιο και προσδιορίζει σαφώς το αρχείο.
Μπορώ να προσθέσω νέο αρχείο μαζί με το σχόλιο;
Όπου επιτρέπονται πρόσθετες μεταφορτώσεις, ο πελάτης προσθέτει το ευανάγνωστο αρχείο στην ίδια παραγγελία και εξηγεί το περιεχόμενό του. Ο πελάτης δεν ανοίγει δεύτερη παραγγελία μόνο για συμπλήρωμα, εκτός αν το ζητήσει η ομάδα. Η ολοκλήρωση της μεταφόρτωσης επιβεβαιώνεται πριν από την υποβολή.
Τι πρέπει να περιέχει ένα χρήσιμο σχόλιο;
Ο πελάτης δίνει αριθμό παραγγελίας, έγγραφο ή αρχείο, σελίδα και συγκεκριμένο αίτημα. Για διόρθωση ο πελάτης γράφει το σωστό κείμενο· για ερώτηση σχετικά με τον χρόνο δίνει την απαιτούμενη ημερομηνία. Ο πελάτης δεν στέλνει κωδικούς, στοιχεία κάρτας ή άσχετα δεδομένα.
Αλλάζει αυτόματα το σχόλιο την τιμή ή την προθεσμία;
Όχι. Μεταφέρει αίτημα ή διευκρίνιση, αλλά δεν επιβεβαιώνει αυτόματα νέο αντικείμενο, τιμή ή χρόνο. Αν η αλλαγή επηρεάζει την εργασία, ο πελάτης περιμένει την απάντηση και τη ρητή επιβεβαίωση των νέων όρων από την ομάδα.
Τι κάνω αν το σχόλιο δεν φαίνεται;
Ο πελάτης ελέγχει ότι βρίσκεται στη σωστή παραγγελία και ότι χρησιμοποίησε τη διαθέσιμη ενέργεια αποστολής ή αποθήκευσης. Ο πελάτης ανανεώνει μία φορά τη σελίδα και ελέγχει το ιστορικό. Ο πελάτης δεν στέλνει επανειλημμένα το ίδιο κείμενο. Αν λείπει, ο πελάτης επικοινωνεί με την ομάδα δίνοντας τον αριθμό.
Είναι κατάλληλο το σχόλιο για επείγον θέμα;
Διατηρεί τη συνομιλία μέσα στην παραγγελία, αλλά δεν εγγυάται άμεση εξέταση. Για πραγματικά επείγουσα αλλαγή, ο πελάτης χρησιμοποιεί και το αναφερόμενο κανάλι επικοινωνίας και δίνει τον αριθμό παραγγελίας αφού προσθέσει τη σημείωση.